Quais documentos o arquivamento digital é obrigatório por lei?

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A transformação digital deixou de ser uma opção estratégica para se tornar uma necessidade de sobrevivência no mundo corporativo. Nesse cenário, a migração do papel para o bit trouxe não apenas agilidade, mas também uma série de novas responsabilidades legais. Uma dúvida que ecoa nos departamentos jurídicos, de RH e de contabilidade é: afinal, quais documentos o arquivamento digital é obrigatório por lei?

Durante muito tempo, acreditou-se que apenas documentos físicos tinham valor legal absoluto. No entanto, com o avanço da tecnologia e da legislação de gestão documental, a realidade mudou. Em vista disso, o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, também chamado de Lei da Digitalização de Documentos, veio para modernizar as Leis nº 13.874/2019 e nº 12.682/2012, modificando a forma com que os documentos físicos e digitais são tratados.

Ao longo deste artigo da Destaque, você entenderá o panorama atual das obrigatoriedades, quais são os prazos de guarda e como estruturar sua gestão documental para atender integralmente ao que a legislação exige. Continue lendo!

Marco legal: o arquivamento digital é obrigatório por lei no Brasil

Para compreender onde o arquivamento digital é obrigatório por lei, precisamos olhar para as normas que sustentam o ecossistema digital brasileiro. O ponto central dessa modernização, como mencionado, é o Decreto nº 10.278/2020. Ele estabeleceu os requisitos técnicos para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor jurídico de um documento original em papel. Assim, permitindo inclusive o descarte do físico em diversos casos, desde que cumpridos os protocolos de integridade.

Inegavelmente, a obrigatoriedade do formato digital manifesta-se de duas formas: documentos que já nascem digitais (natos-digitais), como as notas fiscais eletrônicas, e documentos físicos que, por força de normas acessórias e obrigações fiscais, precisam ser transmitidos e armazenados eletronicamente para fins de fiscalização e auditoria.

Assim, quando falamos que o arquivamento digital é obrigatório por lei, estamos nos referindo à necessidade de manter a preservação de documentos em ambientes que garantam inalterabilidade e autenticidade, conforme exigido pela Receita Federal, Ministério do Trabalho e outros órgãos reguladores que hoje operam prioritariamente por meios eletrônicos.

Documentos fiscais: a obrigatoriedade do XML

No âmbito fiscal, o arquivamento digital é obrigatório por lei, especialmente para as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). Um erro comum de muitas empresas é acreditar que guardar o DANFE (o papel impresso que acompanha a mercadoria) é suficiente para cumprir a obrigação de guarda perante o Fisco.

Na realidade, o documento jurídico real é o arquivo XML . A legislação tributária brasileira exige que o contribuinte armazene os arquivos XML das notas fiscais de entrada e saída por um período mínimo de 5 anos, mais o ano corrente. A não apresentação desses arquivos digitais em uma auditoria pode resultar em multas severas por documento não apresentado. Pois, para a Receita Federal, a ausência do arquivo eletrônico equivale à omissão de documento fiscal.

Além das notas, sistemas como a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) tornaram o arquivamento digital obrigatório para os antigos livros “Diário” e “Razão”. Estes registros agora devem ser transmitidos e mantidos em formato digital, assinados com certificado padrão ICP-Brasil, garantindo sua validade jurídica e integridade contábil.

Documentos trabalhistas e a era do eSocial

Outro pilar em que o arquivamento digital é obrigatório por lei é o setor de Recursos Humanos. Com a consolidação do eSocial, praticamente todas as informações da vida laboral do colaborador devem ser enviadas e armazenadas digitalmente. Assim, o governo terá acesso aos dados em tempo real.

A Carteira de Trabalho Digital, por exemplo, tornou o registro eletrônico a norma oficial para admissões e demissões. Contratos de trabalho, recibos de entrega de EPIs, folhas de pagamento e termos de rescisão agora integram um fluxo onde o armazenamento digital facilita a rastreabilidade exigida pela fiscalização do trabalho.

Embora documentos antigos ainda possam existir fisicamente, a tendência regulatória impulsionada pelo Decreto nº 10.278/2020 é que a guarda digital se torne o padrão exclusivo para garantir a segurança jurídica em processos trabalhistas. 

Portanto, investir em um software de gestão de documentos robusto é a única forma de gerir esses prazos de guarda que podem chegar a 30 anos no caso do FGTS sem o risco de perda, extravio ou deterioração natural do papel.

