Descubra a relação entre gestão documental para empresas e compliance!
Data de Publicação: 7 de março de 2024
A gestão documental para empresas é uma parte essencial, especialmente quando se trata de cumprir regulamentações e leis específicas do setor. Além de garantir a conformidade, também melhora a eficiência operacional e reduz riscos. Por isso, no mundo empresarial, onde estar em conformidade com as normas é importante, contar com uma abordagem eficaz para armazenamento, organização e acesso documental é fundamental.
Neste artigo, a Destaque explica como a gestão documental para empresas pode ser uma ferramenta poderosa para garantir o compliance da sua empresa, e como ajuda com o cumprimento das regulamentações e leis. Quer saber mais? Confira a seguir!
O que é compliance?
De forma resumida, quando falamos de compliance, nos referimos a um termo que é utilizado para descrever a conformidade e o cumprimento de leis, regulamentos, normas, políticas internas e padrões éticos em uma determinada organização ou setor. Ou seja, refere-se ao compromisso da empresa em questão de agir em conformidade com as leis. Ainda, pode ajudar na adesão de padrões éticos e princípios de governança corporativa.
Mas, por que é tão importante? As práticas de compliance visam garantir que as organizações operem dentro dos limites legais e éticos. Dessa forma, minimiza riscos legais, financeiros e reputacionais. O compliance, então, entra como sistema útil para a promoção de uma cultura organizacional mais integrada, transparente e responsável, e ainda evita que empresas levem multas ou penalidades, por exemplo.
Como a gestão documental para empresas auxilia no compliance?
Podemos dizer que compliance e gestão documental para empresas são complementares. Com a necessidade de manter a conformidade regulatória, de normas, políticas de proteção de dados, entre outros fatores, a organização de arquivos e informações importantes se torna essencial!
A gestão permite que os funcionários acessem, arquivem e mexam nos documentos da empresa de forma ligada às políticas de compliance, tanto da empresa quanto da legislação. Isso porque, com um processo de gestão documental para empresas adequado há:
- maior controle de acesso às informações sensíveis – só pessoas autorizadas podem visualizar;
- a possibilidade de manter registros detalhados de todas as transações, políticas e procedimentos realizados, importante se houver investigação;
- facilidade para monitorar e auditar atividades relacionadas a documento, identificando facilmente qualquer desvio de conformidade.
Ainda, com uma empresa que oferece gestão de documentos físicos, ainda é possível garantir a conformidade total: todos os arquivos que ainda são importantes podem ser visualizados e organizados, sendo armazenados pelo tempo necessário. Ainda podem ser digitalizados, para que em qualquer caso seja possível acessá-los.
Com uma gestão documental para empresas de qualidade, é possível garantir o máximo de conformidade em relação às políticas de compliance!
Conheça a Destaque!
Já pensou em contar com ajuda para garantir uma boa gestão documental para empresas, qualificada e eficiente, e que garanta a conformidade com leis e regulamentações? A Destaque pode ajudar! Somos uma empresa especialista no armazenamento e organização de documentos e arquivos, físicos e digitais. Contamos com um software completo e de qualidade que pode te ajudar nessa tarefa de assegurar o compliance na empresa. Com nosso sistema, você não só automatiza algumas tarefas, como também aumenta o nível de segurança da informação, garante a conformidade com regulamentações e facilita a integração de dados entre as equipes.
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