Descubra a relação entre gestão documental para empresas e compliance!

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A gestão documental para empresas é uma parte essencial, especialmente quando se trata de cumprir regulamentações e leis específicas do setor. Além de garantir a conformidade, também melhora a eficiência operacional e reduz riscos. Por isso, no mundo empresarial, onde estar em conformidade com as normas é importante, contar com uma abordagem eficaz para armazenamento, organização e acesso documental é fundamental. 

Neste artigo, a Destaque explica como a gestão documental para empresas pode ser uma ferramenta poderosa para garantir o compliance da sua empresa, e como ajuda com o cumprimento das regulamentações e leis. Quer saber mais? Confira a seguir!

O que é compliance?

De forma resumida, quando falamos de compliance, nos referimos a um termo que é utilizado para descrever a conformidade e o cumprimento de leis, regulamentos, normas, políticas internas e padrões éticos em uma determinada organização ou setor. Ou seja, refere-se ao compromisso da empresa em questão de agir em conformidade com as leis. Ainda, pode ajudar na adesão de padrões éticos e princípios de governança corporativa.

Mas, por que é tão importante? As práticas de compliance visam garantir que as organizações operem dentro dos limites legais e éticos. Dessa forma, minimiza riscos legais, financeiros e reputacionais. O compliance, então, entra como sistema útil para a promoção de uma cultura organizacional mais integrada, transparente e responsável, e ainda evita que empresas levem multas ou penalidades, por exemplo. 

Como a gestão documental para empresas auxilia no compliance?

Podemos dizer que compliance e gestão documental para empresas são complementares. Com a necessidade de manter a conformidade regulatória, de normas, políticas de proteção de dados, entre outros fatores, a organização de arquivos e informações importantes se torna essencial!

A gestão permite que os funcionários acessem, arquivem e mexam nos documentos da empresa de forma ligada às políticas de compliance, tanto da empresa quanto da legislação. Isso porque, com um processo de gestão documental para empresas adequado há:

• maior controle de acesso às informações sensíveis – só pessoas autorizadas podem visualizar;

• a possibilidade de manter registros detalhados de todas as transações, políticas e procedimentos realizados, importante se houver investigação;
• facilidade para monitorar e auditar atividades relacionadas a documento, identificando facilmente qualquer desvio de conformidade.

Ainda, com uma empresa que oferece gestão de documentos físicos, ainda é possível garantir a conformidade total: todos os arquivos que ainda são importantes podem ser visualizados e organizados, sendo armazenados pelo tempo necessário. Ainda podem ser digitalizados, para que em qualquer caso seja possível acessá-los.

Com uma gestão documental para empresas de qualidade, é possível garantir o máximo de conformidade em relação às políticas de compliance!

Conheça a Destaque!

Já pensou em contar com ajuda para garantir uma boa gestão documental para empresas, qualificada e eficiente, e que garanta a conformidade com leis e regulamentações? A Destaque pode ajudar! Somos uma empresa especialista no armazenamento e organização de documentos e arquivos, físicos e digitais. Contamos com um software completo e de qualidade que pode te ajudar nessa tarefa de assegurar o compliance na empresa. Com nosso sistema, você não só automatiza algumas tarefas, como também aumenta o nível de segurança da informação, garante a conformidade com regulamentações e facilita a integração de dados entre as equipes. 

Então, não deixe sua empresa exposta ao risco! Entre em contato conosco hoje mesmo para descobrir como nosso software de gestão de documentos pode ajudar a sua empresa a atingir níveis mais altos de compliance e eficiência operacional. Fale já com a nossa equipe!