Requisitos para a conformidade do arquivamento digital

Não basta salvar uma imagem digitalizada em uma pasta comum para dizer que a empresa cumpre as exigências legais. Para que o arquivamento digital, não basta salvar uma imagem digitalizada em uma pasta comum para dizer que a empresa cumpre as exigências legais. Para que o arquivamento digital:

• integridade: mecanismos que garantam que o documento não sofra modificações após o arquivamento;
• autenticidade: uso de assinaturas digitais certificadas ou metadados estruturados que comprovem a origem e autoria do arquivo; 
• rastreabilidade: registro detalhado de logs de acesso (quem acessou, quando e para que finalidade);
• qualidade técnica: resolução mínima (geralmente 300 DPI) e formatos de arquivo (como PDF/A) que garantam a legibilidade e a preservação sistêmica a longo prazo.

Sem observar esses critérios estabelecidos pela Lei da Digitalização, a empresa corre o risco de ter seus arquivos digitais invalidados. Sendo assim, em uma disputa judicial ou auditoria externa, o que anula os benefícios da transformação digital e pode gerar passivos financeiros significativos.

Prazos de guarda: quanto tempo manter os arquivos digitais?

Entender que o arquivamento digital é obrigatório por lei para certos tipos de documentos também envolve conhecer os prazos de prescrição. A digitalização facilita o acesso e a organização, mas o dever de guarda permanece inalterado. Veja os principais períodos exigidos:

1. documentos tributários (NF-e, XML, livros fiscais): 5 anos no mínimo;
2. documentos de RH (folhas de pagamento, holerites): 5 anos;
3. documentos previdenciários (GPS e contribuições): 10 anos;
4. fundo de garantia (FGTS): 30 anos (recomendação de guarda para fins de comprovação de tempo de serviço);
5. prontuários médicos e exames ocupacionais: 20 anos após o desligamento definitivo do colaborador.

Inegavelmente, manter documentos críticos por décadas no meio digital é infinitamente mais seguro e econômico do que depender de arquivos físicos sujeitos a sinistros como incêndios, umidade, fungos ou extravios manuais.

Os riscos do descumprimento do arquivamento digital

Embora a digitalização traga benefícios operacionais imensos, ignorar as normas de arquivamento obrigatório gera riscos diretos para o patrimônio e a reputação da empresa. Afinal, o arquivamento digital é obrigatório por lei.

Organizações que não estruturam sua guarda digital adequadamente enfrentam:

• multas fiscais: pela ausência de arquivos XML ou livros digitais durante fiscalizações da Receita Federal;
• perda de defesas judiciais: quando um documento digitalizado não possui os metadados ou a assinatura digital exigida para ser aceito como prova documental em juízo;
• Inconformidade com a LGPD: o arquivamento digital sem controle restrito de acesso viola a Lei Geral de Proteção de Dados, expondo a empresa a sanções pesadas pela falta de proteção de dados sensíveis de terceiros;
• dificuldade em auditorias e due diligence: como a guarda documental pode evitar perdas é uma lição aprendida por empresas que não conseguem localizar documentos vitais durante processos de fusão, aquisição ou auditorias de qualidade.

Consequentemente, o arquivamento digital deixa de ser apenas uma questão de “espaço” e passa a ser um pilar central de compliance e governança corporativa.

Transforme a digitalização em uma estratégia de segurança

A consciência de que o arquivamento digital é obrigatório por lei para uma série de documentos deve impulsionar as empresas a buscarem processos profissionais e certificados. Quando a digitalização é feita sob a égide do Decreto nº 10.278/2020, a empresa garante autenticidade, integridade e rastreabilidade total de suas informações.

Empresas que utilizam soluções especializadas conseguem centralizar todo o seu acervo em nuvem, garantindo que cada arquivo carregue consigo a validade jurídica necessária para substituir o papel. Além da conformidade, ganha-se agilidade: o que levava horas de busca em um arquivo físico agora é encontrado em segundos através de uma pesquisa indexada por metadados.

Fale com a Destaque e garanta sua conformidade legal

Garantir que o arquivamento digital seja executado sem falhas exige tecnologia de ponta, processos validados e um conhecimento profundo da legislação vigente.

A Destaque oferece serviços de digitalização de documentos de alta performance, assegurando que todo o fluxo, desde a captura até a indexação e guarda, siga rigorosamente as diretrizes da Lei da Digitalização. Com nossa expertise, sua empresa elimina os riscos de manter arquivos sem valor legal e ganha uma gestão documental moderna, segura e eficiente.

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Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.