Como manter a segurança de informações sensíveis em documentos?

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Na Era Digital, a segurança da informação é uma preocupação primordial para empresas e indivíduos. Afinal, com a tecnologia, apesar de termos mais facilidades, também cresce o perigo de invasões ou atividades hackers. Os documentos, sejam internos ou de cliente, contêm uma riqueza de informações que podem ser alvos de roubo, fraude ou violação de privacidade. Portanto, é essencial adotar medidas eficazes para proteger esses dados. A seguir, a Destaque dá algumas dicas e recomendações essenciais para proteger os dados e garantir a segurança de informações sensíveis. Veja abaixo!

Dicas para garantir a segurança de informações sensíveis

1- Digitalização de arquivos físicos

No mundo empresarial atual, a digitalização de documentos tornou-se uma prática essencial. Além de ajudar a melhorar a eficiência e reduzir custos, bem como otimizar a utilização de espaço físico, ainda contribui para o aumento da segurança de informações sensíveis. Uma vez em formato digital, os arquivos podem ser protegidos com medidas de segurança avançadas. Ainda permite colaboração remota, otimizando as tarefas e práticas diárias da empresa.

2- Criptografia

Utilize ferramentas de criptografia para proteger documentos sensíveis. Esse recurso transforma os dados presentes nos arquivos em um formato ilegível. Isto é, a menos que o destinatário tenha a chave de descriptografia correta. Ele deve receber a autorização correta para poder acessar e ver os dados contidos nesses documentos. Essa é uma excelente forma de proteger os dados da sua empresa, funcionários e clientes, garantindo a segurança de informações sensíveis.

3- Controle de acesso aos arquivos

Outra forma de proteger esses dados é manter o controle de acesso aos arquivos que a empresa monitora e possui guarda. Implemente medidas rigorosas para restringir quem pode visualizar, editar ou compartilhar documentos com informações sensíveis. Isso pode ser feito por meio de senhas, autenticação de dois fatores ou sistemas de gerenciamento de acesso. Garanta que apenas pessoas autorizadas possam acessar!

4- Backup

Outra forma de aumentar o nível de segurança para documentos é com o backup. Trata-se de uma cópia de segurança, em que os dados ficam guardados em um outro dispositivo de armazenamento, diferente do original. Assim, permite que os arquivos e seus dados sejam restaurados em caso da perda dos dados originais (apagamentos acidentais ou corrupção de dados). Por isso, é essencial contar com backups regulares dos documentos importantes. Armazene-os de forma segura!

5- Atualizações de software

Mantenha o software utilizado para criar, armazenar e compartilhar documentos atualizado. As atualizações frequentes muitas vezes incluem correções de segurança que protegem os dados e arquivos contra vulnerabilidades novas, conhecidas. Assim, mantê-lo sempre atualizado garante que está em dia com as novidades e novas práticas de cybercrimes. Dessa forma, os seus documentos estarão sempre sob a melhor proteção!

6- Treinamento de funcionários

Por fim, mas não menos importante: informe seus funcionários sobre as práticas de segurança de documentos e os riscos associados ao manuseio inadequado de dados. Incentive-os a relatar atividades suspeitas e a seguir os procedimentos de proteção estabelecidos. Garantir que seus funcionários estão treinados e atualizados com boas práticas é essencial para garantir a segurança de informações sensíveis.

Destaque: conte com nosso serviço de guarda e digitalização de documentos

Implementar práticas de segurança de documentos pode ser desafiador, especialmente para organizações com grandes volumes de papelada. Por isso, se você está preocupado com a segurança de informações sensíveis, fale conosco! A Destaque conta com serviços de guarda de documentos e digitalização. Combinando tecnologia avançada e protocolos de segurança robustos, oferecemos uma solução abrangente para proteger e gerenciar os documentos importantes manuseados pela sua empresa. Os documentos digitalizados são armazenados em um ambiente protegido por criptografia de ponta.

Além disso, nosso software de gerenciamento de documentos oferece recursos avançados de controle de acesso e rastreamento de atividades. Dessa forma, permite que você monitore quem acessa os documentos e o que fazem com eles. Conte com o McFile!

Entre em contato conosco agora mesmo e garanta um maior nível de segurança para seus documentos!