Documentos digitalizados: para que o RH quer arquivos digitais? Entenda!
Data de Publicação: 11 de outubro de 2024
No mundo corporativo, a gestão de Recursos Humanos (RH) é uma área que demanda organização e eficiência. Uma das grandes inovações que trouxe mais agilidade e segurança para o setor foi a digitalização de documentos. A transformação de documentos físicos em digitais oferece uma série de vantagens que impactam diretamente na produtividade e na eficiência da equipe de RH. Mas, qual é a real importância dessa mudança para os documentos digitalizados? A seguir, a Destaque conta. Confira!
A importância dos documentos digitalizados no RH
Os documentos digitalizados exercem diversas mudanças em empresas, e oferecem várias vantagens a diversos departamentos. Abaixo, indicamos os principais benefícios para o RH (Recursos Humanos) da sua empresa!
1) Eficiência operacional
A gestão tradicional de documentos em papel consome tempo, espaço e recursos financeiros. No ambiente de RH, onde há uma enorme quantidade de informações a serem gerenciadas, a digitalização se destaca por oferecer mais agilidade. Isto é, durante os processos de gerenciar contratos, fichas de funcionários, avaliações de desempenho e registros de ponto, por exemplo.
Com os documentos digitalizados, é possível acessar qualquer arquivo em poucos cliques, sem a necessidade de perder tempo buscando em arquivos físicos.
2) Segurança e conformidade
A proteção de dados é um tema crítico para o setor de RH, especialmente com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A digitalização permite que as informações sejam armazenadas em servidores seguros, com backups e possibilidade de acessos controlado. Além disso, os documentos digitalizados podem ainda ser criptografados. Assim, reduz o risco de perda de dados ou acessos indevidos.
3. Redução de custos
Ao eliminar a necessidade de grandes espaços físicos para armazenar documentos em papel, as empresas conseguem reduzir significativamente os custos com arquivos, papel, impressões e manutenções. A digitalização também diminui os gastos com transporte e envio de documentos. Afinal, agora eles podem ser facilmente compartilhados em plataformas digitais.
4) Mobilidade
A pandemia de COVID-19 mostrou que o trabalho remoto é uma tendência que veio para ficar. E ainda cresceu o anywhere office, onde não necessariamente as pessoas precisam trabalhar de casa. Nesse contexto, o acesso remoto aos documentos digitalizados se torna uma vantagem crucial. Funcionários de RH e gestores podem acessar arquivos de qualquer lugar e a qualquer momento. Assim, permite a continuidade de processos, de qualquer lugar.
5) Integração com sistemas de RH
Ademais, os documentos digitalizados podem ser integrados a sistemas de gestão de RH, como software de controle de ponto, por exemplo. Essa integração automatiza tarefas que eram manuais, reduzindo erros e otimizando processos. Assim, permite que profissionais de RH da empresa foquem em atividades mais estratégicas e importantes de seu cargo, reduzindo a perda de tempo com outras atividades que não são sua responsabilidade direta, ou sem necessidade.
Quer ajudar o RH? Conte com a Destaque!
A digitalização de documentos no setor de RH é uma tendência que veio para ficar. Ela proporciona maior eficiência, segurança e economia. Além disso, facilita o acesso remoto e melhora a tomada de decisões na empresa.
Negócios que adotam essa prática estão mais preparadas para enfrentar os desafios de um mercado mais dinâmico e competitivo, como o atual. Também garante a conformidade com as novas legislações. Portanto, investir na digitalização de documentos é mais do que uma modernização de processos — é uma necessidade no RH de hoje.
A Destaque oferece soluções qualificadas e eficientes para a digitalização de documentos e gestão de arquivos. Contamos com o McFile, software que ajuda você a fazer um gerenciamento eficiente dos recursos e dados que a empresa obtém. Entre em contato conosco e descubra mais!
Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.