Destaque explica: como funciona a GED com um sistema de qualidade?

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A Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecida pela sigla GED, é um sistema que permite o armazenamento e gerenciamento de documentos digitais de forma eficiente e segura. Ela tem se tornado cada vez mais essencial para empresas que buscam melhorar a organização interna, reduzir custos e garantir a integridade das informações. Mas, como funciona a GED, na prática? A Destaque explica melhor neste artigo. Confira a seguir!

Como funciona a GED?

Como dito acima, quando falamos de GED, nos referimos ao uso de ferramentas digitais para gerenciar documentos em formato eletrônico. Dessa forma, como resultado e benefícios, é possível obter facilidade na busca e o acesso rápido a informações contidas nesses arquivos. Em geral, funciona da seguinte forma:

Digitalização

Na prática, o sistema GED é muito simples: tudo começa na digitalização. Ou seja, se um documento já não for originalmente feito no formato digital, a versão física deverá ser escaneada e transformada em formato digital (PDF ou JPEG, por exemplo). Para esse processo, são utilizados scanners de alta resolução. 

Indexação

Após ser escaneado, o documento passa por uma leitura no sistema de gestão escolhido, onde é indexado. Isso significa que informações importantes, como título, data, ou palavras-chave, são associadas ao arquivo. Isso ajuda no futuro, em um processo de localização do documento ou de alguma informação importante. Torna essa busca mais prática e simplificada.

Armazenamento digital

Após a digitalização e a indexação do documento, este é armazenado em um local seguro, que pode ser um servidor ou uma nuvem. Geralmente, em um servidor de armazenamento centralizado, onde todos os outros arquivos também ficarão guardados. Dessa forma, permite o acesso remoto e simultâneo por diferentes usuários autorizados. Esse é um dos principais aspectos de quando falamos sobre como funciona a GED.

O gerenciamento

Por fim, quando abordamos  como funciona a GED, não podemos deixar de falar sobre a funcionalidade principal: a gestão dos documentos, em si! A GED permite o gerenciamento de arquivos com funcionalidades como controle de versão, histórico de alterações e permissões de acesso. Isso garante que as informações estejam sempre atualizadas e que apenas pessoas autorizadas possam modificá-las.

Benefícios da GED

E, quais são os reais benefícios desse gerenciamento eletrônico? Veja os principais:

• acessibilidade – os documentos podem ser acessados por pessoas autorizadas a qualquer hora e de qualquer lugar;
• reduz a necessidade de manter o armazenamento físico de documentos;
• mantém um alto nível de segurança;
• permite fazer o backup – assegura a recuperação em casos de perda, dentre outros benefícios.

Destaque: entre em contato para garantir uma GED de qualidade!

Implementar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos é um passo estratégico para empresas que desejam otimizar seus processos e garantir a segurança de dados e informações sensíveis. Com a GED, a eficiência e a produtividade aumentam, ao mesmo passo que há redução de custos e riscos. A Destaque oferece ótimos serviços de digitalização e conta com o McFile, um software GED (Gestor Eletrônico de Documentos) de alta qualidade, que oferece excelência no processo de facilitar o gerenciamento e controle dos arquivos, com segurança. Além disso, garantimos apoio de profissionais qualificados e experientes para te ajudar em caso de dúvidas. Automatize seus processos!

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