Qual é a diferença de escanear e digitalizar documentos? Confira!
Data de Publicação: 10 de janeiro de 2025
Com a transformação digital em alta, termos como escanear e digitalizar têm ganhado espaço no dia a dia das empresas. No entanto, embora pareçam sinônimos, essas ações têm significados distintos e desempenham papéis importantes na gestão de documentos. Entender a diferença entre eles pode ajudar a otimizar processos e garantir que seus arquivos estejam organizados e acessíveis.
Neste artigo, a Destaque explica o que significa escanear e digitalizar documentos, suas diferenças e como essas práticas podem beneficiar o gerenciamento de arquivos da sua empresa. Acompanhe este conteúdo e fique por dentro do assunto!
Escanear e digitalizar: o que significam?
Primeiramente, vamos entender o que é “escanear um documento”. Separando os conceitos é mais fácil entender onde se diferenciam. Portanto, escanear é o ato de capturar a imagem de um documento físico por meio de um scanner, transformando-o em uma representação digital. Geralmente, ficam em formatos como PDF ou JPEG. É um processo puramente visual, onde o foco está em criar uma cópia digital exata do material físico, como contratos ou fotos.
Por outro lado, digitalizar documentos vai além da simples captura de imagem. Esse processo envolve a conversão de informações de documentos físicos para dados organizados e pesquisáveis em sistemas digitais. A digitalização pode incluir a extração de texto por tecnologias como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). Assim, permite que um funcionário do escritório, por exemplo, possa buscar por uma palavra-chave específica no arquivo.
Por que essa diferença de escanear e digitalizar importa?
A escolha entre escanear e digitalizar depende das necessidades da sua empresa. Se o objetivo é apenas manter uma cópia digital para consulta visual, escanear pode ser suficiente. No entanto, se a intenção é organizar informações, facilitar o acesso e otimizar processos, a digitalização se torna essencial.
Além disso, a digitalização permite:
- acesso remoto;
- mais segurança, com backups digitais;
- redução da necessidade de espaço físico para armazenar pilhas de papel;
- busca mais eficiente por palavras-chave, economizando tempo.
A implementação de processos de digitalização ajuda a melhorar a produtividade e a organização de equipes, especialmente em empresas que lidam com um alto volume de documentos. A combinação de escanear e digitalizar garante que informações importantes estejam sempre ao seu alcance, organizadas e seguras.
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