Qual o impacto do decreto 10.278 na digitalização de documentos?

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Você sabia que existe um Decreto que determina todas as normas para digitalização adequada de documentos? Ele foi criado justamente para que os documentos digitais tenham o mesmo valor legal, de um documento físico. Assim, esse pode ser descartado mantendo apenas a versão digital. No artigo, a Destaque vai explicar mais sobre o tema. No texto, esclarecemos como esse decreto 10.278 influencia na digitalização de documentos. Leia e entenda!

Como o decreto 10.278 influencia na digitalização de documentos? 

Todos os decretos relacionados à digitalização de documentos são emitidos para estabelecer diretrizes legais e regulatórias. No geral, eles falam sobre como os documentos físicos podem ser convertidos em formatos digitais e como esses documentos digitais devem ser tratados em termos de autenticidade, validade legal, armazenamento e acesso.

A seguir, separamos os principais pontos onde o decreto 10.278 pode influenciar na digitalização de documentos:

Autenticidade e integridade 

O decreto pode estabelecer padrões para garantir que os documentos digitalizados sejam autênticos e não tenham sido alterados. Isso pode envolver o uso de tecnologias como assinaturas digitais ou carimbos de tempo. Em outras palavras, podemos dizer que todos os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar sua integridade. Além disso, se o documento envolver entidades públicas, deve ser  assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

Validade legal

O decreto determina que os digitalizados têm o mesmo valor legal que os documentos físicos. Isso é fundamental para a aceitar em processos judiciais, contratos e outras transações legais.

Manutenção e acesso

O decreto afirma que os documentos digitalizados devem ser armazenados, protegidos contra perda ou corrupção, e como o acesso a esses documentos será gerenciado ao longo do tempo. Mas, que qualquer documento sem valor histórico deve ser preservado.

Requisitos técnicos

O decreto 10.278 também estabelece requisitos técnicos para a digitalização, como resolução mínima, formato de arquivo, métodos de compactação e armazenamento seguro. Textos impressos, com ilustrações em cores e textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores, por exemplo, devem ter resolução mínima de 300dpi. Já plantas e mapas devem ter 600dpi no mínimo. 

Setores específicos

Alguns setores específicos têm suas particularidades na digitalização. Ambas as partes que estiverem lidando com um documento digitalizado e quiserem ter certeza de quem o criou e, principalmente, que ele não foi alterado, pode usar um método que concordarem juntos ou que a pessoa que receber o documento aceitar. Isso tudo é válido, desde que todos estejam de acordo. Setores como saúde, educação ou governo, também têm suas particularidades.

E como é a digitalização de documentos da Destaque?

A digitalização de documentos que fazemos aqui na Destaque já está adequada a todos os pontos necessários: PDF/A, quantidade de DPI, assinatura digital, inserção de metadados. Nossa equipe faz a digitalização e converte registros físicos em formatos digitais. Isso ajuda a aumentar a acessibilidade, a colaboração, bem como melhora o nível de segurança. Sem contar na facilidade de deixar os acessos mais práticos. 

E o sistema McFile também pode ser usado por prestadores de serviço de digitalização para que eles entreguem o documento da maneira adequada para seus clientes. Esse sistema oferece gestão eficiente de diversos arquivos eletrônicos. Ele possui os recursos de uma rede social corporativa deixando o acesso simples e intuitivo. Além de ser completo, o McFile permite centralizar e otimizar a gestão documental, permitindo acesso fácil e rápido a informações importantes. Ele se adapta às necessidades da sua organização. Permite, assim, maior flexibilidade de acesso a qualquer hora e lugar. Ou seja, deixa o ambiente de trabalho mais integrado e produtivo.

Principais benefícios da digitalização de documentos da Destaque

• economia de tempo e espaço;
• proteção das informações confidenciais;
• simplificação dos fluxos de trabalho;
• aplicações das leis vigentes;
• agilidade à localização de informações cruciais;
• acervo digital integrado às ferramentas de trabalho já existentes;
• maior produtividade da equipe;
• acesso por computadores ou dispositivos móveis;
• redução da dependência do papel (mais sustentabilidade);
• certificação, adicionando a ISO 9001, ISO 27001 e 27018.

Fale com a Destaque!

Agora que você já sabe como o decreto 10.278 influencia e como é o nosso trabalho de digitalização de documentos, fale com a Destaque! Nossa empresa oferece diversos serviços e soluções eficientes e inovadoras para organizar, digitalizar e armazenar informações de forma segura. 

Nosso objetivo é deixar o seu dia a dia mais fácil e por isso, simplificamos processos, aumentamos a produtividade e garantimos o acesso rápido a dados importantes. Acabe com a papelada e tenha mais sucesso.

Caso ainda tenha alguma dúvida, entre em contato com a nossa equipe!