Segurança de dados na gestão documental: práticas para proteger dados

Sharing is caring!

Segurança de Dados na Gestão Documental: Melhores práticas para proteger informações sensíveis e evitar vazamentos de dados.

A gestão documental desempenha um papel crucial em organizações de todos os tamanhos. Ajuda no armazenamento, organização e controle de acesso às informações importantes. No entanto, à medida que mais dados são digitalizados e armazenados eletronicamente, a segurança dessas informações torna-se uma preocupação crescente. Vazamentos podem resultar em danos significativos à reputação, perdas financeiras e até mesmo implicações legais. Então, fica a pergunta: quais práticas devem ser adotadas para garantir a segurança de dados na gestão documental? A Destaque explica!

Neste artigo, ofereceremos recomendações para você proteger informações sensíveis e evitar vazamentos da sua empresa. Quer saber mais? Confira a seguir!

Como garantir a segurança de dados na gestão documental?

1) Digitalização de documentos

Primeiramente, vamos falar da digitalização. Transformar os documentos físicos em modelos digitais é uma etapa crucial do processo de aumentar a proteção das informações que uma empresa obtém. Seja da área jurídica ou financeira, dentre outras, é importante, uma vez que:

• evita perdas de documentos;

• a pessoa que deseja acessar precisa ser autorizada.

Na Destaque, por exemplo, seguimos a LGPD e o decreto nº 10.278/2020. Assim, garantimos uma validade legal para os documentos.

Além disso, ao converter documentos físicos em formatos digitais, as organizações podem reduzir custos, economizar espaço físico, facilitar o acesso às informações e melhorar a eficiência operacional. Dessa maneira, torna o processo de gerenciamento de documentos algo mais ágil e seguro.

2) Controle de acesso

Outra forma de garantir maior segurança de dados na gestão documental é incluindo práticas para moderar o acesso interno a informações. Ou seja, só pessoas autorizadas podem visualizar determinados documentos, e precisam passar por algumas etapas para isso. Dessa forma, você assegura proteção contra invasões.

O ideal é adotar um sistema de controle que restrinja o acesso apenas aos funcionários autorizados. Além disso, a autenticação de múltiplos fatores (MFA) pode adicionar mais uma camada de segurança.

3) Manter-se atualizado sobre as regulamentações 

Mantenha-se atualizado sobre as regulamentações de privacidade de dados! Com o constante surgimento de novas leis, como a LGPD no Brasil, as organizações precisam garantir que suas práticas de gestão de dados estejam alinhadas. Por isso, é essencial que na gestão de documentos sejam implementadas medidas de segurança adequadas, o cumprimento de requisitos de notificação e a obtenção de consentimento para o processamento de informações. 

Manter-se atualizado sobre essas atualizações não apenas ajuda a evitar penalidades legais, mas também demonstra um compromisso com a proteção da privacidade e segurança dos dados dos clientes.

4) Utilização de backup

Ademais, a utilização de backups, bem como armazenamento da nuvem, são essenciais para quem deseja garantir a segurança de dados na gestão documental. Fazendo backups regulares, você assegura que nenhum documento ou informação sensível seja perdida. Assim, evita problemas legais. 

Você pode fazê-lo tanto na nuvem quanto em aparelhos físicos, específicos para isso. Porém, atenção: é interessante que você faça backup nos dois, pois, esses equipamentos podem ser danificados. Para evitar perdas, então, opte por guardar essas informações também no meio digital.

5) Uso de um sistema especializado

E você já pensou em contar com um sistema especializado para te ajudar na regularidade dos seus processos de armazenamento? Um software de gestão de documentos pode ser essencial para a sua empresa! Essa solução permite que você armazene e organize arquivos e informações, ao mesmo tempo que garante um controle de acesso de qualidade. Garanta uma organização otimizada e protegida!

Com o sistema, apenas pessoas autorizadas podem visualizar e modificar os documentos, bem como garante maior nível de segurança em relação a invasões de hackers, dentre outros benefícios. Se você busca meios de garantir a segurança de dados na sua organização, essa é a melhor solução!

Garanta segurança de dados na gestão documental com ajuda da Destaque!

Você já conhece a Destaque? Somos uma empresa especializada na gestão de documentos. Desde 1998, atuamos com profissionais qualificados e soluções eficientes para nossos clientes. Desejamos entregar soluções inteligentes e seguras para a organização de documentos físicos e digitais. Somos a primeira empresa de gestão e guarda documental certificada ISO 27001.

Quer garantir eficiência, otimização e segurança de dados na gestão documental? Fale conosco!