Quanto custa digitalizar documentos? Descubra com a Destaque!

Sharing is caring!

A digitalização de documentos é o processo realizado para transformar um documento físico (papel) em um arquivo digital feito com o auxílio de uma máquina de scanner profissional. Pode parecer um procedimento simples, mas quando é preciso realizar em larga escala (como para uma empresa, por exemplo, envolvendo uma grande quantidade de documentos), é preciso tomar alguns cuidados especiais para que nada seja perdido e as digitalizações tenham boa qualidade. A partir daí, vem uma pergunta frequente sobre o valor. Quanto custa digitalizar documentos? Para responder essa pergunta e te explicar mais sobre o tema, a Destaque preparou esse artigo. 

Veja porque muitas organizações estão investindo em serviços de digitalização e como ele facilita o acesso aos arquivos e a pesquisa de documentos!

Quanto custa digitalizar documentos da minha empresa? 

Muitas pessoas e empresas ainda não contrataram o serviço por acreditar ser um gasto desnecessário. Mas, essa é uma ideia errada que muitos gestores têm por não saber quanto custa a digitalização de documentos. De uma forma geral, investir nesse trabalho é um procedimento de grande serventia para empresas que estão em busca de reduzir custos, otimizar tempo e organizar informações.

Estimativas apontam que a economia gerada com a adoção dessa tecnologia pode chegar a 75%. Isso acontece, em primeiro lugar, devido à diminuição de despesas como com espaço físico e procedimentos manuais. Ou seja, não é um gasto, e sim um investimento com retorno financeiro relevante.

Mas, afinal, quanto custa a digitalização de documentos? A verdade é que o custo total do projeto final pode variar de acordo com os detalhes. É preciso levar em consideração a quantidade, os serviços agregados e as condições da empresa contratada para prestar esse serviço. Sendo assim, para ter uma noção do custo que sua empresa terá com a digitalização, é preciso estipular o volume de documentos que serão digitalizados.

É claro que, se você optar por usar uma máquina de scanner da sua própria empresa e designar um funcionário para realizar essa tarefa, o custo provavelmente será mais em conta. Por outro lado, você precisa saber que está assumindo sérios riscos de que os documentos digitalizados apresentem erros na versão digital ou percam sua validade.

Para transformar um arquivo físico em digital, alguns cuidados são necessários para manter sua qualidade e, principalmente, a validade legal. O cumprimento do decreto 10.278 é um desses cuidados. Por isso, se você deseja que os documentos da sua empresa sejam digitalizados com rapidez, eficiência e sem nenhum dano aos arquivos, é fundamental contratar o serviço de uma empresa especializada em digitalização de documentos. Dessa forma, você garante que todas as etapas necessárias para a conclusão do seu projeto de digitalização sejam realizadas com propriedade, segurança e excelência.

Como é o trabalho de digitalização de documentos que determina o custo?

Antes de investir de fato no processo de digitalização de documentos para sua empresa, é importante ter uma noção de como funciona e de tudo o que está envolvido. Assim, além de entender melhor quanto custa digitalizar documentos da empresa, você sabe o que engloba o processo.

Passo 1

A digitalização tem início com a preparação documental. Isso envolve coletar e classificar todos os documentos. É preciso registrar e conferir os documentos físicos que serão digitalizados e reparar os que sofreram algum tipo de dano. 

Então, os que estão manchados ou amassados, por exemplo, são separados para ter um tratamento especial a fim de garantir a qualidade do material coletado. 

Passo 2

Em seguida, é feita a digitalização a partir de uma máquina de scanner. Essa etapa envolve muita cautela, para que o documento seja escaneado de maneira adequada e na ordem correta, garantindo a sequência de organização original.

Passo 3

O próximo passo é a indexação, com a inserção de dados (como datas e nomes) para facilitar a localização dos arquivos. A guarda de documentos é uma etapa é essencial e deve ser feita com muita atenção. No futuro, ela que vai permitir que as equipes tenham acesso de forma rápida e eficiente a qualquer documento.  

Passo 4

Por último, é feito o controle de qualidade, que verifica se os arquivos digitalizados estão legíveis e de acordo com os originais. Após a digitalização dos documentos, sua empresa passa a contar com um software para controle desses arquivos, o que garante maior controle sobre os acessos. Há diversas outras vantagens relacionadas a esse processo.

Benefícios da digitalização de documentos

Agora que você já sabe como é feito a precificação e quanto custa digitalizar documentos, será que realmente vale a pena para a sua empresa? 

Um dos principais benefícios de investir na digitalização é justamente o controle sobre os dados da empresa. Isso oferece maior segurança contra possíveis danos, como os que os documentos físicos estão suscetíveis, por exemplo.

Por meio da digitalização, sua empresa passa a contar também com mais organização sobre seus dados e informações. Há também mais controle sobre eles, o que ajuda a diminuir o tempo gasto com a procura desses arquivos e os riscos de que pessoas não autorizadas tenham acesso a documentos.

O uso de documentos digitais também contribui com a redução de gastos, evitando desperdícios e garantindo um melhor aproveitamento de recursos. Você deixa de gastar com a impressão de documentos e com meios para seu armazenamento adequado e seguro.

Ao optar pela digitalização de documentos, sua empresa também prioriza a produtividade dos funcionários. Essa é uma forma de possibilitar que eles se dediquem às tarefas mais importantes e não precisem gastar tempo com atividades repetitivas que o armazenamento físico de arquivos muitas vezes gera.

A adoção de documentos digitais reduz ainda a ocorrência de erros por parte dos funcionários, já que os processos se tornam mais eficientes, ágeis e precisos, e os arquivos, mais fáceis de serem encontrados.

Destaque: digitalização de documentos de forma eficiente e econômica

Depois de entender mais sobre quanto custa a digitalização de documentos, vale destacar também, que esse processo permite que sua empresa seja mais sustentável, uma vez que há a redução do uso de tintas e papéis para impressão. 

Vantagens e motivos para investir na digitalização são o que não faltam! Agora procure uma empresa especializada na digitalização de documentos e aproveite você também os benefícios. A Destaque possui todas as certificações da área e garante que todos os princípios de privacidade, segurança e transparência sejam respeitados. Com nossa empresa você tem:

• ISO 9001 (Gestão da Qualidade da Informação);
• ISO 2018 (Gestão da Segurança da Informação);
• ISO 27018 (norma de segurança da informação, sobre a privacidade em serviços de computação em nuvem).

Entre em contato e faça uma avaliação gratuita do seu negócio.