Como é o processo de digitalização de documentos em uma organização?

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O processo de digitalização de documentos em uma organização normalmente envolve várias etapas e o uso de recursos como scanners ou câmeras digitais. Essas ferramentas servem para criar imagens de documentos em papel ou outros meios. A digitalização oferece flexibilidade, acessibilidade e segurança aos documentos, além de economia de tempo e custos. Pensando em lhe explicar mais e melhor sobre o assunto, a Destaque preparou esse artigo para esclarecer como funciona esse processo e porque sua empresa deveria aderir a essa facilidade. Leia e entenda!

Como é o processo de digitalização de documentos na empresa?

A digitalização de documentos de uma empresa envolve algumas etapas. A primeira delas é realizada com a coleta e análise de arquivos, para determinar o melhor método para digitalizá-los. Isso pode incluir a remoção de materiais adesivos, a separação de documentos em grupos, a organização deles em uma ordem lógica e a remoção de clipes e outros acessórios.

Em seguida, os documentos são preparados para serem escaneados e então criar arquivos digitais. Eles devem ser colocados em uma mesa de digitalização onde é possível conferir ajustes de brilho, contraste e outras configurações. O objetivo é sempre em cima da garantia da qualidade dos arquivos selecionados.

O software escolhido para digitalização depende dos formatos existentes e da qualidade desejada. Geralmente, os documentos são escaneados em PDF, JPEG ou outros formatos de imagem. Então, os dados são armazenados em um arquivo digital que é, posteriormente, validado e indexado para que possa ser facilmente acessado. Por fim, os documentos digitalizados podem ser armazenados em computadores ou servidores seguros para que possam ser acessados por qualquer membro autorizado da organização.

O processo de digitalização de documentos também pode incluir a criação de uma cópia de segurança dos arquivos digitais, que podem ser armazenados em serviços de nuvem ou usando outros meios de armazenamento. Isso permite que os documentos sejam facilmente recuperados no caso de qualquer falha na rede ou equipamento.

O que é e como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

Depois de digitalizados, os documentos são armazenados em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. O GED é um sistema de gerenciamento de documentos e uma plataforma que permite a organização, armazenamento e compartilhamento de documentos entre usuários. É uma tecnologia considerada indispensável para as empresas atualmente, já que ajuda no gerenciamento e compartilhamento de documentos de forma eficaz, segura e centralizada.

Os sistemas de GED podem permitir que usuários acessem documentos em qualquer lugar, a qualquer momento. Eles também podem oferecer recursos de rastreamento de documentos, auditoria e segurança. Além disso, ajudam a garantir que os arquivos da empresa sejam facilmente acessíveis e organizados de forma eficiente, permitindo que os usuários acessem e editem documentos de forma segura. Os documentos podem ser compartilhados com outros usuários e até mesmo em outras plataformas.

É basicamente uma solução computacional que permite a organização, armazenamento e recuperação de documentos digitais. Sistemas de GED são utilizados por organizações do mundo todo e de diferentes portes e segmentos como jurídico ou de recursos humanos. O foco é melhorar a eficiência de suas operações, eliminando a necessidade de armazenar e organizar documentos em papel.

Benefícios do GED

• melhora o desempenho e produtividade da empresa;
• permite acessar, compartilhar, armazenar e editar documentos de forma online;
• reduz o tempo gasto com tarefas burocráticas;
• permite que os funcionários se concentrem na produção de serviços e produtos;
• redução de papel utilizado em seus processos (sustentabilidade);
• criação de backups regulares;
• maior proteção das informações com criptografia;
• os colaboradores da empresa podem trabalhar de forma mais colaborativa e ágil.

Dessa forma, as empresas podem acessar rapidamente os documentos de qualquer lugar, e ainda reduzir significativamente o espaço físico necessário para armazenar documentos impressos. A gestão eletrônica de documentos também permite que só aqueles com permissão apropriada podem acessar e compartilhar documentos, o que garante que os dados estejam seguros.

Solução Destaque para melhorar o seu processo de digitalização de documentos

A Destaque tem o McFile que ajuda a melhorar todo o seu processo. Ele é um software de gerenciamento de arquivos que foi desenvolvido por uma empresa suíça McFile GmbH e, no Brasil, tem sua distribuição feita com exclusividade pela Destaque. O sistema permite que usuários armazenem, organizem, localizem e compartilhem arquivos, documentos e fotos na nuvem, de forma totalmente segura. Possui recursos de segurança avançados, como criptografia de ponta a ponta, autenticação de dois fatores, controles de acesso, criação de pastas compartilhadas entre usuários, rastreamento de mudanças e auditoria.

O recurso também possibilita a sincronização de arquivos em diferentes dispositivos, e oferece uma versão móvel para que os usuários possam acessar seus arquivos de qualquer lugar, seja pelo computador, smartphone, tablets e outros.

Destaque: facilitamos o processo de digitalização de documentos para sua empresa

Gostou de saber mais sobre o processo de digitalização de documentos e ficou interessado pelo McFile? Sua empresa pode usufruir de diversos benefícios, como a redução de custos de TI para empresas, já que não é necessário comprar servidores ou outros hardwares para manter arquivos. 

E para garantir a segurança de todos os seus dados e da sua empresa, contamos com as principais certificações:

• ISO 9001 (Gestão da Qualidade da Informação);
• ISO 2018 (Gestão da Segurança da Informação);
• ISO 27018 (norma de segurança da informação, sobre a privacidade em serviços de computação em nuvem).

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