McFile e retenção de documentos: como ele ajuda na gestão de prazos

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No universo jurídico, a retenção de documentos não é apenas uma boa prática: é uma exigência legal. Processos, contratos, petições e outros arquivos precisam ser armazenados e organizados de maneira segura. E, para isso, existem alguns prazos específicos para a guarda e descarte desses documentos. É nesse contexto que a McFile se destaca como uma solução estratégica, especialmente com a integração oferecida pela McFile for Office. 

Abaixo, a Destaque conta como essa solução te ajuda com o gerenciamento dos prazos de retenção de documentos. Continue lendo e saiba mais!

Retenção de documentos: qual a importância?

A retenção adequada de documentos jurídicos garante que todas as informações que possam ser necessárias, ou requisitas, estejam acessíveis quando for preciso. Ou seja, tanto em necessidade de responder a uma auditoria, cumprir exigências legais ou recuperar dados de um caso.

A má gestão pode levar a perdas irreparáveis, riscos legais e prejuízos financeiros. Ainda pode gerar multas por descumprimento das obrigações legais de guarda. Em casos de fiscalização, auditoria ou disputas judiciais, autoridades como o Poder Judiciário ou órgãos reguladores podem solicitar documentos específicos. Se esses arquivos não estiverem disponíveis ou tiverem sido eliminados incorretamente, a empresa pode ser penalizada. De acordo com o Art. 305 do Código Penal (Decreto-lei nº 2.848/1940), é crime “destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor.”

Como a McFile transforma o controle de prazos de retenção de documentos?

Gerenciar prazos de retenção de documentos é um desafio constante para empresas que lidam com grande volume de informações jurídicas e administrativas. Com a McFile, esse controle deixa de ser manual e descentralizado para se tornar automatizado, seguro e alinhado às exigências legais.

A plataforma da Destaque permite configurar políticas personalizadas de retenção de documentos conforme sua necessidade. Assim, é possível:

• definir prazos específicos para guarda e descarte de documentos;
• receber alertas automatizados quando os prazos estiverem se aproximando;
• evitar o armazenamento desnecessário de arquivos que já poderiam ser descartados;
• prevenir perdas ou descarte prematuro de documentos que ainda precisam ser mantidos por obrigação legal ou contratual.

Com a McFile, o controle dos prazos de retenção deixa de ser uma dor de cabeça e se torna parte de uma gestão documental inteligente e segura. Serve para qualquer tipo de empresa, de diferentes setores, desde hospitais e clínicas e varejo, até departamentos jurídicos e recursos humanos.

Otimize a retenção de documentos da sua empresa!

Gerenciar prazos de retenção de documentos não precisa ser complexo nem arriscado. Com a McFile, sua empresa adota uma estrutura segura e automatizada, que centraliza as informações. Evite multas, riscos legais e perdas de documentos importantes. Esteja preparado para auditorias, processos e fiscalizações com uma solução robusta, integrada ao Office 365 e compatível com os principais sistemas de ERP.

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Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.