Digitalização de documentos empresariais, como fazer com validade jurídica

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Sua empresa digitalizou os documentos, mas os arquivos gerados valem o mesmo que o papel guardado na caixa?

Essa é a pergunta que separa um projeto bem feito de um projeto que só trocou o problema de lugar. Digitalizar é transformar o suporte da informação. Fazer isso com validade jurídica exige seguir requisitos técnicos definidos em lei.

Neste artigo você vai entender o que o Decreto nº 10.278/2020 exige na digitalização de documentos empresariais, como funciona o processo na prática e o que fazer com o arquivo físico depois.

Por que digitalizar documentos empresariais

A liberação de espaço costuma ser o primeiro motivo, mas raramente é o mais importante.

O ganho maior aparece na rotina, quando a informação precisa ser localizada sob pressão, em uma auditoria, em uma fiscalização, em um processo trabalhista ou em uma negociação com prazo curto. Um acervo digitalizado e indexado responde em segundos ao que o arquivo físico responde em horas.

Entre os principais benefícios estão:

• localização rápida por campos de busca, sem depender de quem arquivou;
• controle de acesso por usuário e por tipo de documento;
• redução de espaço físico e da movimentação de caixas;
• preservação do conteúdo contra desgaste, extravio e sinistro;
• mais agilidade para atender auditorias e demandas legais.

O que o Decreto nº 10.278/2020 exige

O Decreto nº 10.278/2020 estabelece a técnica e os requisitos para que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais em papel.

Pela regra geral, os procedimentos e as tecnologias empregados precisam assegurar integridade e confiabilidade do arquivo, rastreabilidade e auditabilidade do processo, qualidade de imagem e legibilidade, confidencialidade quando aplicável e interoperabilidade entre sistemas.

Os anexos do decreto trazem a parte que costuma surpreender as empresas.

Como funciona o processo de digitalização

Um projeto estruturado não começa no scanner. Digitalizar tudo sem avaliação é pagar para transformar em PDF documentos que já poderiam ter sido descartados.

O inventário do acervo vem antes da captura e define tipos documentais, prazos de guarda e, principalmente, por quais campos cada área vai procurar aquele documento no futuro.

Esse ponto costuma ser decidido às pressas e compromete o resultado. Um contrato localizado pelo nome do cliente não atende quem procura por competência e CNPJ. Definir os campos de indexação por área, antes de escanear, é o que separa um acervo consultável de uma pasta com milhares de arquivos.

O reconhecimento óptico de caracteres, o OCR, complementa a busca ao tornar o texto pesquisável, com bom desempenho em documento impresso e limitações reais em manuscrito, via de carbono e carimbo sobre texto. Por isso indexação e OCR trabalham juntos.

Digitalização e LGPD

Contratos, fichas de RH e registros financeiros carregam dados pessoais, e alguns carregam dados sensíveis.

A LGPD exige medidas técnicas e administrativas capazes de proteger essas informações contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de perda, alteração ou difusão. A ANPD orienta organizações sobre esse tema.

No projeto de digitalização, isso significa custódia formal durante o transporte, ambiente controlado no manuseio, perfis de acesso definidos por área e trilha de auditoria para registrar quem consultou cada documento. Bem conduzido, o projeto melhora a conformidade. Mal conduzido, amplia o risco.

Como a Destaque e a McFile organizam esse processo

São mais de duas décadas ajudando empresas a estruturar acervos físicos e digitais, com certificações ISO 9001, ISO 27001 e ISO 27018.

O serviço de digitalização cuida do processo, do inventário à indexação. A guarda de documentos mantém sob controle o que precisa continuar em papel. E o sistema GED McFile centraliza o acervo digital, com busca por campos, controle de acesso, versões e auditoria.

Assim a empresa deixa de tratar a digitalização como ação isolada e passa a ter uma estrutura documental completa.

Organize o acervo da sua empresa com a Destaque

Se a sua empresa precisa digitalizar documentos, organizar um acervo existente ou resolver a guarda física e digital, fale com a nossa equipe e peça um orçamento.