6 motivos para contratar serviços de digitalização de documentos!

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O trabalho de digitalização de documentos consiste na conversão de documentos físicos, como papéis, fotografias ou outros meios impressos, em formato digital. Isso envolve a captura de imagens ou informações contidas nos documentos por meio de dispositivos eletrônicos. O objetivo principal da digitalização de documentos é tornar as informações mais acessíveis, gerenciáveis e armazenáveis em formato eletrônico. Além disso, os serviços de digitalização de documentos podem ser úteis ainda para outras coisas. No artigo, a Destaque apresenta alguns motivos para você contratar o serviço. Leia e veja como ele pode beneficiar você e sua empresa!

Veja 6 motivos para contratar serviços de digitalização de documentos

1- Economia de espaço e recursos financeiros

Ao contratar serviços de digitalização de documentos você acaba reduzindo a necessidade de armazenar grandes quantidades de documentos físicos. Ou seja, libera espaço de escritório que pode ser usado de maneira mais eficiente. Além disso, a longo prazo, a digitalização também pode reduzir os custos associados ao armazenamento físico, impressão e manutenção de documentos em papel.

2- Acesso e busca eficiente

Ao digitalizar, os documentos podem ser facilmente pesquisados e acessados por meio de sistemas de gerenciamento de documentos. Isso também permite uma recuperação rápida e eficiente das informações. Outro ponto de atenção é que a produtividade também pode ser aumentada justamente por causa desse acesso rápido. Ou seja, os funcionários não precisam perder tempo procurando documentos físicos, melhorando ainda a eficiência em processos. A automação de fluxos de trabalho e processos de negócios pode ser facilitada por meio de documentos digitais, agilizando operações internas.

3- Backup e recuperação

Documentos digitais podem ser facilmente copiados e armazenados em locais de backup seguros. Eles reduzem o risco de perda de informações devido a desastres naturais, incêndios ou falhas de hardware. E o principal é que há garantia de confidencialidade de acordo com a adequação à LGPD. A Lei Geral de Proteção de Dados garante a segurança e privacidade de dados pessoais contidos nos documentos.

4- Segurança melhorada e conformidade regulatória

Serviços de digitalização de documentos podem oferecer controle de acesso e trilhas de auditoria. Isso garante que apenas as pessoas autorizadas possam visualizar e modificar os documentos. Também é importante ressaltar a conformidade regulatória. Alguns setores têm requisitos rigorosos de conformidade e retenção de registros. A digitalização pode ajudar a cumprir esses requisitos de maneira mais eficiente sem deixar a segurança de lado. 

5- Preservação e longevidade

Sabemos que muitas vezes os documentos físicos podem se deteriorar com o tempo. Em muitos casos os serviços de digitalização de documentos fica mais difícil por causa desse fator. Mas, os documentos digitalizados podem ser preservados indefinidamente, mantendo a integridade das informações. 

Ao digitalizar um documento, recomendamos que seja armazenado no McFile, sistema de Gerenciamento de Documentos em nuvem. Isso facilita o compartilhamento, busca, recuperação e distribuição das informações contidas nos documentos. Essa ação ainda contribui para maior sustentabilidade da empresa. A digitalização reduz o uso de papel e, consequentemente, ajuda na preservação do meio ambiente. 

6- Maior colaboração e acessibilidade

Por fim, os serviços de digitalização de documentos ajudam no compartilhamento. Eles podem ser facilmente acessados por equipes remotas, permitindo a colaboração eficaz, independentemente da localização geográfica. O mesmo vale para pessoas com deficiência visual ou outras necessidades especiais. A digitalização permite maior acessibilidade já que os documentos podem ser convertidos em formatos acessíveis essas pessoas.

Fale com a Destaque e garanta o melhor serviço! 

Agora que você já sabe os principais motivos para contratar os serviços de digitalização de documentos, pense nas necessidades específicas da sua empresa e fale com a Destaque, empresa Certificada ISO 27001, 27018, 9001!  Seja para o arquivamento, gerenciamento de registros, automação de processos ou compartilhamento de informações, nossa equipe está pronta para ajudar. Entre em contato e conheça todas as nossas soluções!