O impacto da inteligência artificial na organização documental

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Quando falamos sobre gestão documental, uma coisa que pode ser dita é que esse se torna um desafio para empresas de todos os tamanhos. O acúmulo de informações, a necessidade de classificação e o acesso rápido a documentos importantes são fatores que demandam tempo e recursos. Nesse contexto, a Inteligência Artificial (IA) surge como uma solução inovadora para transformar a organização desses arquivos e informações, trazendo mais eficiência, segurança e automação para o processo. Neste artigo, a Destaque fala mais sobre o uso da inteligência artificial na organização documental. Quer entender melhor esse assunto? Continue lendo!

Qual é a influência da inteligência artificial na organização documental?

A IA oferece diversas funcionalidades que otimizam a gestão de documentos. Essas tecnologias permitem que empresas reduzam tempo e custos, minimizem erros e garantam mais eficiência no armazenamento e recuperação de documentos, quando necessário. Confira algumas das aplicações da inteligência artificial na organização documental:

1) Classificação de documentos

Utilizando algoritmos avançados de aprendizado de máquina, a IA consegue identificar, categorizar e até mesmo sugerir a melhor organização para documentos com base em seu conteúdo e padrões de uso. Isso acontece de forma automática, a partir do momento que o robô lê as informações ou tem acesso ao documento. Isso não apenas elimina a necessidade de classificação manual, reduzindo erros humanos, mas também melhora a acessibilidade e a eficiência na recuperação de informações.

2) Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)

Outro ponto positivo de usar a inteligência artificial na organização documental é o reconhecimento óptico de caracteres. Essa tecnologia, também chamada de OCR, permite a digitalização de documentos físicos e a extração de texto de imagens ou PDFs. Assim, torna a busca por informações muito mais rápida e eficiente.

3) Automatização de fluxos de trabalho

Sistemas de IA podem organizar documentos de acordo com regras predefinidas. Sendo assim, podem analisar automaticamente seu conteúdo, encaminhando arquivos para as pastas corretas e notificando colaboradores sobre a necessidade de revisão e aprovação. Além disso, podem priorizar documentos com base na urgência, rastrear versões anteriores e garantir que todas as alterações sejam registradas. Dessa forma, promove um fluxo de trabalho mais ágil, seguro e eficiente.

4) Segurança e conformidade regulatória

A IA também desempenha um papel fundamental na segurança documental, identificando possíveis vulnerabilidades, detectando acessos não autorizados e prevenindo fraudes por meio da análise de padrões de uso. Ademais, é importante considerar que a inteligência artificial na organização documental contribui para que os documentos estejam em conformidade com regulações de privacidade, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Assim, garante que informações sensíveis sejam armazenadas e compartilhadas de maneira segura. Com o uso de criptografia avançada e autenticação multifator, a IA reforça a proteção contra vazamentos e acessos indevidos, proporcionando mais confiabilidade na gestão documental.

Em geral, com a IA é possível ter maior eficiência operacional, tendo um menor gasto de tempo na busca e organização de documentos. Além disso, reduz erros, aumenta a acessibilidade aos documentos, que ficam fáceis de se localizar e compartilhar, e melhora a segurança. Também tem-se a otimização de espaço, já que há a redução do uso de local físico para armazenar documentos.

Conte com a Destaque!

O uso da inteligência artificial na organização documental representa um grande avanço na gestão da informação. Promove praticidade para empresas e profissionais. A eficiência no tratamento de documentos aumenta, tornando a gestão mais estratégica.

Se sua empresa busca uma solução completa para gestão documental, tanto física quanto digital, conte com especialistas no assunto. A Destaque oferece serviços de digitalização, organização e armazenamento seguro de documentos. Assim, garantimos mais eficiência e conformidade para o seu negócio. Fale conosco e descubra como podemos ajudar com nosso software para gestão de documentos e serviço de digitalização de documentos. 

Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.