Conheça os 5 principais motivos para usar software GED!

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O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é uma solução moderna e eficiente para empresas que precisam lidar com grandes volumes de informações. Ao usar um software GED, você transforma processos manuais em uma gestão digital mais organizada, segura e acessível, otimizando o tempo e os recursos da sua empresa. Neste artigo, a Destaque vai apresentar os cinco principais motivos para adotar essa tecnologia e mostrar como ela pode revolucionar a maneira como você lida com documentos corporativos. Leia mais a seguir!

5 motivos para usar software GED 

1. Acessibilidade e praticidade

Um dos grandes benefícios de adotar software GED é a acessibilidade. Com os documentos armazenados digitalmente, você pode acessá-los de qualquer lugar, a qualquer momento, por meio da internet. Isso torna muito mais fácil encontrar informações essenciais, seja durante uma reunião ou quando você está fora do escritório. A praticidade também se estende à busca: com o GED, é possível localizar arquivos rapidamente, utilizando palavras-chave, sem perder tempo vasculhando pilhas de papel ou pastas físicas.

2. Segurança da informação

Ao utilizar um software GED, sua empresa garante a segurança das informações, uma vez que o sistema conta com mecanismos robustos de proteção de dados. Assegurar que documentos sensíveis estejam em um ambiente protegido e monitorado é essencial, especialmente quando se trata de evitar acessos não autorizados e proteger dados contra roubo ou perda. Além disso, a digitalização facilita a criação de backups automáticos, reduzindo ainda mais o risco de perder documentos importantes.

3. Redução de custos e espaço físico

Outro motivo relevante para utilizar software GED é a economia de recursos. A eliminação de papéis e a redução da necessidade de armazenamento físico ajudam a empresa a cortar custos com impressão, armazenamento e manutenção de arquivos. Além disso, o espaço que antes era utilizado para guardar pastas e caixas de documentos pode ser redirecionado para outras funções mais produtivas, tornando o ambiente de trabalho mais organizado e eficiente.

4. Aumento da produtividade

A otimização dos processos proporcionada pela gestão eletrônica de documentos impacta diretamente a produtividade da empresa. Com a automação dos fluxos de trabalho e a fácil localização de arquivos, os colaboradores conseguem executar tarefas de forma mais rápida e precisa. Além disso, adotar software GED evita a duplicidade de documentos e minimiza o retrabalho, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor para o negócio.

5. Sustentabilidade

Por último, implementar software GED é uma medida sustentável. A diminuição do uso de papel não só reduz o impacto ambiental da sua empresa, como também promove uma cultura mais consciente e alinhada com as práticas de responsabilidade ambiental. Empresas que adotam essa estratégia também podem fortalecer sua imagem no mercado, demonstrando um compromisso com a sustentabilidade, o que pode ser um diferencial competitivo.

Conte com a Destaque!

Oferecemos soluções completas para ajudar sua empresa a implementar software GED de forma eficiente e segura. Nossa equipe está pronta para organizar, digitalizar e armazenar seus documentos, garantindo o acesso rápido e facilitado às informações mais importantes. Seja para otimizar processos internos, aumentar a produtividade ou reduzir custos, nosso sistema de gestão eletrônica de documentos foi projetado para atender às necessidades da sua empresa com soluções inovadoras e de ponta.

Ao optar por nossa plataforma, você contará com uma solução robusta, que traz agilidade para o dia a dia e protege seu patrimônio informacional. Entre em contato e descubra como podemos transformar a gestão de documentos da sua empresa! 

Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.