Como funciona a assinatura eletrônica na gestão de documentos?

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Em um mundo cada vez mais tecnológico, a assinatura eletrônica surgiu como uma solução eficiente e segura. O método utilizado no meio digital permite validar documentos de forma rápida e conveniente, em qualquer lugar, por meio de qualquer dispositivo. Além disso, com a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, a questão da segurança e conformidade com as normas previstas deu ainda mais destaque para essa solução de autenticação. Mas, o que é exatamente e como ocorre o uso da assinatura eletrônica na gestão de documentos? A Destaque explica!

Neste artigo, explicamos o que é uma assinatura digital, como funciona, e as vantagens que traz para a gestão de documentos, especialmente em relação à LGPD. Quer saber mais sobre o assunto? Confira a seguir!

O que é assinatura digital?

Quando falamos de assinatura eletrônica na gestão de documentos, abordamos um método legalmente reconhecido para indicar consentimento ou aprovação em documentos eletrônicos. Ela substitui a necessidade de assinaturas físicas, oferecendo uma alternativa digital que é tão legalmente válida quanto a tradicional. Ou seja, mantém o mesmo valor da assinatura manuscrita.

Como funciona?

Existem diferentes tipos de assinaturas digitais, desde simples clicar em um botão de aceitar até métodos mais avançados que utilizam criptografia e biometria para garantir segurança extra. Trata-se de um símbolo eletrônico que valida e verifica um documento, oferecendo autenticidade e valor legal.

A assinatura eletrônica pode ser feita das seguintes formas:

• digitando o nome;
• desenhando a assinatura em uma tela sensível ao toque;
• utilizando métodos mais avançados, como certificados digitais e produção de QR Codes, dentre outros.

Vantagens da assinatura eletrônica na gestão de documentos

A utilização de assinatura eletrônica na gestão de documentos oferece uma série de vantagens. Isto é, especialmente em um contexto empresarial. Alguns dos principais benefícios em usar essa solução digital incluem:

1. agiliza o processo: com assinaturas eletrônicas, os documentos podem ser assinados e enviados instantaneamente. Assim, elimina a necessidade de esperar o envio do arquivo por correio ou aguardar reuniões presenciais. Dessa forma, acelera o fluxo de trabalho;
2. reduz custos: ao eliminar a necessidade de impressão, envio postal e armazenamento físico, as assinaturas eletrônicas ajudam a reduzir também os custos financeiros associados à gestão de documentos;
3. garantia de validade jurídica: as assinaturas eletrônicas têm validade jurídica em muitos países, incluindo o Brasil. Desde que atendam aos requisitos legais, elas são tão legalmente vinculativas quanto as assinaturas físicas;
4. conformidade com a LGPD: o uso da assinatura digital na gestão de documentos ainda garante que a empresa e seus arquivos estejam de acordo com as normas legais de proteção de dados. Assim, evita quaisquer multas ou processos que possam estar ligados à validade do documento ou falta de segurança sobre as informações.

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