Como a digitalização de documentos ajuda na segurança das informações?

Sharing is caring!

No mundo atual, onde a informação é um dos ativos mais valiosos, a digitalização de documentos se destaca como uma solução importantíssima para garantir a segurança dos dados. Isto é, sejam informações da empresa quanto de clientes. Esse serviço oferece a transformação de arquivos físicos em digitais, e ainda oferece maior proteção e eficiência na gestão de informações.

Mas, como exatamente a digitalização atua na proteção desses dados, contidos em arquivos? Neste artigo, a Destaque explica melhor. Veja a seguir!

Veja quais são os benefícios da digitalização de documentos para a segurança!

A digitalização de documentos é uma estratégia essencial para qualquer organização que deseja garantir a segurança das informações. Adotar essa prática é fundamental para assegurar os dados da empresa, além de outros benefícios. Confira a seguir!

1) Proteção contra perdas físicas

Os documentos físicos são vulneráveis a uma série de riscos. Ou seja, ocorrências de incêndios, inundações e deterioração natural ao longo do tempo, por exemplo. Isso faria com que esses arquivos, e seus dados, fossem perdidos. Dessa forma, a digitalização surge como cópias eletrônicas, que podem ser armazenadas de forma mais segura, em servidores ou na nuvem. Desse jeito, mesmo em desastres, as informações não se perdem.

2) Maior controle de acesso às informações

Com documentos digitais, é possível implementar sistemas rigorosos de controle de acesso. Você pode definir quem tem permissão para visualizar, editar ou compartilhar cada documento. Isso garante que apenas pessoas autorizadas possam acessar informações sensíveis. Você pode filtrar os acessos por departamento, área de atuação ou unidade, por exemplo. Esse controle, portanto, reduz o risco de vazamentos e acessos não autorizados!

3) Criptografia

A criptografia é uma ferramenta poderosa na proteção de informações digitais. Ao contar com a digitalização de documentos, você pode aplicar criptografia para garantir que os dados sejam inacessíveis para hackers. Além disso, ainda pode contar com assinaturas digitais, que asseguram a autenticidade dos documentos.

4) Redução do risco de fraude

A manipulação de documentos físicos pode ser difícil de detectar e prevenir. A digitalização facilita a implementação de mecanismos de rastreamento e auditoria, que monitoram qualquer alteração feita nos documentos. Isso torna mais fácil identificar e prevenir fraudes. Assim, garante a integridade das informações.

5) Recuperação de desastres

Planos de recuperação de desastres são essenciais para a continuidade dos negócios. Com documentos digitalizados, é mais simples criar e implementar estratégias de backup e recuperação. Em caso de falha no sistema, as cópias digitais podem ser rapidamente restauradas, minimizando o tempo de inatividade e a perda de dados.

6) Conformidade com as regulamentações

Por fim, mas não menos importante, a digitalização de documentos permite a maior conformidade com as regulamentações de proteção de dados, como a LGPD. A digitalização ajuda a garantir conformidade com essas normas, fornecendo ferramentas para monitorar e proteger informações sensíveis. 

Outros benefícios da digitalização de documentos

Além de garantir um maior nível de controle de acesso e manter a proteção dos dados, a digitalização de documentos ainda oferece outros benefícios. Podemos citar:

• economia de espaço físico;
• acesso rápido e facilidade de pesquisa;
• redução de custos operacionais;
• melhoria na colaboração, com o compartilhamento de documentos entre equipes;
• acessibilidade e mobilidade

Entre em contato com a Destaque e garanta segurança na sua empresa!

Está buscando formas de otimizar a segurança de dados? A Destaque tem a solução ideal para você, a digitalização de documentos! Somos uma empresa dedicada a oferecer serviços que facilitem e melhorem as operações do dia a dia da sua empresa. Oferecemos tanto a digitalização quanto a gestão de documentos, sejam eles digitais ou físicos. 

Se você está pronto para aproveitar todos os benefícios da digitalização de documentos, fale com a Destaque hoje mesmo. Nossa equipe especializada pode ajudar sua organização a implementar soluções eficientes e seguras, transformando a forma como você gerencia suas informações. Entre em contato com a nossa equipe especializada e tire suas dúvidas!

Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.