6 motivos para ter o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

Arquivos. Saiba mais sobre o uso de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Data de Publicação: 27 de dezembro de 2024

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A transformação digital está mudando a forma como as empresas lidam com seus processos e documentos. A eficiência operacional e a segurança da informação são pontos críticos para qualquer empresa que deseja manter seus processos bem organizados. O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) surge, então, como uma solução eficiente para quem busca mais controle e agilidade na gestão de informações da empresa. Mas, afinal, por que investir em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos? Já pensou nisso? Abaixo, a Destaque apresenta os principais motivos para adotar essa tecnologia na sua empresa. Como o GED pode fazer a diferença nas atividades de dia a dia do seu negócio? Confira!

Motivos para investir no gerenciamento eletrônico de documentos

1) Centralização e organização de dados

Com um sistema GED, todos os documentos da empresa são digitalizados e armazenados em um único local. Isso significa que sua equipe pode encontrar rapidamente as informações de que precisa no mesmo espaço. Assim, otimiza o tempo gasto com buscas por informações ou arquivos e evita a duplicidade de documentos.

2) Melhoria na produtividade

Ainda por conta da centralização de dados, ainda tem-se uma melhora na produtividade de funcionários. A implementação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos permite que os documentos sejam encontrados em poucos cliques. Assim, reduz as buscas extensas em arquivos físicos ou digitais desorganizados. Por consequência, a equipe consegue se concentrar apenas em suas atividades, em vez de gastar tempo com tarefas administrativas.

3) Facilidade de acesso remoto

O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) ainda facilita o acesso em qualquer lugar e momento. Afinal, ficam armazenados na internet e na nuvem. Essa flexibilidade permite que todos trabalhem de forma integrada e eficiente, independentemente da localização. Ou seja, mesmo que alguém trabalhe remotamente, em outro local, ou esteja de viagem a trabalho, por exemplo

4) Redução de custos operacionais

Ao centralizar e digitalizar os documentos, a empresa pode reduzir custos com impressão, armazenamento físico e manutenção de arquivos em papel. Isso representa uma economia significativa, especialmente para empresas que lidam com grandes volumes de documentos.

5) Melhoria no controle de versões

Outra grande vantagem do GED é o controle de versões dos documentos. Com ele, sua empresa mantém um histórico das alterações realizadas. Assim, garante que todos estejam sempre alinhados com a versão mais atualizada e elimina o risco de usar informações antigas.

6) Segurança

A proteção de informações sensíveis é essencial para garantir a segurança dos dados da empresa. E aí entra outro benefício de contar com sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. O GED oferece controles de acesso personalizados, onde cada colaborador tem permissões específicas para acessar documentos. Ou seja, cada um pode ler as informações que lhe cabem, sem que outros vejam, além de aumentar o nível de segurança em relação ao acesso de fora da empresa. Isso minimiza o risco de acessos indevidos e protege a integridade dos dados corporativos.

Em resumo, a implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é uma decisão estratégica que oferece mais segurança, eficiência e controle interno nas empresas. Com ele, é possível simplificar processos, reduzir custos e proteger informações valiosas.

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Está em busca de mais agilidade e segurança na gestão de documentos da sua empresa? A Destaque tem a solução para você. Oferecemos um software de qualidade, que permite que você e sua equipe tenham acesso facilitado aos documentos de forma rápida, sem comprometer a segurança das informações. Todos os seus dados e de seus clientes ficam armazenados em um único espaço, podendo acessar de qualquer lugar.

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