Chega de perder documentos. Veja como funciona a gestão documental!

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Você sabia que 7 mil documentos são perdidos por dia em empresas? E, além disso, você sabia que a forma com que os documentos são organizados pode determinar a qualidade e efetividade na execução e entrega de tarefas? Consequentemente, a empresa perde dinheiro e pode sofrer impactos ainda maiores dependendo da situação. Muitos processos são documentados diariamente nas empresas e exigem uma organização eficiente para que as informações sejam facilmente localizadas quando necessário. Para falar mais sobre o assunto e sobre como deve ser feito o armazenamento adequado dos documentos, a Destaque preparou esse artigo. No texto, explicamos o que é gestão documental, como ela funciona e quais os benefícios. Leia e comece a otimizar a busca por dados e rotina da sua empresa!

O que é gestão documental? 

De uma forma geral, a gestão documental, ou gestão de documentos, é o processo de administrar, organizar e controlar os documentos e informações de uma organização. Isso precisa ser feito de forma eficiente para garantir que os documentos estejam disponíveis quando necessários. 

Só para contextualizar, uma pesquisa da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) levantou um dado preocupante. A cada 12 segundos pelo menos um documento se perde nas empresas brasileiras. Ou seja, mais de 7 mil documentos são extraviados diariamente em todo o país! Somado a isso, os colaboradores perdem até duas horas por dia procurando documentos perdidos. Se colocarmos em proporções anuais, torna-se um mês inteiro perdido apenas procurando papéis. 

Assim, para que todos os documentos sejam facilmente acessíveis, estejam seguros contra perda ou dano, e em conformidade com regulamentos e requisitos legais, a gestão documental é essencial em empresas de todos os portes. A má gestão de documentos pode gerar uma série de prejuízos dependendo do grau de importância das perdas, como: 

• multas ou autuações do governo;
• uso de horas produtivas gastas em retrabalho;
• duplicidade de pagamentos de taxas, impostos e dívidas;
• problemas devido a regras e direito trabalhista;
• o dobro do preço pode ser pago para o governo e fornecedores caso seja solicitado um cupom fiscal e ele tenha sido perdido, assim não podendo ser verificado o pagamento;
• criação de uma imagem negativa para a empresa, perda de credibilidade e de clientes.

Como funciona?

Se uma empresa não implementa uma política de gestão documental para definir o ciclo de vida de toda a documentação organizacional, é difícil saber quando determinados documentos podem ser descartados ou quais devem ser guardados para fins de comprovação jurídica e fiscal. Para impedir isso ocorra é necessário um investimento e atenção maior no setor, eliminando as brechas que ofuscam o trabalho dos colaboradores. 

Para melhorar os processos e o sucesso do seu negócio, a gestão documental funciona da seguinte maneira: 

Apuração, sistematização e fragmentação

Um dos primeiros pontos é que os executores da organização documental devem preparar os arquivos de acordo com seu formato, tamanho e materiais. Logo depois, deve-se separar as informações conforme seu segmento ou objetivo.

Depois disso, com os dados adequadamente dissociados, é possível sistematizá-los para facilitar a guarda e a identificação consecutiva, assim como descartar os que não são necessários e realizar a digitalização do restante.

Guarda e organização do armazenamento físico

Com todos os arquivos separados e classificados corretamente, é recomendado realizar a devida organização em uma sala específica e apropriada, com um espaço adequado para armazenar os documentos e depois ser possível achá-los novamente sem dificuldades e de modo rápido. Inclusive, ter uma boa iluminação e ambiente arejado, com todas as condições naturais bem estruturadas, são importantes para garantir a preservação e a boa conservação das informações.

Digitalização

A digitalização de documentos tem sido um tema cada vez mais presente no ambiente empresarial. Ela contribui muito quando estamos nos referindo a organização, eficiência e qualidade, palavras vistas diariamente quando se trata de uma excelente gestão documental. Principalmente com os avanços tecnológicos e as disputas no mercado de trabalho. Sendo assim, quanto mais rápido as empresas estiverem adeptas a expandir as formas de gestão e aplicar novos métodos, esse será um diferencial no desenvolvimento e sucesso de negócio, garantindo benefícios, como: 

• maior produtividade da equipe;
•  melhoria no fluxo de trabalho;
• facilidade de pesquisas;
• maior economia;
• redução de espaço físico ocupado. 

Parâmetros de identificação dos arquivos

Se outros pontos em sua gestão documental estiverem alinhados e apresentarem uma organização adequada e com uma padronização, tudo pode ser encontrado de uma forma incrivelmente fácil e sem complicações no futuro. Por estes motivos, os arquivos devem ser organizados por data e ordem alfabética, bem como devem ser alocados de acordo com sua utilidade diária. Isso vale tanto para o armazenamento físico disponibilizado pela empresa como para os processos de digitalização em determinados documentos.

