Gestão de documentos com armazenamento na nuvem: vantagens e desafios

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Você já pensou em usar o armazenamento na nuvem para melhorar o processo de gestão de documentos da sua empresa? O uso do Cloud Computing tem aumentado cada vez mais e, por isso, fica a questão: qual o porquê disso? Por que ele é tão importante? E, existem desvantagens? Neste artigo, nós esclarecemos!

A seguir, a Destaque explica quais são as vantagens e os desafios de implementar e usar o armazenamento na nuvem no gerenciamento documental. Quer saber mais e se inteirar do assunto? Quer saber se deve utilizar em sua empresa? Confira nosso conteúdo abaixo!

O que é Cloud Computing?

Nos últimos anos, o crescimento da tecnologia transformou a maneira como as empresas conduzem seus negócios. Uma das mudanças mais significativas é a transição para o armazenamento na nuvem. Trata-se do Cloud Computing, ou computação em nuvem. Ele permite o acesso sob demanda a recursos computacionais compartilhados, por meio da internet. Em vez de depender de servidores locais ou infraestrutura física, os usuários podem guardar e utilizar de forma mais fácil e simplificada. E, ainda, mais segura.

Mas, será que você deve usar em seu negócio? Confira as vantagens e desvantagens nos tópicos a seguir!

Por que usar os recursos de armazenamento na nuvem?

Entendeu o que é o Cloud Computing? Entenda, a seguir, quais são as vantagens de usar em sua empresa, para a gestão documental. Veja:

1- Redução de custos

A migração dos documentos para a nuvem é uma escolha vantajosa para a empresa. O primeiro ponto a comentar é que essa ação ajuda a economizar, ou seja, reduzir custos. Isso porque a computação em nuvem ajuda a eliminar despesas de infraestrutura física e custos operacionais, uma vez que não há local exato onde o documento fica armazenado. Na verdade, fica na nuvem, uma rede global de servidores remotos, que permite o acesso e visualização em qualquer lugar ou momento. 

2- Segurança de dados

O armazenamento na nuvem ainda permite ter um maior nível de segurança. Isso se vale por dois fatores:

• é possível restringir as pessoas que podem mexer no seu software e documentos, mantendo um controle de acesso;
• na nuvem, há backup automático.

Assim, evitam-se invasões de hackers ou pessoas mal-intencionadas, mantendo a proteção de informações sensíveis. Além disso, impede a perda de documentos e arquivos importantes, pois qualquer alteração fica salva. Nada é perdido ou impossível de restaurar!

3- Flexibilidade 

A flexibilidade é outra vantagem fundamental da adoção de Cloud Computing. Além de permitir a integração com outros sistemas, o uso da nuvem permite flexibilidade. É possível fazer o acesso remoto em qualquer lugar! Isto é, tendo acesso à internet e a algum dispositivo eletrônico, como celular, computador ou tablet. Assim, sempre que for necessário acessar alguma informação ou verificar dados, se tiver acesso, poderá visualizar! 

4- Eficiência

A eficiência é uma característica central da computação em nuvem. Permite que as empresas otimizem seus processos e recursos. Ao migrar para a nuvem, conseguem reduzir rapidamente as necessidades de buscas dificultosas pelos arquivos desejados. Achar as informações necessárias fica mais fácil. Ademais, com a automação de tarefas rotineiras, como o backup de dados, reduz a carga de trabalho da equipe de TI. Dessa forma, permite que se concentrem em atividades mais estratégicas. 

5- Compliance 

O cumprimento das regulamentações e normas é uma preocupação para empresas em todos os setores. A computação e armazenamento na nuvem oferece vantagens nesse quesito, garantindo o chamado compliance – estar em conformidade com leis e regras do mundo corporativo. A nuvem permite que a empresa implemente medidas robustas de segurança física e cibernética, como:

• criptografia de dados;
• controle de acesso;
• monitoramento contínuo.

Assim, garante a proteção dos dados dos clientes contra ameaças, tanto internas quanto externas.

E quais são os desafios?

Agora, você conhece as vantagens do Cloud Computing e armazenamento na nuvem. Mas, quais são os desafios? Podemos citar os seguintes:

• gerenciamento de identidade e acesso – garante que apenas os funcionários autorizados tenham acesso aos recursos e dados. A preocupação central é com a segurança de dados;
• desempenho e latência: dependendo da localização dos servidores em nuvem e da qualidade da internet, o desempenho de aplicativos e serviços pode ser afetado. Mas, basta garantir uma boa conexão;
• necessidade de treinamento das equipes para que saibam usar efetivamente as novas soluções em nuvem;
• conectividade confiável: a dependência de uma conexão de internet confiável é fundamental. Problemas de conectividade podem interromper a produtividade e causar atrasos.

Como implementar e usar o armazenamento na nuvem de forma correta e eficiente?

Pensando em implementar o armazenamento na nuvem na sua empresa? Não deixe os desafios te abalarem. Conte conosco! A Destaque conta com as soluções certas para você, além de certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018. 

Nosso sistema de gerenciamento documental permite que o acesso aos arquivos e informações sejam restringidos. Além disso, oferecemos alto nível de segurança, com backups automáticos e identificação de tentativas de invasão. Ainda estamos em conformidade com a LGPD. Dessa forma, você garante toda a proteção e eficiência!

Você está precisando de um software de gestão de documentos para auxiliar na sua empresa? Entre em contato conosco e fale já com nossa equipe qualificada e experiente. Tire suas dúvidas ou peça um orçamento!