Como escolher o serviço de armazenamento de documentos para a empresa?

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Em um mundo cada vez mais digital, a gestão eficaz de arquivos e informações é crucial para o sucesso de qualquer negócio. Nesse processo, escolher o serviço certo de armazenamento de documentos para a empresa pode ser uma tarefa desafiadora. Afinal, hoje, existe uma variedade de opções disponíveis. Por isso, pensando em ajudar você e sua marca, a Destaque preparou este guia para te auxiliar na identificação dos principais fatores que devem ser considerados na hora de escolher uma empresa. Veja abaixo!

Armazenamento de documentos para a empresa: como escolher o serviço certo?

O armazenamento de documentos para a empresa é essencial porque garante organização, acessibilidade e segurança das informações críticas. Um sistema eficaz permite localizar rapidamente contratos, faturas e relatórios, economizando tempo e aumentando a eficiência operacional do seu negócio. Além disso, ainda protege dados sensíveis contra invasões, garante o comprimento da LGPD, dentre outros benefícios.

A seguir, apresentamos alguns itens que são essenciais para uma boa gestão de documentos. Continue lendo e confira os pontos que você precisa ficar atento na hora de escolher o provedor do serviço para a sua empresa!

Segurança

A segurança dos documentos deve ser a principal prioridade ao escolher um serviço de armazenamento. Arquivos empresariais frequentemente contêm informações sensíveis e confidenciais que precisam de proteção contra acessos não autorizados e violações de dados, como invasões e ataques hackers. Sendo assim, torna-se essencial verificar se o serviço oferece criptografia de dados tanto em trânsito quanto em repouso. Certificações de segurança, como ISO 27001, também são indicadores importantes de que o provedor segue padrões reconhecidos de segurança.

Capacidade de armazenamento

A capacidade de crescer junto com a sua empresa é um fator essencial. Você deve considerar não apenas suas necessidades atuais, mas também o crescimento futuro. Por isso, contar com uma empresa que provém um serviço de guarda de documentos com flexibilidade para ajustar a capacidade conforme necessário é ideal. É importante entender os custos associados ao aumento de armazenamento e garantir que ofereça a capacidade adequada para a sua empresa e possibilidade de expansão futura das operações.

Recuperação de dados e Backup

A perda de dados pode ser devastadora para uma empresa; por isso, é essencial ter um plano robusto de backup e recuperação de dados. Verifique se os backups são realizados regularmente e se o processo de recuperação é simplificado para restaurar dados quando necessário. Políticas claras sobre a retenção de dados, ou seja, por quanto tempo os dados são mantidos, também são importantes. Assim, você garante que pode recuperar informações antigas se necessário.

Conformidade legal

Empresas devem estar em conformidade com diversas regulamentações de proteção de dados. No Brasil, existe a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados. Certifique-se de que o provedor de armazenamento de documentos para a empresa está consoante as leis e regulamentações aplicáveis. Garanta que a empresa esteja protegendo o seu negócio de possíveis penalidades legais.

Acessibilidade e facilidade de uso

A capacidade de acessar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento é vital para a eficiência operacional. Isto é, especialmente em ambientes de trabalho remoto ou híbrido. Uma interface intuitiva é crucial, pois um sistema fácil de usar reduz o tempo de treinamento e aumenta a produtividade. A compatibilidade com dispositivos móveis é outro fator a ser considerado, permitindo acesso aos documentos em movimento. Além disso, a integração com outros sistemas empresariais, como ERP e CRM, pode centralizar operações e dados, facilitando a gestão e o acesso às informações. Também é interessante ter a capacidade de criar um inventário, para poder garantir o fácil acesso e escaneabilidade dos documentos.

Entenda as suas necessidades

Antes de escolher um serviço de armazenamento de arquivos, é fundamental entender as necessidades específicas do seu negócio. Avalie o volume e os tipos de documentos que sua empresa gera, a frequência de acesso e o nível de colaboração necessária. Considere a estrutura da equipe e práticas de trabalho, especialmente se há trabalho remoto ou colaboração em tempo real. Além disso, leve em conta as exigências de conformidade e segurança da sua indústria. Garanta a conformidade com as regulamentações. Compreender essas necessidades ajudará a escolher uma boa solução de armazenamento de documentos para a empresa.

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Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.