Aprenda como proteger GED de ataque cibernético

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A digitalização de documentos trouxe ganhos expressivos de produtividade e organização para as empresas. No entanto, ela também criou novos pontos de vulnerabilidade. Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) armazenam contratos, dados financeiros, registros de clientes e outras informações sensíveis. Por isso, proteger GED de ataque cibernético é uma responsabilidade que vai muito além do departamento de TI.

A seguir, você vai entender quais são os principais riscos para um sistema de GED, quais práticas de segurança a plataforma McFile adota e como a Destaque estrutura a proteção dos seus sistemas e dos dados dos clientes. Confira!

Principais ameaças e a importância de proteger GED de ataque cibernético

Um sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) concentra os dados mais sensíveis de uma empresa, razão porque reunir tudo isso em um só lugar traz enormes ganhos de organização, mas, também, transforma a plataforma em um ambiente crítico, que precisa ser protegido como tal, pois quando um invasor consegue acesso a um GED, ele pode obter informações importantes e sensíveis para a operação da corporação.

Para entender a importância disso, basta pensar no cenário oposto. Quando documentos corporativos ficam espalhados em e-mails, pastas locais, aplicativos de mensagem e canais informais, a empresa perde o controle sobre quem acessa o quê, onde a informação está e como ela circula. Centralizar esses documentos em uma plataforma de GED é justamente o que devolve controle, organização e proteção.

Centralizar, porém, exige responsabilidade. Segurança documental vai além de “guardar arquivos”, ela envolve preservar a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade das informações, ou seja, garantir que: apenas quem tem autorização acesse os arquivos; os documentos não sejam alterados indevidamente; e que estejam disponíveis quando necessário.

Todavia, muitas empresas ainda operam com sistemas desatualizados ou sem políticas de segurança bem definidas, o que cria brechas que podem ser exploradas sem que nenhum colaborador perceba, gerando impactos operacionais, financeiros, jurídicos e reputacionais difíceis de reverter.

Os tipos de ataque mais comuns em sistemas de GED incluem:

• Ransomware: software malicioso que bloqueia o acesso aos arquivos da empresa e exige pagamento para liberá-los;
• Phishing: tentativas de enganar colaboradores para que revelem senhas ou dados de acesso por meio de e-mails ou sites falsos;
• Malware: programas que se instalam nos sistemas sem autorização e podem roubar, corromper ou destruir dados;
• Acessos indevidos: situações em que pessoas de dentro ou de fora da empresa acessam informações além do que deveriam.

É por isso que a Destaque utiliza a plataforma McFile para apoiar a gestão documental dos seus clientes com mais controle, rastreabilidade e segurança, uma vez que a segurança da McFile é pensada em camadas, as quais combinam tecnologia, processos e cultura organizacional, e é sobre elas que falamos a seguir.

Práticas essenciais para proteger GED de ataque cibernético

1. Controle de acesso e login corporativo como uma das principais camadas de proteção

Para proteger GED de ataque cibernético, precisa-se proteger, primeiro, a porta de entrada. Assim, o acesso na McFile é individual por usuário, o que significa que o controle de acesso permite definir quem pode visualizar, editar, mover ou excluir documentos, mantendo áreas sensíveis restritas, conforme a necessidade de cada setor.

Na prática, documentos sensíveis ficam restritos a quem de fato precisa vê-los, seguindo o princípio do menor privilégio: ninguém tem mais acesso do que o necessário. E como cargos e equipes mudam, a plataforma permite gerir, revisar e bloquear acessos a qualquer momento, mantendo as permissões sempre atualizadas.

Atualmente, o método mais adotado pela McFile é a integração com o login corporativo do cliente. Dessa maneira, as regras de identidade que a empresa já utiliza, quais sejam, autenticação, bloqueios, políticas de senha, MFA – autenticação multifator – e demais controles, passam a valer também para o acesso à plataforma de GED. O usuário entra com a mesma conta corporativa e a segurança, já estabelecida pela organização, se estende naturalmente à McFile, sem necessidade de recriar controles.

2. Rastreabilidade e auditoria: não basta controlar o acesso, é preciso registrar cada ação

Em um GED seguro, saber quem entra no sistema é apenas metade da proteção. A outra metade é saber o que acontece com os documentos depois e é nesse ponto que a rastreabilidade e trilha de auditoria da McFile se torna um diferencial.

A plataforma mantém o registro das ações dos usuários e um histórico completo de atividades, reunidos em relatórios de auditoria, disponíveis na própria plataforma e acessíveis aos usuários, de acordo com os diferentes níveis de acesso. Esse registro de todas as ações realizadas, com acessos, edições e movimentações de documentos, apoia auditorias, investigações internas, a conformidade regulatória e a LGPD, além de garantir mais controle sobre o rastro dos documentos sensíveis.