É importante destacar que, na Destaque, criamos diretrizes e políticas de acesso, assim como níveis de permissão de usuários  de acordo com cada grupo de colaboradores para que esteja liberado a saber sobre as informações da empresa. Além disso, a geração de novos dados e arquivos é diária e, então, o trabalho de organização de documentos deve seguir ativo.

Outro ponto de preocupação da nossa empresa é com a segurança. Implementamos medidas para proteger os documentos contra acesso não autorizado, perda de dados e outras ameaças. Contamos com as principais certificações da área:

• ISO 9001 (Gestão da Qualidade da Informação);
• ISO 2018 (Gestão da Segurança da Informação);
• ISO 27018 (norma de segurança da informação, sobre a privacidade em serviços de computação em nuvem).

Todo nosso trabalho é pautado em manter registros das atividades relacionadas aos documentos para fins de auditoria e garantir que a organização esteja em conformidade com regulamentos relevantes.

Quais os benefícios? 

Agora que você já sabe o que é como funciona a gestão documental, veja os principais benefícios do trabalho:

Depois de todos estes passos, entramos na parte de disponibilização aos usuários da sua empresa os arquivos físicos e digitais. Dessa forma, os colaboradores terão acesso à base de dados e poderão fazer consultas sempre que necessário. 

• acesso facilitado e rápido – documentos bem gerenciados são facilmente acessíveis através de sistemas de pesquisa e indexação economizando tempo;
• redução do espaço físico – a digitalização e o armazenamento eletrônico de documentos reduzem a necessidade de espaço físico para armazenamento de papel;
• colaboração melhorada – sistemas de gestão documental permitem o compartilhamento entre a equipe, com níveis de sigilo bem estruturados, independentemente da localização geográfica;
• segurança aprimorada – documentos digitais podem ser protegidos por medidas de segurança, como criptografia e controle de acesso;
• cumprimento legal e regulatório – a gestão documental ajuda as organizações a manter registros de acordo com requisitos legais e regulatórios, evitando penalidades e litígios;
• recuperação de desastres – a equipe com permissão a informação, pode facilmente copiar e armazenar os documentos eletrônicos em locais externos, garantindo segurança/proteção em caso de desastres naturais ou falhas no sistema;
• economia de tempo e recursos – automatização de processos reduz a necessidade de tarefas manuais demoradas;
• melhoria na tomada de decisões – o acesso rápido a informações precisas e atualizadas permite uma tomada de decisões mais informada e eficaz.
• redução de erros – ajuda a minimizar erros causados por documentos desatualizados, perdidos ou mal arquivados;
• sustentabilidade ambiental – documentos digitalizados reduzem o consumo de papel e recursos naturais, contribuindo para práticas mais sustentáveis;
• rastreabilidade e auditoria – os sistemas de gestão ajudam a rastrear atividades relacionadas a documentos, promovendo a transparência e a responsabilidade;
• flexibilidade – documentos eletrônicos podem ser facilmente atualizados, revisados e distribuídos.

McFile ajuda na gestão documental e é um diferencial Destaque!

Contratando os serviços da Destaque, você ainda pode contar com o software McFile. Ele possui armazenamento em nuvem e apresenta uma sucessão de proveitos, dos quais inclui máxima segurança de seus arquivos e sistematização superior a qualquer outro programa operacional existente.

Com o McFile você tem a certeza de que seus documentos serão guardados da melhor forma possível e poderá acessá-los com extrema praticidade e sem gerar dor de cabeça para ninguém. Ele também possibilita configurá-lo e limitar certos arquivos para determinados usuários selecionados, enquanto ao mesmo tempo, uma pasta se mostra visível para os demais colaboradores que possuem o acesso. Assim, você garante o controle sobre qualquer movimentação documental feita na sua empresa e monitora quem terá específicas permissões de acesso.

Por meio desse software é muito mais do que possível realizar as operações necessárias no cotidiano de seu negócio. 

Ele conta com inúmeras aplicabilidades, como a permissão a manipulação de qualquer informação digitalizada e inserção com o e-mail para a realização de todo o procedimento. Essas utilidades fazem imensa diferença no proceder das tarefas.

Além disso, quando falamos do McFile, temos ainda diversos documentos de segurança contidos no site, em forma de link, como: 

• política de privacidade;
• manual de segurança da informação;
• manual de anticorrupção;
• detalhamento técnico e segurança.

Melhore seus processos com a Destaque!

Agora que você sabe porque uma má gestão documental traz uma série de prejuízos que podem influenciar na hora de um cliente contactar seus produtos e/ou serviços, fale com a nossa empresa. 

A Destaque resolve esse e outros problemas de gestão de documentos físicos e digitais. Oferecemos os melhores serviços, com métodos de organização eficientes e que melhor se encaixem em seu negócio. Somamos ao todo mais de 25 anos ajudando negócios a se adequarem a leis e normas vigentes através do gerenciamento de dados. Entre em contato e invista no setor!