Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos

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Saber que a gestão documental é importante tanto para pequenas quanto para grandes empresas, todo mundo sabe. Entretanto, compreender suas definições e princípios é outra coisa. E esses são conhecimentos fundamentais para quem gerencia documentos em uma empresa, pois é necessário seguir processos e manter padrões para que a produção de documentos transcorra de maneira eficiente e ágil. Portanto, neste texto iremos aprender sobre a Gestão de Documentos: conceitos e procedimentos básicos.

Quais são os conceitos da gestão de documentos?

Começando pela parte mais básica, precisamos passar por alguns conceitos que muitos sabem do que se trata, mas sua definição completa deve ser muito bem destrinchada. Portanto, seguem alguns conceitos muito usados para compreender a gestão documental.

Documento:

É uma informação registrada, independente do seu tamanho ou formato. Pode ser físico ou virtual e não necessariamente estar em uma folha de papel.

Workflow:

É o processo pelo qual um tipo de documento específico passa. É a definição do que deve ser feito em sua produção, como ocorre sua distribuição e circulação e como deve ser realizada sua destinação final.

Trâmite:

Trâmite é um termo muito conhecido no universo jurídico e diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos, como definimos acima em Workflow. Significa que o documento está na fase de utilização e ainda não atingiu sua destinação final.

Temporalidade:

A temporalidade é um conceito muito importante para a gestão de documentos, uma vez que define exatamente a destinação final e quando ela deve ocorrer, para cada tipo de documento. É uma tabela, criada pela empresa, que contém todos os tipos de documentos que são utilizados no seu dia a dia e que define o ciclo de vida e por quanto tempo deve-se manter um documento sob guarda da empresa.

E os procedimentos básicos?

Com esses conceitos bem definidos, podemos agora começar a pensar em quais os principais procedimentos que são realizados na gestão de documentos de uma empresa.

Produção:

É o ato de elaborar um documento para gravar informações de atividades de um órgão ou setor de uma empresa.

Manutenção:

É o fluxo percorrido pelos documentos, o trâmite como definimos acima. É um processo importante que, quando bem definido, evita a perda de documentos ao sair de um setor e ir para outro.

Indexação:

É o método de classificação e indexação de um tipo de documento. Essa padronização permite que seja feita uma busca eficiente por documentos. São usados em consideração dados como departamento onde foi criado, data, número do documento e seu propósito.

Recuperação:

É o processo de busca por um documento e de restabelecimento da informação para seu uso. Geralmente, tal busca é feita no arquivo, pois é necessário recuperar alguma informação que já foi arquivada.

Destinação:

Envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

Arquivamento:

É o processo de guardar um documento internamente ou externamente à empresa, em local apropriado, para posteriormente ser facilmente localizado. Para um arquivamento eficiente, são levados em consideração os metadados do documento, de forma que ele seja encontrado facilmente após ter sido arquivado. A arquivamento pode servir dois propósitos mais comuns: guardar documentos do chamado arquivo intermediário, que tem longo prazo de vigência e aguardam sua destinação final, sendo quase nunca consultados. E segundo propósito é para guardar o chamado arquivo permanente, que são documentos que perderam a vigência, mas ainda têm valor secundário ou histórico-cultural. Um procedimento muito comum na arquivamento é a guarda de documentos terceirizada, onde são entregues os documentos para a empresa de guarda, que fica responsável pelo transporte armazenamento e recuperação dos documentos.

Digitalização:

É o processo de desmaterialização do documento. Ocorre quando há mais vantagens em se manter a informação na forma digital, seja para acesso remoto ou segurança. O processo consiste em definir quais documentos serão digitalizados, classificá-los e indexá-los, digitalizar e armazenar os documentos via um software especializado. Uma vez digitalizado, o documento pode ser exibido na forma virtual e ser armazenado em um sistema de gerenciamento de documentos eletrônico.

Com esses conceitos e procedimentos básicos em mente já é possível ter uma boa noção do que deve ser feito em uma empresa para garantir que a gestão de documentos é feita da forma mais correta possível. Vale lembrar também que, embora não faça parte do processo de gerenciamento, a redução de custos, que é causa desse processo quando bem definido, o que ocasiona um maior retorno sobre investimento (ROI) de tempo e recursos para organizar os documentos da empresa.

E o que você achou? Já consegue contrastar essas informações com o que é feito atualmente na sua empresa? Tem alguma dúvida ou gostaria de saber mais aprofundadamente como sua empresa pode se beneficiar com a gestão de documentos, ganhar agilidade, diminuir custos e trabalho operacional? Então deixe seus contatos aqui para ter uma conversa com nossos consultores sobre tudo isso. Faremos uma avaliação gratuita de seu negócio e você será informado sobre tudo isso que mencionamos.