Mais do que proteger GED de ataque cibernético, acompanhar cada ação realizada sobre um documento é o que reforça a governança da informação, transformando a McFile em um ambiente seguro e transparente, onde nada passa despercebido.

3. Infraestrutura AWS, criptografia e dados armazenados no Brasil: uma infraestrutura preparada para resistir a ataques

Para proteger GED de ataque cibernético, o trabalho deve ser feito desde a base do sistema. Por isso, a McFile opera em nuvem certificada, com os dados hospedados em servidores da Amazon Web Services, plataforma que possui certificações reconhecidas globalmente em segurança da informação e é utilizada por bancos e grandes empresas, em um ambiente configurado e monitorado pela Destaque, parceira da AWS e que possui profissionais certificados para tanto.

Os dados dos clientes da plataforma de gestão eletrônica de documentos McFile ficam armazenados no Brasil, sob a jurisdição nacional e em conformidade com a LGPD, e são protegidos por criptografia em trânsito e em repouso, assim, mesmo que esses dados sejam interceptados, eles permanecem ilegíveis. A isso somam-se camadas de proteção, monitoramento contínuo e atualizações regulares do ambiente, barreiras essas que identificam e bloqueiam ameaças antes que os documentos sejam afetados.

4. Monitoramento contínuo, backups e pentest anual

Segurança não é um ajuste único e pontual, mas, sim, uma rotina contínua de prevenção, monitoramento, correção e melhoria.

O ambiente da plataforma McFile é monitorado continuamente, com atualizações e correções de segurança aplicadas de forma regular para acompanhar a evolução das ameaças cibernéticas. Em paralelo, backups automáticos e rotinas de recuperação protegem a informação contra perdas acidentais ou falhas técnicas, com cópias automáticas e estrutura redundante, garantindo que, diante de qualquer imprevisto, a informação possa ser restaurada e a operação siga sem interrupções, assegurando a continuidade do negócio.

Todo ano, a plataforma McFile passa por um pentest – teste de intrusão – conduzido por uma empresa independente e renomada. As vulnerabilidades identificadas são tratadas com priorização conforme a criticidade e o impacto, com especial atenção aos riscos altos e críticos.

Mais do que uma formalidade, essa prática anual do pentest é uma evidência concreta de maturidade em segurança, demonstrando que a plataforma McFile é continuamente testada, revisada e aprimorada, com o intuito de proteger GED de ataque cibernético.

5. Segurança também depende de processos internos

Com vistas a proteger GED de ataque cibernético, a segurança da Destaque se sustenta também em uma estrutura interna de segurança da informação, embasada em políticas, controles, auditorias e melhoria contínua.

Na prática, isso envolve políticas internas de segurança da informação, classificação e proteção das informações conforme sua sensibilidade, bem como gestão de riscos e processos estruturados de resposta a incidentes. Além do mais, a equipe tem treinamentos e conscientizações mensais sobre segurança.

Todos esses processos seguem os controles exigidos pela ISO 27001, norma internacional de gestão da segurança da informação, que tem como foco proteger a confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação de uma organização. Mais do que um selo, a certificação exige políticas, controles, evidências, auditorias periódicas e melhoria contínua, ou seja, uma segurança que precisa ser mantida e comprovada periodicamente pela Destaque e seus funcionários.

Além do mais, a Destaque também possui as certificações ISO 27018, que estabelece diretrizes para a proteção de dados pessoais na nuvem, e ISO 9001, norma internacional que estabelece requisitos para sistemas de gestão da qualidade, reforçando o compromisso da empresa com segurança e consistência em toda a operação.

6. Responsabilidade compartilhada com o cliente

Por fim, é necessário um trabalho em conjunto para proteger GED de ataque cibernético. De um lado, a Destaque protege a plataforma, a infraestrutura e os controles do sistema, garantindo um ambiente confiável de ponta a ponta. De outro, o uso seguro no dia a dia também depende das boas práticas de cada cliente.

Assim, o cliente deve:

• revisar periodicamente usuários e permissões;
• remover de imediato os acessos de colaboradores desligados;
• adotar o login corporativo e o MFA, sempre que aplicável;
• orientar as equipes sobre o uso responsável das informações;
• evitar o compartilhamento de documentos por canais inseguros.

Quando tecnologia e boas práticas caminham juntas, a proteção deixa de ser apenas uma característica do sistema e passa a fazer parte da cultura da empresa.

Proteja seu GED com quem entende de segurança documental

Proteger GED de ataque cibernético é uma necessidade estratégica para qualquer organização que gerencie informações sensíveis. As ameaças são reais e as soluções existem. No entanto, implementá-las com consistência exige expertise, tecnologia e comprometimento com as melhores práticas do setor.

A Destaque combina a Plataforma McFile com um modelo robusto de segurança da informação. Assim, sua empresa pode digitalizar, organizar e acessar documentos com a tranquilidade de saber que os dados estão protegidos.