Veja as regulamentações na guarda de documentos e garanta conformidade

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No ambiente empresarial, a guarda de documentos é uma responsabilidade crucial. Diversas leis e regulamentações determinam como esses documentos devem ser armazenados e por quanto tempo, visando proteger informações sensíveis e garantir a integridade dos registros. Você sabe quais são elas? Neste artigo, a Destaque explora as principais normas e regulamentações na guarda de documentos e como nosso serviço pode ajudar sua empresa a garantir total conformidade. Confira!

Principais regulamentações na guarda de documentos

LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais

A LGPD, de 2019, é uma legislação que regula o tratamento de dados pessoais no Brasil. Basicamente, ela estabelece um conjunto de normas claras para a coleta, armazenamento, uso e compartilhamento de informações pessoais pelas empresas. O objetivo é garantir que os dados pessoais sejam tratados de maneira transparente, ética e segura, respeitando a privacidade dos indivíduos e seus direitos de autonomia sobre suas informações pessoais. 

Essa regulamentação incentiva práticas responsáveis por parte das organizações ao colherem esses dados.

Período de guarda de documentos

Acerca do período de guarda, existe um tempo pré-estabelecido por lei, em regulamentação, que explicita o período de guarda de documentos mantidos pela organização. Isso porque a empresa pode receber visita do Fisco, que solicitará o documento. Caso não o tenham mais, se tiver sido descartado, podem receber penalidades, como multas.

A definição do período de guarda varia conforme o tipo de documento e a legislação aplicável. Por exemplo, os documentos fiscais devem ser armazenados pelo período de cinco anos, enquanto contratos podem exigir guarda por períodos mais longos. Uma ferramenta útil que pode auxiliar no controle desses períodos, para saber quando não é preciso mantê-los mais é a Tabela de temporalidade de documentos.

Legalidade dos documentos digitalizados

Por sua vez, temos o Decreto 10.278. Emitido em março de 2020, é uma medida significativa que moderniza a digitalização de documentos públicos e privados. Ele estabelece técnicas e requisitos para assegurar que documentos digitalizados possam ter os mesmos efeitos legais que seus originais físicos. Isso não apenas facilita a transição para o ambiente digital, com a digitalização de documentos, mas também promove maior acessibilidade aos documentos e agilidade nos processos administrativos. Aumenta o nível de segurança, reduz riscos de perdas e danos irreversíveis e torna o acesso aos arquivos mais eficiente.

Quais são as certificações importantes para as regulamentações na guarda de documentos?

Agora que você já conhece as principais regulamentações na guarda de documentos, pode estar se perguntando: mas, como posso garantir que a empresa que eu contratei atende a essas leis? A resposta é: com as certificações! Elas são provas de que a empresa em questão está seguindo as regras para guarda de documentação.

A Destaque, por exemplo, é uma empresa especializada nos serviços de guarda de documentos, tanto físicos quanto digitais, e possui esses atestados. Nós contamos com as seguintes certificações:

1. ISO 9001 – estabelece requisitos para garantir que há um sistema de gestão empresarial de qualidade. Assegura que os processos utilizados na gestão de documentos sejam eficazes, consistentes e atendam às expectativas dos clientes e às regulamentações aplicáveis;
2. ISO 27001 – especifica requisitos para estabelecer, implementar, manter e melhorar um sistema de gestão de segurança da informação em organizações. Essa certificação é crucial para proteger a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações nos arquivos armazenados;
3. ISO 27018 – uma extensão da anterior, tem como foco a proteção de dados em ambientes de nuvem. Define diretrizes para a proteção de informações pessoais armazenadas em ambientes digitais, garantindo conformidade com as leis de privacidade de dados.

Quer garantir conformidade com as regulamentações na guarda de documentos? Conte com a Destaque!

A Destaque é uma empresa completa em gestão de documentos e arquivos físicos e digitais. Nossas soluções oferecem tecnologia de ponta e expertise para digitalização e armazenamento seguro. Assim, assegurando que a guarda de seus documentos atenda às normas legais com eficiência e confiança. 

Entre em contato hoje mesmo e saiba mais sobre como podemos ajudá-lo!