Quando fazer e como usar a digitalização de documentos para empresas?

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A digitalização de documentos para empresas é uma prática cada vez mais comum. Isso porque traz inúmeros benefícios que vão desde a economia de espaço até a facilidade de acesso e segurança da informação. Contudo, muitas organizações ainda possuem documentos físicos que, por diversos motivos, precisam ser preservados. Neste artigo, a Destaque explica quando a digitalização deve ser feita e como ela pode complementar a guarda física de documentos. Quer saber mais? Confira!

Entenda quando é importante fazer a digitalização de documentos para empresas!

A digitalização de documentos é essencial para empresas que buscam otimizar seus processos e reduzir o uso de papel. Em alguns casos, podem existir situações específicas em que se torna ainda mais necessária a digitalização, devido às circunstâncias. Veja alguns exemplos:

• mudança de escritório: é uma excelente oportunidade para digitalizar documentos. Dessa forma, reduz a necessidade de transportar grandes volumes de papel;
• reorganização: recomendamos digitalizar documentos antigos para, assim, liberar espaço físico;
• busca por otimização: a automatização de processos com a implementação de sistemas específicos podem ajudar com o workflow. A digitalização é muito bem-vinda para garantir que todo o processo seja realizado de forma eficiente.
• verificando as regularidades legais: pode ser um momento interessante para digitalizar documentos. Assim, garante que os documentos sejam preservados de acordo com exigências legais, facilitando auditorias e inspeções.

Dessa forma, com a digitalização, é possível assegurar um acesso facilitado aos documentos. Além disso, garante segurança em casos de dados sensíveis, redução de custos com o armazenamento de muitos documentos físicos e garante a preservação das informações.

Saiba como usar a digitalização de documentos para empresas para complementar a guarda física!

Além dos usos citados acima, em que a digitalização de documentos para empresas substitui as versões físicas, ainda é possível usar os dois modelos em conjunto. Ou seja, um complementando o outro. Sendo assim, a digitalização de documentos pode complementar a guarda física de várias maneiras, criando um sistema híbrido que maximiza os benefícios de ambas as abordagens:

Oferece facilidade de acesso

A digitalização de documentos para empresas elimina a necessidade de localizar fisicamente o arquivo. Isso é especialmente útil para documentos que são consultados com certa frequência ou para equipes que trabalham remotamente.

Consulta e pesquisa rápida

Da mesma forma que oferece facilidade de acesso, a digitalização, mesmo de um documento mantido no escritório, permite realizar pesquisas rápidas em grandes volumes de documentos por meio de palavras-chave. Dessa forma, garante maior facilidade em trabalhos de auditoria e verificações. Caso contrário, seria necessário verificar a versão física, documento por documento.

Garantia de mais segurança

Enquanto os documentos físicos estão sujeitos a riscos como deterioração, perda, ou danos causados por incêndio ou inundações, a digitalização cria uma cópia segura. Essa cópia fica armazenada em servidores protegidos ou na nuvem. 

Maior eficiência operacional

A combinação de digitalização e guarda física permite que documentos que exigem assinaturas ou validações físicas sejam mantidos em papel, enquanto cópias digitais são usadas para processos diários. Isso melhora a eficiência sem comprometer a integridade dos registros.

Backup extra

A digitalização permite a criação de uma cópia de segurança extra dos documentos físicos. Quando o documento original for necessário é possível acessar. No entanto, quando a checagem puder ser suprida pela verificação digital, há a redução do risco de perda, dano ou deterioração. A versão digital garante que as informações estejam sempre preservadas junto ao inventário.

Entre em contato com a Destaque!

A digitalização de documentos para empresas é uma prática que pode trazer grandes benefícios, mas deve ser realizada de forma estratégica, com qualidade. Assim, contar com profissionais pode ser importante para garantir a preservação e o fácil acesso a informações sensíveis. Além disso, ajudando a otimizar custos e processos.

A Destaque conta com profissionais experiente e um software de qualidade para fazer a digitalização dos documentos e transformar a gestão documental da sua empresa. Entre em contato e descubra as melhores soluções para alavancar o seu negócio!

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