Saiba como se adequar à lei de digitalização de documentos

Sharing is caring!

A lei de digitalização de documentos vem redefinindo a forma como empresas tratam arquivos físicos e digitais. Com o avanço da transformação digital, não basta apenas escanear papéis e armazená-los em pastas eletrônicas. É preciso garantir autenticidade, integridade e validade jurídica.

Nesse contexto, adequar-se à lei de digitalização de documentos deixou de ser apenas uma atualização operacional e passou a ser uma exigência estratégica. Afinal, a conformidade impacta diretamente a segurança da informação, a governança corporativa e a proteção de dados.

Além disso, com a regulamentação do Decreto nº 10.278/2020 e a vigência da LGPD, as empresas precisam estruturar processos seguros e auditáveis. Ao longo deste artigo, você entenderá como se adequar corretamente e quais cuidados são indispensáveis para evitar riscos legais. Leia e saiba mais!

Entenda o que envolve a lei de digitalização de documentos

A lei de digitalização de documentos está fundamentada na Lei nº 12.682/2012, que autoriza a digitalização de documentos públicos e privados, desde que a integridade e a autenticidade sejam preservadas.

Posteriormente, o Decreto nº 10.278/2020 detalhou critérios técnicos obrigatórios. Dessa forma, o documento digital precisa manter fidelidade absoluta ao original e, ao mesmo tempo, permitir rastreabilidade e auditoria.

Assim, a lei de digitalização de documentos transforma a digitalização em um procedimento técnico, jurídico e estratégico. Não se trata apenas de armazenar arquivos, mas de garantir que eles tenham valor legal.

O que o Decreto nº 10.278/2020 exige na prática

Para que a lei de digitalização de documentos seja cumprida corretamente, o decreto estabelece critérios específicos. Entre os principais pontos estão:

• captura fiel do documento original: a imagem precisa representar integralmente o conteúdo, sem cortes ou alterações;
• garantia de integridade: o documento digital não pode sofrer modificações indevidas após sua captura;
• registro de metadados: é necessário manter informações que identifiquem o documento, o responsável e a data da digitalização;
• rastreabilidade e auditoria: todo o processo deve permitir verificação posterior, caso necessário.

Esses critérios são essenciais, pois permitem inclusive o descarte do documento físico, desde que todas as exigências sejam atendidas. No entanto, sem controle adequado, a empresa pode comprometer a validade jurídica dos arquivos.

Lei de digitalização de documentos e LGPD: qual a conexão?

A relação entre a lei de digitalização de documentos e a LGPD é direta. Isso ocorre porque grande parte dos arquivos empresariais contém dados pessoais ou informações sensíveis.

Ao digitalizar esses documentos, a empresa passa a armazená-los em ambiente eletrônico. Consequentemente, assume a responsabilidade de protegê-los contra acessos indevidos e vazamentos.

Para manter conformidade, é necessário implementar:

• controle de acesso por perfil de usuário;
• registro de logs e trilhas de auditoria;
• armazenamento seguro e monitorado;
• políticas claras de retenção e descarte.

Dessa maneira, a adequação à lei de digitalização de documentos precisa caminhar junto com as exigências da LGPD. Enquanto o decreto garante validade jurídica, a LGPD reforça a necessidade de segurança da informação.

Como estruturar a adequação à lei de digitalização de documentos

A adequação à lei de digitalização de documentos exige planejamento estruturado e visão estratégica. Antes de tudo, é importante compreender que tecnologia sozinha não resolve o problema. É preciso organizar processos e definir responsabilidades.

1- Diagnóstico e mapeamento documental

Inicialmente, a empresa deve realizar um levantamento completo dos documentos existentes. É necessário identificar tipos documentais, prazos legais de guarda e níveis de confidencialidade. A partir desse diagnóstico, torna-se possível priorizar o que deve ser digitalizado e definir critérios específicos para cada categoria.

2- Padronização técnica do processo

Em seguida, é fundamental estabelecer padrões claros de resolução, formato de arquivo e controle de qualidade. Essa padronização evita inconsistências e garante que todos os documentos atendam aos requisitos do Decreto nº 10.278/2020. Além disso, facilita auditorias futuras.

3- Implantação de sistema de gestão documental

Posteriormente, a adoção de um sistema especializado torna-se indispensável. Essas plataformas permitem controle de versões, indexação estruturada e manutenção de trilhas de auditoria. Assim, a empresa reduz riscos e fortalece a governança documental.

4- Governança e segurança da informação

Por fim, é essencial implementar políticas internas alinhadas à LGPD. Isso inclui definição de responsáveis, controle de permissões e regras claras de retenção e descarte. Quando a governança é bem estruturada, a conformidade deixa de ser apenas obrigação e passa a ser parte da cultura organizacional.

Empresas que contam com parceiros certificados, como a Destaque, ampliam esse nível de segurança. Suas certificações ISO reforçam o compromisso com qualidade, rastreabilidade e proteção de dados.

Os riscos de não se adequar

Ignorar a lei de digitalização de documentos pode gerar consequências relevantes. O primeiro risco é a invalidação jurídica de arquivos digitalizados de forma inadequada.

Além disso, falhas na proteção de dados podem resultar em penalidades previstas na LGPD. Entre os principais impactos estão:

• multas administrativas;
• danos à reputação;
• perda de confiança de clientes e parceiros;
• dificuldade em auditorias e processos judiciais.

Outro ponto crítico é a desorganização interna. Sem governança documental, a empresa perde tempo buscando informações e enfrentando retrabalho.

Empresas que ainda não estruturaram esse processo permanecem vulneráveis a questionamentos jurídicos e riscos operacionais que poderiam ser evitados com uma implementação adequada. Portanto, não se adequar à lei de digitalização de documentos significa assumir riscos desnecessários.

Garanta conformidade como vantagem competitiva com a Destaque

Adequar-se à lei de digitalização de documentos vai além do cumprimento legal. Trata-se de estruturar processos mais seguros, organizados e alinhados às boas práticas de governança.

Ao atender às exigências do Decreto nº 10.278/2020 e da LGPD, a empresa garante validade jurídica aos seus arquivos digitais e fortalece sua proteção de dados. Além disso, ao contar com o suporte de uma empresa certificada como a Destaque, que possui certificações ISO reconhecidas internacionalmente, o processo torna-se ainda mais confiável.

Se a sua empresa precisa se adequar à lei de digitalização de documentos com segurança e respaldo técnico, este é o momento ideal para agir. Fale com a equipe da Destaque e descubra como transformar a conformidade legal em uma estratégia sólida de proteção, eficiência e crescimento sustentável!

Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.