Digitalização e gerenciamento de documentos: entenda porque fazer!
Data de Publicação: 26 de julho de 2024
Na era digital, a transformação dos processos empresariais é inevitável. Com a rapidez que a internet e a tecnologia trouxeram, também surge a necessidade de otimização de processos internos nas organizações. Como soluções, ou maneiras de conseguir isso de forma mais certeira, surge a digitalização e gerenciamento de documentos, que emergem como componentes cruciais dessa evolução, permitindo que as empresas avancem em direção a uma gestão mais eficiente e segura de suas informações.
Mas por que exatamente investir em digitalização e GED? Neste artigo, a Destaque explica as principais razões que tornam essa prática não apenas vantajosa, mas essencial para organizações que desejam se modernizar e otimizar seus processos internos. Veja a seguir!
Entenda porque fazer digitalização e gerenciamento de documentos na sua empresa!
Maior eficiência operacional
Os processos de digitalização e gerenciamento de documentos eliminam a necessidade de espaço físico para armazenar arquivos. Dessa forma, reduzem a quantidade de papel que fica armazenada em uma empresa, em suas instalações, de forma física, e facilitam o acesso a informações importantes. Com a digitalização de documentos, os arquivos e as informações desejadas podem ser facilmente localizados, compartilhados e editados. Assim, agilizam as atividades e, consequentemente, melhoram a produtividade na empresa.
Segurança da informação
Documentos físicos estão sujeitos a danos, perda e roubo. Isso deixa com que as informações e dados contidos nesses arquivos fiquem comprometidos. Por outro lado, a digitalização e o GED garantem que os documentos estejam protegidos contra esses riscos. Os sistemas de gestão oferecem recursos avançados de segurança, como:
- criptografia;
- controle de acesso;
- backups automáticos;
- armazenamento na nuvem.
Dessa forma, garantem que suas informações estejam sempre seguras e acessíveis apenas para pessoas autorizadas.
Acessibilidade
Com a digitalização, documentos podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que haja uma conexão à internet. Seja por meio do smartphone, tablet ou computador, é uma solução útil para acesso em outras regiões, longe do local físico de trabalho. Isso é especialmente útil para empresas com equipes remotas ou que operam em múltiplas localidades. Desse jeito, permite uma colaboração mais eficiente e flexível. A GED garante um alto nível de mobilidade, o que garante aos funcionários acesso imediato às informações necessárias, facilitando o trabalho em equipe.
Conformidade e auditoria
Regulamentações e normas de conformidade exigem que as empresas mantenham registros precisos e acessíveis. É aí que o GED entra, ajudando a manter essa conformidade. A gestão eletrônica dos arquivos permite que seus processos estejam de acordo com as regulamentações e normas vigentes. Ainda, proporciona o rastreamento de atividades e histórico de alterações nos documentos, o que é crucial durante auditorias, para entender se houve erros, quem fez, e como consertar, por exemplo.
Redução de custos
Ademais, outro ponto a ser destacado é que manter arquivos físicos pode ser caro, considerando os custos de armazenamento, materiais e tempo gasto na organização e busca de documentos. A digitalização reduz esses custos significativamente. Afinal, tudo é controlado por meio de computadores e tablets, sendo necessário apenas ter um desses dispositivos com acesso aos arquivos para poder organizar e acessá-los. Além disso, a eficiência proporcionada pelo GED pode levar a economias indiretas, como a redução de erros e retrabalho.
Conheça a Destaque!
Este artigo te ajudou a entender melhor quais são os motivos para investir na digitalização e gerenciamento de documentos? Então, como garantir esses benefícios? Conte com a Destaque! Somos uma empresa que oferece soluções de digitalização de documentos e o software para GED. Conosco, você garante um sistema seguro para proteger informações sensíveis e vitais para sua empresa, bem como suporte de nossa equipe. Contamos com profissionais qualificados e atenciosos, prontos para te auxiliar na garantia de otimização, eficiência e proteção da sua empresa.
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