Saiba como implementar a Gestão Eletrônica de Documentos em empresas!

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A gestão eficiente de documentos é uma parte crucial de qualquer negócio. Isto é, independentemente do tamanho. No entanto, para pequenas e médias empresas, o desafio de lidar com uma grande quantidade de documentos pode ser ainda maior devido a recursos limitados. É aqui que a solução de implementar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) se torna interessante! Surge como uma solução moderna e acessível que permite a essas empresas organizar e acessar arquivos e informações importantes de forma mais eficiente. 

Neste artigo, a Destaque explica como começar a implementar o GED e quais ferramentas podem ser mais acessíveis para pequenas e médias empresas. Confira a seguir!

Como implementar a Gestão Eletrônica de Documentos?

Basicamente, a gestão de documentos consiste em um conjunto de ações que, juntos, tem como objetivo armazenar e organizar arquivos em geral. Permite que as informações fiquem guardadas de forma segura e fácil de achar, quando for necessário acessá-las. Por isso, se torna tão importante. Mas, como incluir em pequenas e médias empresas? Veja a seguir as dicas da Destaque para implementar a Gestão Eletrônica de Documentos!

1- Avalie suas necessidades

Antes de escolher qualquer ferramenta ou software, é importante entender quais são as necessidades específicas da sua empresa. Quais recursos ela precisa para fazer um gerenciamento de documentos eficiente. Para isso, considere:

• os tipos de documentos que serão gerenciados;
• a frequência de acesso a eles;
• adequação de requisitos de segurança e conformidade, entre outros aspectos que você pode considerar ser importantes.

2- Pesquise as opções disponíveis

Depois, para implementar a Gestão Eletrônica de Documentos também é importante conhecer as suas opções. Existem muitas ferramentas e softwares de GED no mercado. Portanto, se torna fundamental que você faça uma pesquisa cuidadosa. Observe as vantagens e desvantagens, e qual oferece os recursos que a sua empresa precisa. Assim, você consegue comprar e encontrar aquele que melhor se adapta às demandas e recursos da sua empresa, seja ela de pequeno ou médio porte. 

Considere fatores como custo, recursos oferecidos, facilidade de uso e integração com outros sistemas da empresa.

Atenção: lembre-se de que a questão é encontrar a opção que oferece o melhor valor e funcionalidades para sua empresa. Pense no conjunto custo-benefício.

3- Planeje a migração de documentos

Já sabe qual o melhor sistema para a sua empresa? Então, agora chegou a hora de migrar os documentos. Se você já possui documentos físicos ou arquivos digitais, será necessário planejar como migrá-los para o novo sistema. 

Para isso, você irá precisar:

• scanear e digitalizar os documentos físicos;
• organizar os arquivos digitais já existentes e os novos;
• definir a estrutura mais adequada ao seu negócio, em pastas ou categorias, no novo sistema.

Atenção! Nesse momento de ver os documentos e migrar, é a hora ideal para reavaliar os arquivos existentes, principalmente os físicos. Todos eles realmente ainda precisam permanecer, ou alguns podem ser descartados? Aproveite para reavaliar, junto ao seu pessoal!

4- Treine sua equipe e estabeleça padrões

Uma vez configurada a sua nova ferramenta de gestão eletrônica, é importante treinar sua equipe. Eles precisam saber como usá-la de forma eficaz! Isto é, desde como enviar, acessar e organizar documentos, até as políticas e procedimentos de segurança relacionados ao novo sistema, dentre outros.

Também é importante estabelecer políticas e procedimentos de uso para implementar a Gestão Eletrônica de Documentos com sucesso e garantir o uso eficiente e qualificado a longo prazo. Para isso, defina alguns padrões de armazenamento, como nome de arquivos. Também é importante estabelecer como os documentos devem ser acessados e gerenciados. Isso pode incluir políticas de segurança de dados, controle de acesso, entre outros.

5- Avalie e ajuste conforme necessário

Conseguiu implementar a Gestão Eletrônica de Documentos? Uma dica fundamental é realizar avaliações periódicas. Isto é, utilizando o sistema e questionando seus colaboradores, usuários regulares do software. Algo precisa mudar? Está tudo certo? Essa análise ajuda a garantir que o sistema esteja realmente atendendo às necessidades da sua empresa e, caso contrário, que seja possível fazer ajustes para melhorar o trabalho na organização.

Quais ferramentas uma empresa de pequeno porte precisa para fazer a gestão de documentos?

Como já citamos anteriormente, o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos pode ser a melhor saída para essas empresas. Mas, por quê? Basicamente, porque oferecem a opção de scanear e gerenciar todos os documentos em um só lugar: no meio digital. Todos os dados ficam em um espaço de fácil e simples acesso.

Além disso, também é importante garantir:

• armazenamento na nuvem – evita perdas de documentos ou de alterações feitas em algum arquivo;
• gestão de documentos físicos – nós sabemos que nem todos os documentos podem ser digitalizados. As vezes não faz sentido, ou se torna melhor manter as duas versões. Nesse caso, contar com uma empresa que faça essa gestão pode ser uma ótima ferramenta para evitar perdas de informações.

Conte com a Destaque!

Está em busca de ajuda para implementar a Gestão Eletrônica de Documentos? A Destaque te ajuda! Somos uma empresa de gestão documental física e digital. Contamos com uma equipe experiente para tirar suas dúvidas e auxiliar em quaisquer questões. Oferecemos a digitalização de documentos físicos, bem como um software de gestão de documentos completo, com todas as ferramentas que sua empresa de pequeno ou médio porte possa precisar, e guarda de arquivos físicos ativos e inativos.

Aqui na Destaque, obtemos com certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018. Fale conosco e conte com uma empresa que oferece qualidade e segurança!