Entenda mais sobre a gestão sustentável de documentos!

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A busca por práticas mais sustentáveis tem levado empresas a revisarem seus processos internos, e a gestão de documentos é uma área que merece destaque. A digitalização não é apenas uma questão de eficiência, mas também uma forma de reduzir o impacto ambiental associado ao uso excessivo de papel e outros recursos, permitindo uma gestão sustentável de documentos.

Neste artigo, a Destaque explora como a gestão sustentável de documentos pode beneficiar tanto o meio ambiente quanto as operações empresariais. Confira a seguir!

O impacto ambiental da documentação em papel

O papel é um dos materiais mais consumidos no mundo corporativo, e sua produção tem um custo ambiental significativo. Desde o desmatamento até o uso intensivo de água e energia no processo de fabricação, o impacto é considerável. Além disso, a impressão de documentos também gera resíduos que muitas vezes não são reciclados adequadamente. Dessa forma, contribui para a poluição ambiental.

A digitalização e o futuro da sustentabilidade

A digitalização permite transformar documentos físicos em arquivos digitais. Assim, eliminando a necessidade de impressão e armazenamento físico.

Em resumo, a digitalização permite assinaturas eletrônicas, além de serem autenticadas e terem validade legal. Assim, elimina a necessidade de emitir documentos físicos para transações e contratos.

Desse jeito, ao optar pela digitalização e gestão sustentável de documentos, é possível obter economia de energia, pois elimina a necessidade de equipamentos como impressoras. Ademais, também resulta na redução do consumo de papel e diminuição de resíduos sólidos gerados por escritórios.

Ainda é possível dizer que a digitalização de documentos está alinhada com os princípios de ESG (Ambiental, Social e Governança). No aspecto ambiental, contribui para a redução do desmatamento e do desperdício de recursos. Também, promove um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente, além de reforçar a transparência e segurança no gerenciamento de informações. Empresas que integram a digitalização em suas práticas de ESG fortalecem sua reputação e demonstram compromisso com a sustentabilidade.

Outros benefícios da digitalização

Além de permitir uma gestão sustentável de documentos, a digitalização oferece outras vantagens. Dentre elas, podemos citar:

• redução custos, já que não há impressão;
• facilidade de encontrar e organizar documentos armazenados, com a escaneabilidade;
• evita o constante manuseio dos arquivos originais, reduzindo o desgaste natural e outros danos;
• possibilidade de ampliar e reduzir as dimensões do documento, tornando-o mais acessível. Facilita a leitura para todos.

Outras formas de conseguir uma gestão sustentável de documento

Você pode achar que está bom por aí. Mas, adotar uma gestão sustentável de documentos vai além da digitalização! Algumas iniciativas incluem:

• automatização de processos, com sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED);
• reciclagem de documentos físicos;
• conscientizar os funcionários sobre o impacto positivo das práticas sustentáveis no trabalho.

Conte com a Destaque para uma gestão sustentável de documentos!

A gestão sustentável de documentos é uma solução que beneficia tanto o meio ambiente quanto as organizações. Ao reduzir o consumo de recursos naturais e otimizar processos, as empresas podem diminuir sua pegada ecológica e ainda ganhar em produtividade e organização. 

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Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.