Como usar a integração de sistema GED com softwares corporativos?

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A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma ferramenta essencial para empresas que buscam otimizar os processos de armazenamento e acesso de informações. No entanto, eles não precisam trabalhar sozinhos! Existe a possibilidade de que seu sistema GED seja integrado a outros sistemas corporativos, utilizados em sua empresa. Assim, é possível alcançar todo o seu potencial!

Neste artigo, a Destaque explora as diversas possibilidades de integração do sistema GED com outros softwares para impulsionar a eficiência e produtividade da sua empresa.

O que é e por que fazer a integração do sistema GED?

GED é uma sigla para Gestão Eletrônica de Documentos. A integração desse sistema se refere à conexão e à possibilidade de operar esse e outros softwares corporativos ou aplicativos em conjunto, de uma forma integrada. Isso inclui tanto os novos sistemas, como sistemas já utilizados pela organização anteriormente. Isso significa que quando algum arquivo for atualizado no sistema GED, por exemplo, o outro sistema relacionado também terá esse aquivo atualizado, automaticamente, e vice-versa, incluindo todos os softwares que forem interligados. Assim, permite que a GED compartilhe dados, informações e funcionalidades com outros sistemas, oferecendo um trabalho harmonioso e eficiente.

A integração de sistemas oferece maior modernização e redução de custos. Além disso, com essa tecnologia, é possível:

• maior eficiência operacional;
• otimizar processos;
• aumentar a produtividade;
• facilita o acesso a informações, pois elimina a necessidade de alternar entre diferentes sistemas;
• redução de erros;
• melhor colaboração e comunicação dentro da organização – todos ficam informados igualmente;
• melhorar a eficiência da gestão de documento e informações importantes.

Como posso usar o sistema GED integrado?

O sistema GED pode ser integrado e utilizado em conjunto, com interoperabilidade, com vários outros softwares. A seguir, exemplificamos algumas das possibilidades que existem em diferentes áreas. Confira:

Integração GED com CRM

CRM, ou Customer Relationship Management, se refere ao processo de gerenciar relacionamento com clientes e prospectar novos negócios. Isso significa todas as interações e atividades relacionadas aos clientes. O objetivo é entender as necessidades e preferências para fornecer um atendimento personalizado e de qualidade, garantindo satisfação e a tão desejada fidelização.

Mas, por que integrar GED com CRM? Ao integrar o sistema GED com o CRM, as informações dos clientes podem ser facilmente acessadas e atualizadas, garantindo uma comunicação consistente e personalizada. Além disso, permite vincular documentos relevantes, como contratos e histórico de comunicações, diretamente aos registros de clientes. Dessa forma, facilita o acesso em uma possível necessidade de consultar ou compartilhar informações entre equipes.

Integração GED com ERP

O ERP, ou planejamento de recursos empresariais, refere-se ao conjunto de softwares que ajudam no gerenciamento das atividades diárias de um negócio. Isto é, contabilidade, compras, gerenciamento de projeto, risco e conformidade, dentre outros. Dessa forma, serve para ajudar a empresa no processo de planejar, orçar, prever e declarar, principalmente, seus resultados financeiros. Também auxilia no controle de compras e estoque. 

Mas, por que integrar GED com ERP? Com essa ferramenta, é possível agilizar fluxos de trabalho relacionados à gestão de documentos, como aprovação de faturas, gestão de contratos e controle de qualidade. Além disso, a integração permite uma visão holística dos processos empresariais, onde tudo pode ser observado e analisado em conjunto.

Integração GED com software de RH

Quando falamos de software de RH, nos referimos à plataforma que permite gerenciar as atividades relacionadas aos recursos humanos de uma organização. Isso inclui processos como recrutamento, admissão, treinamento, desenvolvimento, gestão de desempenho, folha de pagamento, benefícios, entre outros. São projetados, principalmente, para automatizar e simplificar algumas tarefas administrativas complexas do dia a dia.

Mas, por que integrar GED com software de RH? Ao centralizar e organizar documentos relacionados aos funcionários, essa junção de informações simplifica o acesso e gestão. É possível ver contratos de trabalho, avaliações de desempenho e documentos de identificação com maior facilidade. Isso não apenas melhora a eficiência operacional do departamento, bem como também assegura a conformidade regulatória e garante segurança dos dados. 

Integração GED com software jurídico

Um software jurídico é uma ferramenta especializada. Ela é projetada para auxiliar advogados e outros funcionários que trabalham em departamentos jurídicos de empresas nas tarefas de gestão e controle de processos, documentação, prazos, dentre outras atividades. Esses sistemas são desenvolvidos para atender às necessidades específicas do setor, fornecendo recursos para automação de tarefas, acompanhamento de processos judiciais e extrajudiciais, além de facilitar a atualização de clientes e a comunicação com equipes internas.

Mas, por que integrar GED com software jurídico? Integrar um software jurídico com um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos oferece benefícios significativos para essa área. Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos conseguem centralizar e organizar documentos legais, contratos, pareceres, jurisprudência, entre outros. Dessa forma, facilita o acesso às informações relevantes. Melhora tanto a eficiência operacional, quanto a produtividade dos profissionais. Ainda assegura a conformidade com normas e padrões de segurança de dados.

Atenção! É importante esclarecer que além dessas opções, há diversas outras possibilidades de integração de sistema GED. Esses são apenas exemplos! Existem muitos softwares que podem ser utilizados em conjunto com a Gestão da Destaque. Com isso, quase todas as áreas conseguem usufruir dos benefícios que o GED oferece, desde redução de custos até otimização de processos em geral dentro da empresa. Os benefícios são inúmeros, assim como as possibilidades!

McFile: conheça o sistema GED da Destaque!

Nós oferecemos o McFile, um software de gestão de documentos completo e eficiente, ideal para negócios e empresas que desejam garantir a organização e o fácil acesso a informações importantes. Nosso sistema GED funciona tanto para departamentos jurídicos e recursos humanos, quanto para instituições de ensino, dentre outros setores. Oferecemos atendimento personalizado e qualificado, com profissionais experientes e atenciosos para sanar suas dúvidas. Ainda contamos com certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.

Nossos softwares são feitos de acordo com as necessidades das empresas, conforme estudamos no mercado e ouvimos de nossos clientes. Eles ainda podem ser integrados com outros sistemas, como os citados acima, neste artigo. 

Precisa de uma solução assim para otimizar a organização e os processos da sua empresa? Então, conte conosco. Entre já em contato!