Veja 5 razões para migrar do arquivo físico para gestão eletrônica!

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Atenção, gestor! Já pensou que é possível otimizar a guarda e o gerenciamento de arquivos na sua empresa? Pois é, seja para um escritório de advocacia ou área de RH, existem formas de melhorar a organização e garantir maior facilidade e funcionalidade na procura de um registro específico. Uma dessas soluções é digitalizar esses documentos. Já pensou nisso? Neste artigo da Destaque, apresentamos as principais razões que levam as empresas a migrar do arquivo físico para gestão eletrônica de documentos. Quer saber quais são elas? Nós contamos. Veja a seguir!

Confira os motivos para migrar do arquivo físico para gestão eletrônica!

Na era digital, a gestão eficiente da informação de uma empresa, de seus clientes e funcionários é uma vantagem competitiva. Enquanto há algum tempo o arquivo físico foi o padrão, hoje a gestão eletrônica oferece uma gama de benefícios que não apenas servem para simplificar as operações, mas também provém maior produtividade e agilidade nos processos. Assim, garante benefícios e diferenciais à empresa.

A seguir, destacamos as principais vantagens de migrar do arquivo físico para gestão eletrônica de documentos. Veja!

1- Eficiência e competitividade

Como dito anteriormente, dentre as principais razões pelas quais é interessante investir na gestão digital de documentos é a maior eficiência. Isso porque permite que você localize e organize os arquivos com maior facilidade e rapidez, reduzindo gasto de tempo com tarefas repetitivas e podendo focar em atividades realmente importantes no seu ramo. Assim, ainda garante um diferencial competitivo: nem todas as empresas contam com isso. Por isso, você obtém uma solução mais rápida e assegura agilidade em suas atividades e para seus clientes.

2- Acesso facilitado

Com a gestão eletrônica, outra vantagem é que os documentos sob o domínio da sua empresa ficam disponíveis instantaneamente com apenas alguns cliques, desde o momento em que são digitalizados. Não há mais aquela busca interminável ou perda de tempo na procura por algum arquivo. Ademais, a acessibilidade global permite que funcionários em diferentes locais ou em trabalho remoto acessem os documentos necessários. Você pode acessar em qualquer dispositivo. Basta ter autorização! Isso também contribui para o aumento da colaboração da equipe e obter maior eficiência.

3- Melhor aproveitamento do espaço físico

Também é importante destacar que uma das razões para migrar o arquivo físico para gestão eletrônica é que permite o maior aproveitamento do espaço físico. O chão e aquela sala de documentos não vão mais ficar ocupados como antes. Com a digitalização, você permite um uso melhor do ambiente, que pode se tornar mais tranquilo para locomoção e interação da equipe. Ainda pode otimizar o uso das salas de arquivos, que tal?

4- Alterações e revisões rastreáveis

E se alguém fizer alguma alteração em um documento importante? O que fazer? Você sabe qual foi o ajuste e quem o fez, e como estava o arquivo antes? Pois é, já pensou que dor de cabeça isso poderia gerar? Com a gestão digital isso não acontece! Todas as alterações e revisões são rastreáveis. Portanto, se for necessário, você consegue identificar quem fez qual alteração e ainda consegue reverter para como era antes em caso de erros. Evite confusões com a sua equipe e com seus clientes!

5- Cibersegurança

Apesar do acesso facilitado aos documentos, nem todos podem visualizar eles. Sim, você consegue acessar em qualquer lugar, desde que tenha autorização! A migração do arquivo físico para gestão eletrônica permite que você defina quem pode acessar os documentos e quem pode modificá-los, dentre outras ações. A segurança é garantida!

Além disso, com um bom sistema de gestão, você ainda obtém uma proteção reforçada contra hackers e outros invasores. O software McFile, por exemplo, oferece uma digitalização criptografada dos documentos. As informações ficam, então, ainda mais protegidas de pessoas e sistemas maldosos.

Entre em contato com a Destaque!

Está convencido de que migrar do arquivo físico para gestão eletrônica de documentos é o ideal para a sua empresa? Então, fale conosco! A Destaque conta com um sistema próprio que pode ser a solução ideal para a sua empresa, o McFile for Dynamics BC 365. Fazemos a digitalização dos documentos e oferecemos o software para você gerir como achar melhor. Garantimos adequação à LGPD e ao Decreto nº 10.278/2020. Contamos com uma equipe qualificada, além de certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.

Não espere mais, faça a transição hoje e colha os benefícios de uma gestão de documentos mais inteligente e eficaz. Entre já em contato!