Saiba quanto tempo deve-se fazer a guarda de documentos da empresa!
Data de Publicação: 8 de outubro de 2018
Independentemente do tamanho ou segmento de uma empresa, com o decorrer dos anos o acúmulo de documentos é inevitável devido às atividades desenvolvidas. No entanto, a longo prazo, o acervo pode afetar o cotidiano das empresas. Portanto, torna-se importante saber por quanto tempo deve-se fazer a guarda de documentos da empresa.
Você sabe qual é o período ideal para manter ou descartar documentos? Neste artigo, a Destaque ajuda a esclarecer. Confira a seguir!
Qual o tempo para a guarda de documentos da empresa?
Realizar um controle para verificar por quanto tempo deve-se fazer a guarda de documentos da empresa é uma tarefa necessária, mas que também pode ser difícil de se estruturar e colocar em prática. Isto é, devido a dois motivos: o primeiro refere-se à quantidade de documentos acumulados nas empresas e, no segundo momento, devido ao desconhecimento do tempo de guarda dessa documentação.
As empresas possuem muitas dúvidas em relação aos documentos que fazem parte do fluxo informacional dos departamentos. Na maioria das vezes, são mantidos em seus arquivos documentos que não são mais necessários e, que devido à legislação, poderiam ser eliminados. Dessa forma, a empresa ganharia em relação à otimização do espaço físico.
Mas sabemos também que, em muitas situações, as empresas optam por não eliminar nenhum tipo de documento porque não se sentem seguras. Sempre há o receio de que sejam eliminados documentos que ainda podem ser úteis à empresa. Dessa forma, uma eliminação realizada de maneira indiscriminada pode acarretar grandes prejuízos financeiros.
Pensando nisso, a seguir apresentamos melhor a tabela que pode lhe ajudar!
Configuração da tabela de temporalidade
Para ajudar na destinação adequada dos documentos existe um instrumento que ajuda, de maneira decisiva, a melhorar e evitar o acúmulo de documentos que não são mais necessários à empresa. Esse instrumento é a Tabela de Temporalidade Documental (TTD).
O propósito da Tabela é gerenciar de maneira eficiente e segura o volume de documentos, retendo na empresa apenas aqueles essenciais para as atividades corporativas. Essa ferramenta é fundamental para estabelecer os prazos de guarda de documentos. Determina quanto tempo cada tipo de documento deve permanecer nas instalações da empresa.
Os prazos definidos são fruto de pesquisas aprofundadas em legislações específicas, abrangendo as esferas estadual, federal e municipal. Ao analisar a legislação vigente, é possível determinar o tempo de vida útil de cada documento, eliminando a arbitrariedade na definição dos períodos de guarda de documentos da empresa.
Portanto, o tempo de retenção dos documentos não é estipulado de forma aleatória, mas sim com base em parâmetros sólidos fundamentados na legislação. Assim, atende às exigências legais e fiscais, assegurando que a destruição dos documentos seja conduzida de maneira segura e em conformidade com as normas vigentes.
Como estabelecer o prazo de arquivamento dos documentos?
1 – Classificação dos documentos
No processo de desenvolvimento da Tabela de Temporalidade, os documentos passam por uma análise detalhada, não apenas para determinar seu tempo de vida útil, mas também para avaliar a frequência com que são consultados pela empresa. Esses documentos são categorizados na tabela de temporalidade em três grandes grupos:
1) arquivo corrente: são englobados nessa categoria aqueles documentos que ainda são frequentemente utilizados pela empresa. Por terem uso frequente, essa documentação precisa ficar armazenada em locais que sejam de fácil acesso para as pessoas que fazem uso dessa documentação no desenvolvimento de suas atividades;
2) arquivo intermediário: são englobados nessa categoria aqueles documentos que não são mais utilizados nas rotinas das empresas de forma frequente, mas, que ainda podem ser necessários em eventuais necessidades. Por não ser mais consultada de maneira frequente, essa documentação pode ser abrigada em alguma sala que é destinada à armazenagem dos arquivos;
3) arquivo permanente: os documentos considerados como permanentes relacionam-se à memória da empresa. Possuem, portanto, valores históricos e não mais valores legais e/ou fiscais porque não são mais usados para atender alguma demanda, mas desempenham papel de destaque, pois são capazes de traçar a trajetória da empresa.
