Dicas da Destaque: saiba fazer um gerenciamento de arquivos eficaz

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Faz parte da rotina de uma empresa lidar diariamente com muitos documentos. Agora, imagine em um dia corrido, você precisa de um arquivo específico, mas não faz ideia de onde encontrá-lo. Enquanto você pensa ou procura, mais e mais papéis são gerados. É desesperador, não é? Mas não se preocupe, é para isso que existe o gerenciamento de arquivos.

Além do longo tempo gasto procurando determinado documento, o desgaste físico também é um fator relevante e motivador para colocar as coisas em ordem. Atrelado a isso, manter os documentos organizados pode evitar a perda de prazos e suas respectivas multas, garantir a produtividade e qualidade do trabalho, além de assegurar a competência e produtividade da empresa sempre em alta.

Mas, o que é preciso para fazer um gerenciamento de arquivos eficaz? A seguir, a Destaque dá algumas dicas práticas para você garantir eficiência e organização. Continue lendo e saiba mais!

Como começar o gerenciamento de arquivos?

O grande problema quando se fala em organização é pensar: por onde ou como devo começar? O primeiro passo é não se desesperar e ter paciência, pois essa tarefa pode demandar desde horas a dias. Mas não deixe que isso te desanime! Assim que tudo estiver em ordem, garantimos que a utilização e o acesso às informações será prático e objetivo.

Veja 6 dicas que vão auxiliar o seu trabalho na hora de planejar o gerenciamento de arquivos da sua empresa. Confira abaixo!

1- Crie um código para os arquivos

Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), em média, duas horas diárias são perdidas na busca por documentos dentro de uma empresa. Ou seja, os profissionais chegam a perder cerca de um mês por ano procurando informações. Assim, é necessário buscar formas de contornar essa situação. Uma maneira de otimizar o processo é criando códigos para cada arquivo.

A Destaque montou uma maneira eficiente de criar códigos que te auxiliem no gerenciamento de arquivos. Basicamente, o critério é incluir os itens abaixo, em ordem:

• inicial do nome do setor;
• inicial do nome da disciplina;
• matrícula do autor;
• nome do arquivo na origem.

Ao adotar esse método, o código resultante, conforme as regras acima, ficaria assim, por exemplo: “E-B-001-Ficha de Solicitação” (Empréstimo-Bancário-001-Ficha de Solicitação). Isso proporcionará uma identificação ágil do documento. Além disso, é recomendável descrever o documento de maneira concisa ou utilizar palavras-chave para facilitar a categorização.

2- Conheça a natureza do assunto

Outra questão importante é definir se o documento é interno, externo ou de ambas as partes. Uma dica para evitar que a mesma função de analisar um por um seja feita mais de uma vez, é marcá-lo (com alguma coisa que não o danifique) no momento em que estiver criando um código, descrito na nossa dica número 1.

É interessante também inserir comentários relevantes sobre o documento ou arquivo. Mais uma vez, essa etapa pode ser feita em conjunto com a dica anterior, durante a descrição do mesmo. Utilize palavras-chave para facilitar análises posteriores. Evitar análises repetitivas no gerenciamento de arquivos é fundamental para otimizar o tempo dedicado à análise individual de cada documento.

3- Defina o tipo de arquivo

É comum, com toda a tecnologia em nosso dia a dia, nos depararmos com muitos arquivos em formato digital. Mas, mesmo esses, bem como os físicos, precisam passar por filtros, com intuito de agilizar a busca.

Visando uma melhor gestão dos documentos, é interessante definir o tipo de arquivo. Para isso, podemos separá-los pelas seguintes tipologias:

• ativo ou temporário: são aqueles documentos de uso constante. Por exemplo: formulários de inscrição, planilhas com valores de mercadoria, contratos, entre outros;
• inativo ou intermediário: dizem respeito aos documentos de menor frequência de uso. Estes são: documentos que estabelecem um direito em favor de uma pessoa, obrigação ou direito permanente, projetos que têm relação com a instituição mantenedora do arquivo, dentre outros;
• morto ou permanente: documentos de frequência praticamente nula. Podem ser, por exemplo, registros legais permanentes ou documentos históricos da fundação da empresa, por exemplo.

4- Identifique o formato e o suporte

Apesar da predominância de arquivos digitais, é importante reconhecer exceções. Muitas organizações já mantém seus documentos importantes em versões digitais, no entanto, não podemos generalizar. Existem muitas empresas que prezam ou necessitam de versões impressas de muitos documentos.

Para um eficiente gerenciamento de arquivos, identifique o formato e suporte do arquivo, incluindo o local de armazenamento. Considere os riscos e pense em estratégias de acesso alternativas, em casos de problemas:

• se o documento for impresso, mantenha mais de uma cópia e, se possível, tenha-o em versão digital, também;
• em casos de arquivos digitalizados, estamos sujeitos às mais diversas situações, como vírus, panes, ataques de hackers. Por essa razão, pensar em estratégias de compartilhamento, impressão e salvamento do documento em locais distintos são essenciais para prevenir perdas.

5- Digitalize documentos físicos

Atualmente, vivemos na Era digital. Nesse sentido, a transição de documentos físicos para formatos eletrônicos pode trazer uma série de benefícios para a organização e segurança de informações.

Dentre as principais razões para considerar a digitalização de documentos físicos, podemos citar:

• acesso rápido e eficiente;
• redução do uso de espaço e eliminação de custos com armazenamento;
• facilidade de compartilhamento;
• preservação da Integridade do documento e suas informações.

6- Defina a temporalidade do documento

É comum que pessoas ou empresas ignorem o fato de que documentos têm vida útil. Situações podem surgir em que nos é solicitada a apresentação de documentos cuja localização e existência são desconhecidas. No contexto empresarial, a negligência nesse aspecto pode resultar em prejuízos consideráveis, especialmente quando esses documentos são requisitados em auditorias ou processos legais.

Nesse contexto, uma abordagem estratégica é a implementação de uma Tabela de Temporalidade. Essa ferramenta estabelece não apenas o período de retenção de um documento ou arquivo, mas também define seu destino após o término desse prazo. Contudo, é vital notar que a criação de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) é necessária para essa implementação. 

Dada a complexidade inerente a esses processos, a busca por serviços de empresas especializadas em gerenciamento de arquivos é uma alternativa prática e eficaz para atender a essas demandas. Afinal, esse procedimento demanda especialização e treinamento específico. Pense nisso!

Fale com a Destaque!

Com todas essas dicas, já deu para aliviar o desespero, né? Agora é com você! Lembre-se sempre que é muito importante que as empresas não subestimem as vantagens de um gerenciamento de arquivos eficaz. As melhorias vão desde a otimização do tempo, uso do espaço físico à melhoria no processo de tomada de decisão. 

Pensando em contar com uma equipe qualificada para lhe ajudar nesses processos? A Destaque ajuda! Somos uma empresa especializada nessa área e oferecemos os serviços de digitalização e guarda de documentos. Conosco, você garante uma gestão qualificada, segura e eficiente. Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.

Entre em contato e fale já conosco! Tire suas dúvidas sobre como podemos ajudar sua empresa com o gerenciamento de arquivos.