Saiba gerenciar retenção e descarte de documentos com eficiência!

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Atenção! A gestão adequada dos prazos de retenção e descarte de documentos é essencial para garantir conformidade com as regulamentações, otimizar espaço e reduzir riscos operacionais. Você já teve problema, ou tem dificuldade em organizar esse processo de maneira eficiente? Então, continue acompanhando!

Neste artigo, a Destaque explica quais são as melhores práticas para gerenciar documentos de forma segura e estratégica de acordo com o período de retenção e descarte de documentos corretos. Confira!

Como gerenciar retenção e descarte de documentos?

1) Entenda a importância da retenção e do descarte de documentos

A retenção de documentos é fundamental para atender às exigências legais, fiscais e regulatórias. Além disso, um sistema bem estruturado evita perdas de informações importantes e facilita auditorias. Já o descarte de documentos obsoletos reduz o acúmulo de papéis e protege dados sensíveis.

2) Identifique os prazos de retenção legais e internos

Cada tipo de documento possui um prazo específico de retenção. Registros contábeis, contratos, documentos fiscais e arquivos trabalhistas, por exemplo, têm prazos determinados por leis e normativas. Portanto, se torna importante saber qual é a legislação aplicável ao seu setor para garantir a conformidade legal. No entanto, além disso, ainda é interessante definir prazos internos para documentos que não possuem regras específicas. Afinal, pode ajudar em processos estratégicos na empresa.

3) Faça a categorização de documentos

Para entender melhor a necessidade de retenção e descarte de documentos em cada caso, uma boa prática é classificar os documentos em categorias. Ou seja, quais são:

• obrigatórios por lei: contratos, notas fiscais, holerites, declarações de impostos;
• operacionais: relatórios internos, registros de clientes, documentos administrativos;
• temporários: documentos que podem ser descartados após um período determinado.

Essa categorização facilita a identificação dos arquivos que precisam ser armazenados e daqueles que podem ser eliminados.

4) Pense em aderir à digitalização e no armazenamento seguro

A digitalização de documentos facilita a organização, reduz custos com espaço físico e melhora a segurança da informação. Utilize sistemas de gestão eletrônica para armazenar arquivos digitalizados de forma estruturada e segura.

Além disso, implemente soluções de backup em nuvem para garantir que documentos essenciais não sejam perdidos.

5) Monitore e atualize a gestão regularmente

Por fim, mas não menos importante, é necessário entender que: a revisão periódica do sistema de retenção e descarte de documentos é essencial para manter a eficiência. Sempre avalie, de forma constante, se os prazos de retenção estão alinhados com a legislação e com as necessidades da empresa. Isso deve estar no radar para ver pontos de melhorias, principalmente em caso de retenção e descarte de documentos internos.

Conte com a ajuda dos serviços Destaque!

Gerenciar prazos de retenção e descarte de documentos com eficiência é uma prática indispensável para qualquer empresa que deseja manter uma boa organização e garantir conformidade legal. 

Agora que você já sabe como organizar, que tal contar com uma solução de qualidade para auxiliar sua empresa? A Destaque é uma empresa que oferece os serviços de guarda de documentos físicos, digitalização e software para gestão de arquivos. Contamos com a solução completa para auxiliar os processos do dia a dia da sua empresa ou setor, e ajudamos em casos de dúvidas ou problemas, sempre com suporte. Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar!

Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.