Cabe ressaltar que, devido às tecnologias digitais, muitos documentos nascem exclusivamente no suporte digital. Mas, mesmo que esses documentos sejam armazenados em arquivos físicos, tal como o papel, é necessário que essa documentação também esteja contemplada na tabela de temporalidade, porque não existem diferenças em relação à avaliação dos documentos.
2 – Desenvolvendo a tabela de temporalidade
A Tabela de Temporalidade deve contemplar todos os documentos que fazem parte das rotinas das empresas. Ela deve contemplar não apenas os documentos que são produzidos pela empresa, mas, também os documentos que as empresas recebem. Seja de clientes, fornecedores ou parceiros.
A partir da inclusão de todos os documentos na TTD, é possível melhorar o fluxo dos documentos corporativos, uma vez que toda a documentação receberá tratamento informacional adequado. Com o tratamento informacional adequado, as empresas diminuem os problemas relacionados ao tempo que é gasto para recuperar um documento que pode ser solicitado para atender algum tipo de demanda, independente de essa ser uma demanda interna ou externa da empresa. Ao manter a organização dos documentos, eles ficam mais fáceis de serem localizados, o que otimiza o tempo despendido para atender a uma demanda.
Além do estabelecimento dos prazos em que os documentos devem permanecer arquivados, é necessário que a Tabela contemple um espaço destinado a observações. Esse espaço tem como finalidade justificar e também orientar os usuários em relação às fontes de informações que foram utilizadas para definir o período de arquivamento e eliminação dos documentos.
A TTD, quando desenvolvida de maneira consistente, torna-se um instrumento de grande valia para todas as empresas. Isso porque contribui com a diminuição de investimentos financeiros em relação à infraestrutura destinada aos locais para abrigar a documentação originária das atividades da empresa. Dessa forma, contribuem para uma melhor eficiência administrativa.
Assim sendo, tabela de temporalidade responde à questão “Por quanto tempo deve-se fazer a guarda de documentos da empresa?”. Ela proporciona a existência do descarte seguro dos documentos.
3- Criando a comissão de trabalho da tabela de temporalidade
Porém, o desenvolvimento da tabela de temporalidade não é uma tarefa fácil. É necessário realizar algumas ações, tais como:
- conhecer os documentos que fazem parte das rotinas e processos da empresa;
- saber como são criados, manipulados e transmitidos dentro da empresa;
- criar uma equipe interdisciplinar para realizar pesquisas que verifiquem o tempo de guarda indicado para cada conjunto de documentos.
Então, competirá aos Membros da Comissão Permanente de Avaliação realizar visitas técnicas aos departamentos, além de elaborar e aplicar questionários e entrevistas com os colaboradores responsáveis pelos processos que são realizados na empresa. A tabulação desses dados será de fundamental importância para que a tabela de temporalidade seja desenvolvida de acordo com a estrutura administrativa da empresa.
Quais são os desafios do acúmulo de documentos?
O crescimento exponencial do volume de documentos é uma realidade enfrentada por empresas de todos os tamanhos e setores. Esse acúmulo, muitas vezes inevitável, traz consigo uma série de desafios que podem impactar significativamente o cotidiano empresarial. Dentre eles, podemos citar:
- dificuldade de localização. Pode resultar em perda de tempo;
- riscos legais e financeiros: a apresentação inadequada de documentos, seja durante uma auditoria fiscal ou em ações judiciais, pode resultar em penalidades legais e financeiras;
- consome espaço nas instalações, que causa a falta de otimização do espaço físico, gerando custos desnecessários;
- segurança da informação, pois o volume aumenta os riscos de exposição;
- desperdício de recursos de gestão que poderiam ser direcionados para atividades mais estratégicas;
- impacto na eficiência operacional.
Como a Destaque pode ajudar a otimizar a guarda de documentos da empresa?
Se este artigo despertou o seu interesse e você já está considerando otimizar a guarda de documentos da empresa, saiba que a Destaque está pronta para oferecer todo o suporte necessário. Trabalhamos com inventário e digitalização.
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