6 vantagens da gestão eletrônica de documentos!

A gestão eletrônica de documentos, também conhecida como GED, é um conjunto de práticas e tecnologias voltadas para a organização, armazenamento, recuperação, compartilhamento e gerenciamento de documentos em formato digital em uma organização. Ela visa substituir ou complementar os processos tradicionais de gerenciamento de documentos em papel por sistemas informatizados que tornam mais eficiente a gestão da informação. Envolvendo etapas que vão desde a captura de documentos, até o armazenamento e controle de acesso, a prática possui diversos benefícios. No artigo de hoje, a Destaque trouxe alguns deles para você entender mais sobre o tema. Leia, entenda e comece a aproveitar agora todas as vantagens!

6 vantagens da gestão eletrônica de documentos

1- Redução de custos

A gestão eletrônica de documentos elimina ou reduz significativamente os custos associados à impressão, armazenamento físico de documentos e transporte de papéis. Isso inclui economias em papel, tinta, espaço de armazenamento e mão de obra. Com ela, a guarda de documentos é feita de forma segura e acessível para registros essenciais. O grande diferencial é que é possível proteger todos os documentos físicos e digitais com protocolos rigorosos de segurança. A confidencialidade é uma questão essencial que deve ser garantida. Além disso, documentos em papel ocupam espaço físico considerável. Com a GED, é possível reduzir ou eliminar a necessidade de armazenamento físico de documentos, liberando espaço valioso em escritórios que muitas vezes são pagos pelas empresas.

2- Acesso rápido e eficiente

A recuperação de documentos digitais é muito mais rápida e eficiente do que a busca manual em arquivos físicos. Isso economiza tempo e aumenta a produtividade dos funcionários. Na gestão eletrônica de documentos você ainda pode ter todos os seus registros catalogados e classificados. Isso facilita a localização e reduz riscos de perda. Durante o processo, é muito importante ainda eliminar redundâncias promovendo uma gestão mais eficaz. A GED permite ainda o compartilhamento de documentos de forma rápida e segura, facilitando a colaboração entre equipes e departamentos, mesmo em locais geograficamente dispersos.

3- Segurança e controle

Os sistemas de GED permitem estabelecer controles de acesso granulares, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos. Isso ajuda a proteger informações sensíveis e confidenciais. Outro fator muito importante que deixa o processo vantajoso é que eles são mais fáceis de recuperar por backups e recuperação de desastres, por exemplo. Documentos digitais podem ser facilmente copiados e armazenados em locais seguros, tornando a recuperação de informações após desastres naturais ou incidentes de segurança mais eficaz.

4- Auditoria e conformidade

A capacidade de rastrear quem acessou, modificou ou interagiu com os documentos ajuda as organizações a cumprir regulamentações e requisitos de conformidade. Muitas vezes, o software de gestão garante a segurança dos documentos com criptografia robusta contra acessos não autorizados. A gestão eletrônica de documentos ainda realiza a conversão de bases físicas em formatos digitais, implementando estruturas de armazenamento promovendo a integração de sistemas.

5- Preservação e sustentabilidade

Documentos digitais podem ser preservados por longos períodos sem deterioração física. Isso é crucial para setores que exigem a retenção de registros por motivos legais ou regulatórios. Assim, é possível também reduzir o uso de papel e promover práticas de trabalho mais sustentáveis.

6- Automatização de fluxos de trabalho

Muitos sistemas de gestão eletrônica de documentos permitem a automatização de processos e fluxos de trabalho, melhorando a eficiência operacional e reduzindo erros humanos. Com a terceirização desses processos documentais (bpo/) você deixa as tarefas mais complexas fora da sua equipe e ainda garante segurança e proteção de todas as informações confidenciais de acordo com as leis e decretos vigentes relacionados com o trabalho. A automatização da GED ainda facilita a criação, execução e monitoramento de processos internos com suas funcionalidades. Com ela é possível ter melhora e automatização:

na captura de documentos;
na indexação inteligente;
na aprovação eletrônica;
no monitoramento de relatórios;
no arquivamento automático;
na segurança e controle;
na integração com aplicativos externos;
na padronização de processos.

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ISO 2018 (Gestão da Segurança da Informação);
ISO 27018 (norma de segurança da informação, sobre a privacidade em serviços de computação em nuvem).

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GED: confira 6 vantagens da gestão eletrônica de documentos!