Saiba como eliminar documentos físicos de forma segura e legal

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A acumulação de papel é um dos maiores gargalos operacionais e financeiros das empresas modernas. Além de ocupar um espaço valioso, o armazenamento de grandes volumes de papelada dificulta a localização de informações e eleva os riscos de extravios. No entanto, muitos gestores hesitam em realizar o descarte por medo de infringir leis ou perder provas documentais importantes. Por isso, entender como eliminar documentos físicos de forma correta é o primeiro passo para uma gestão documental eficiente e segura.

Durante muito tempo, a guarda do papel original era a única garantia jurídica. Contudo, com a regulamentação do Decreto nº 10.278/2020, o cenário mudou. Hoje, é possível digitalizar arquivos e realizar o descarte do papel, desde que o processo siga rigorosos critérios de integridade e autenticidade.

Ao longo deste artigo da Destaque, você entenderá o passo a passo de como eliminar documentos físicos, quais as exigências da LGPD para o descarte e como garantir que sua empresa permaneça em total conformidade legal. Continue lendo!

A base legal de como eliminar documentos físicos 

Para saber como eliminar documentos físicos, é fundamental compreender que o descarte não é um ato aleatório. Ele é o resultado de um processo técnico chamado “tabela de temporalidade”. Assim, cada documento possui um ciclo de vida: o período em que ele é útil para a rotina administrativa e o período em que deve ser guardado para fins fiscais ou jurídicos.

O marco que permite a eliminação do papel após a digitalização é o Decreto nº 10.278/2020. Ele estabelece que, se o documento físico for digitalizado seguindo padrões específicos (como o uso de assinatura digital e metadados), o arquivo digital passa a ter o mesmo valor jurídico do original. Inegavelmente, isso abriu as portas para que as empresas pudessem, finalmente, reduzir seus acervos físicos sem comprometer sua segurança jurídica.

Assim, quando falamos em preservação de documentos, estamos nos referindo à transição segura do suporte físico para o digital, garantindo que a informação permaneça válida mesmo após a destruição do papel.

O papel da LGPD no descarte de informações

Ao planejar como eliminar documentos físicos, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) torna-se um guia indispensável. Contudo, a lei determina que dados pessoais devem ser excluídos após o término do seu tratamento ou quando a finalidade da guarda for alcançada.

No entanto, o descarte não pode ser feito de qualquer maneira. Jogar documentos que contenham CPFs, endereços ou dados bancários no lixo comum é uma violação grave da LGPD, sujeitando a empresa a multas pesadas. Inegavelmente, o processo de eliminação deve garantir que os dados se tornem ilegíveis e irrecuperáveis. Portanto, a fragmentação industrial e a incineração controlada são os métodos mais recomendados para garantir que informações sensíveis não caiam em mãos erradas.

Passo a passo de como eliminar documentos físicos com segurança

Para estruturar um processo de como eliminar documentos físicos sem riscos, a empresa deve seguir etapas técnicas bem definidas. O improviso nesse momento pode resultar em passivos jurídicos irreversíveis.

Aplicação da tabela de temporalidade

Antes de qualquer descarte, é preciso identificar o que pode ser eliminado. Documentos fiscais geralmente exigem 5 anos de guarda, enquanto documentos do FGTS podem exigir décadas. Inegavelmente, um software de gestão de documentos robusto como o sistema da McFile facilita esse controle, disparando alertas automáticos quando um lote atinge o prazo final de custódia e garantindo total rastreabilidade.

Digitalização com validade jurídica

Se o objetivo é eliminar o papel e manter apenas o arquivo eletrônico, a digitalização deve seguir o Decreto nº 10.278/2020. Isso inclui a captura fiel da imagem e a indexação com metadados estruturados. Sem isso, você não saberá como eliminar documentos físicos mantendo o respaldo legal necessário para auditorias ou processos judiciais.

Elaboração do edital e termo de eliminação

Para órgãos públicos e empresas que seguem padrões rígidos de compliance, a eliminação deve ser registrada. O termo de eliminação é o documento que comprova que aquele lote de papel foi destruído seguindo a lei, servindo como uma salvaguarda jurídica para a organização.

Métodos seguros de como eliminar documentos físicos

Saber como eliminar documentos físicos também envolve escolher o método de destruição. A segurança da informação tem que se manter até o último segundo da existência do papel.

• fragmentação industrial: o papel é reduzido a partículas minúsculas, impossibilitando a reconstrução do documento;
• Incineração: indicada para documentos ultrassensíveis, garantindo a desintegração total;
• Reciclagem segura: após a fragmentação, os resíduos podem ser encaminhados para reciclagem, unindo a segurança com a responsabilidade ambiental.

Posteriormente à destruição, é vital obter um certificado de descarte seguro, que ateste o cumprimento das normas da LGPD. Consequentemente, a empresa fecha o ciclo de vida do documento com total transparência e proteção de dados.

Benefícios de otimizar o descarte documental

Inegavelmente, aprender como eliminar documentos físicos traz ganhos imediatos de produtividade. Menos papel significa menos tempo gasto em buscas manuais e mais espaço livre para atividades core do negócio. Além disso, a redução de custos com locação de depósitos e manutenção de arquivos mortos impacta diretamente o lucro da empresa.

Por outro lado, o maior benefício é a mitigação de riscos. Um arquivo físico desorganizado é um convite para vazamentos de dados e perdas de prazos. Ao migrar para uma gestão digital com a plataforma da McFile e eliminar o papel desnecessário, a empresa ganha em governança, conformidade e agilidade.

Como a Destaque auxilia sua empresa nesse processo?

Entender como eliminar documentos físicos exige expertise técnica e jurídica. Realizar esse processo internamente, sem os equipamentos e conhecimentos adequados, pode ser perigoso e ineficiente.

A Destaque oferece um serviço de digitalização de documentos completo, que prepara seu acervo para o descarte legal. Seguimos rigorosamente o Decreto nº 10.278/2020 e as diretrizes da LGPD, garantindo que cada arquivo digitalizado possua validade jurídica total. 

Além disso, juntamente com o ecossistema tecnológico da McFile, orientamos sua empresa sobre a correta aplicação da tabela de temporalidade e os melhores métodos de descarte seguro.

Contamos com certificações internacionais de segurança da informação, como a ISO 27001, assegurando que seus dados recebam tratamento de elite do início ao fim do processo.

Pronto para limpar seus arquivos e ganhar eficiência? Entre em contato e descubra como eliminar documentos físicos com total segurança e conformidade legal. 

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Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.