Qual o papel da gestão documental na adequação à LGPD? Entenda!

gestão documental e adequação à LGPD

Data de Publicação: 31 de agosto de 2023

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A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação brasileira que trata da proteção e privacidade de dados pessoais dos cidadãos. Ela foi inspirada no Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia e tem como objetivo principal estabelecer regras claras sobre como organizações e empresas devem coletar, armazenar, processar e compartilhar dados pessoais de indivíduos. Ou seja, é extremamente importante para quem trabalha com digitalização de documentos ou gestão documental. Dessa forma, a Destaque trouxe mais informações de como fazer a adequação à LGPD. Leia o artigo e entenda!

O que é LGPD? 

Como já dissemos, a Lei Geral de Proteção de Dados foi criada com o intuito de assegurar mais controle, transparência e garantir o CID (Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade) sobre o tratamento de dados pessoais. Além disso, a lei estabelece direitos aos titulares dos dados, como o direito de acessar, corrigir, anonimizar e excluir suas informações pessoais.

Em outras palavras, podemos dizer que seu principal objetivo é proteger a privacidade dos cidadãos. Ela se aplica a todas as empresas e instituições que coletam, usam ou processam dados pessoais no Brasil. Além disso, a lei estabelece direitos aos titulares dos dados, como o direito de acessar, corrigir e excluir suas informações pessoais.

Desde 2020, data em que a LGPD entrou em vigor, ela também impõe obrigações às organizações. A necessidade de obter consentimento explícito para o tratamento de dados pessoais, por exemplo, é uma delas. Mas, além disso, também é preciso adotar medidas de segurança para proteger esses dados e a notificação de incidentes de segurança que possam comprometer a privacidade das informações.

A lei representa um marco importante na proteção de dados pessoais no Brasil e tem como objetivo não apenas proteger os indivíduos, mas também promover a confiança no uso de serviços que envolvam o tratamento de informações pessoais.

Sendo assim, entramos em um segundo ponto importante. Como o trabalho da Destaque faz a adequação à LGPD? Entenda a seguir!

Qual o papel da gestão documental na adequação à LGPD?

De uma forma geral, a gestão documental desempenha um papel fundamental na adequação à LGPD. A lei estabelece diretrizes rigorosas para o tratamento de dados pessoais, incluindo a forma como eles são coletados, armazenados, processados, compartilhados e descartados. Uma gestão documental adequada ajuda as organizações a cumprir essas diretrizes, garantindo a privacidade e a segurança dos dados pessoais dos indivíduos.

Entenda, a seguir, as maneiras pelas quais a gestão documental está relacionada à adequação à LGPD.

Identificação e classificação de dados pessoais

A prática da gestão documental compreende a atividade de identificar e categorizar todos os documentos e dados mantidos pela organização. Essa etapa se revela essencial para discernir quais informações incluem dados pessoais e, consequentemente, para estabelecer quais medidas de salvaguarda precisam ser introduzidas como forma de resguardar tais dados. Para fazer o inventário de documentos, por exemplo, são usadas tecnologias para ajudar na digitalização. 

Mas, além de deixar os arquivos pesquisáveis, é preciso saber identificar as informações pessoais. Assim, o trabalho deve garantir a confidencialidade dos documentos e permitir que as informações sejam encontradas de maneira ágil e prática.

Controle de acesso

A gestão documental ajuda a controlar quem tem acesso aos dados pessoais. Ela permite que as organizações definam permissões de acesso a documentos e informações, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam acessar os dados.

Consentimento e autorizações

A gestão também pode ser usada para armazenar registros de consentimento e autorização dos titulares dos dados. Isso é importante para demonstrar que a organização obteve permissão adequada para coletar e processar os dados pessoais.

Retenção e descarte de dados

A adequação à LGPD estabelece prazos para a retenção de dados pessoais. Uma boa gestão documental ajuda a controlar esses prazos e a implementar políticas de descarte seguro de informações pessoais após o período necessário. Assim, todos os processos da catalogação, digitalização, logística de entrega e coleta de material é feita de maneira segura.

Transparência e prestação de contas

O trabalho da gestão de documentos deve facilitar a prestação de contas e a transparência. Isso acontecer porque permite que as organizações acompanhem como os dados pessoais estão sendo tratados, quem os acessou e com que finalidade.

Segurança da informação

A gestão documental inclui medidas de segurança para proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados e violações. Isso abrange desde a proteção física dos documentos até a implementação de medidas técnicas de cibersegurança.

Acompanhamento e auditoria

A adequação à LGPD da gestão documental permite que as organizações realizem auditorias internas para garantir a conformidade contínua com a lei. Isso envolve revisões regulares dos procedimentos e práticas de tratamento de dados.

A Destaque cuida dos seus dados e da sua privacidade!

Agora que você já sabe como a gestão documental contribui para a conformidade e adequação à LGPD, conheça a nossa empresa. A Destaque faz a gestão de documentos e oferece diversas soluções para organizar, digitalizar e armazenar informações de forma segura.

Simplificamos processos e garantimos que todos os princípios de privacidade, segurança e transparência sejam respeitados em todas as etapas do ciclo de vida dos dados. Também contamos com as principais certificações:

  • ISO 9001 (Gestão da Qualidade da Informação);
  • ISO 2018 (Gestão da Segurança da Informação);
  • ISO 27018 (norma de segurança da informação, sobre a privacidade em serviços de computação em nuvem).

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