Segurança, qualidade e confiança: conheça as certificações ISO da Destaque

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Atualmente, as organizações, além de precisar lidar com grandes volumes de informações, proteger dados estratégicos e cumprir requisitos legais, necessitam, também, de processos estruturados, controles de segurança e uma cultura de melhoria e aperfeiçoamento contínuos.

Assim, a escolha de um sistema de gestão documental e/ou de uma empresa para digitalização e guarda dos seus documentos não deve se basear somente em tecnologia e infraestrutura.

As certificações internacionais da Destaque ISO 9001, ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27018 são importantes referências de gestão de qualidade, segurança da informação e proteção de dados pessoais na nuvem, práticas essas que contribuem para a confiança e a continuidade dos serviços prestados aos nossos clientes.

ISO 9001: qualidade e melhoria contínua

A certificação ISO 9001 no Brasil é uma norma internacional que estabelece requisitos para sistemas de gestão de qualidade. Segundo a análise efetivada pela Organização das Nações Unidas para o Desenvolvimento Industrial (UNIDO), a ISO 9001 é essencial para PMEs, pois ajuda a demonstrar capacidade de atender às necessidades dos clientes e a melhorar a qualidade dos produtos e serviços ofertados.

Na prática, a gestão de qualidade envolve a definição de procedimentos, o acompanhamento de indicadores, a análise de resultados, o tratamento de não conformidades e a implementação de melhorias.

Para a Destaque, que oferece os serviços de guarda e digitalização, essa abordagem é de suma importância, haja vista que as atividades englobam diferentes etapas: desde o recebimento e a organização dos documentos físicos até a digitalização, a indexação, a disponibilização das informações e a guarda do acervo.

Tais processos contam, ainda, com a utilização do sistema de gestão eletrônica de documentos McFile, que garante a padronização, a rastreabilidade, a segurança e o controle operacional, diminuindo as falhas e contribuindo para a qualidade dos serviços.

A ISO 9001 também reforça a importância da avaliação contínua do desempenho dos processos e a necessidade de compreensão das necessidades dos clientes, fazendo com que a qualidade deixe de ser uma preocupação isolada e passe a integrar a gestão da organização como um todo.

ISO/IEC 27001: gestão da segurança da informação

A ISO/IEC 27001 estabelece requisitos para um Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI), fornecendo uma estrutura robusta para que as organizações gerenciem os riscos associados à segurança da informação e mantenham as informações confidenciais seguras.

Essa norma foi elaborada em conjunto com a Comissão Eletrotécnica Internacional (IEC) com o intuito de criar um modelo para estabelecer, implementar, operar, monitorar, analisar criticamente, manter e melhorar um Sistema de Gestão de Segurança da Informação dentro do contexto da organização.

A ISO 27001 considera 3 aspectos fundamentais para uma operação de GED e guarda documental: confidencialidade, integridade e disponibilidade, aspectos esses essenciais para a gestão tanto de documentos físicos quanto para os arquivos digitais.

Assim, a certificação ISO 27001 demonstra que o sistema de gestão da segurança da informação foi avaliado em relação aos requisitos da norma, evidenciando que a Destaque possui uma abordagem estruturada para identificar, tratar e acompanhar ameaças à informação.

ISO/IEC 27018: proteção de dados pessoais na nuvem

A ISO 27018 é uma norma internacional que traz diretrizes de segurança e proteção à privacidade para Operadores de Dados pessoais em nuvem pública. Ela complementa as diretrizes determinadas na ISO/IEC 27001:2022 e utiliza os requisitos da 27002 como base orientativa para sua implementação.

Entre os temas relacionados a essa proteção estão a transparência no tratamento das informações, a definição de responsabilidade, o controle de acesso e o cuidado com o ciclo de vida dos dados, incluindo armazenamento, processamento, transmissão e exclusão.

Para a Destaque, que utiliza a plataforma McFile, um sistema de gestão eletrônica de documentos em nuvem, esses aspectos são especialmente relevantes, haja vista que documentos digitalizados podem conter dados de colaboradores, clientes, fornecedores e outras pessoas físicas, exigindo controles adequados para evitar acessos ou usos indevidos.

Nossa trajetória: da preparação à conquista e manutenção das certificações ISO 9001, ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27018

Preparação e estruturação dos processos

A jornada da Destaque rumo à certificação ISO 9001 começou em 2017, com um trabalho de preparação, planejamento e, principalmente, envolvimento de toda a equipe da empresa.

O processo exigiu dedicação e uma mudança importante na forma de organizar e acompanhar nossas atividades. Foi necessário mapear processos, definir responsabilidades, elaborar e padronizar procedimentos, estabelecer indicadores de desempenho, identificar riscos e oportunidades e preparar nossos colaboradores para uma cultura cada vez mais orientada à qualidade.

Durante essa etapa, tivemos o desafio de transformar práticas do dia a dia em processos estruturados, documentados e alinhados aos requisitos da norma. Esse trabalho envolveu diferentes áreas da empresa e exigiu comprometimento, colaboração e disposição para melhorar continuamente.

A conquista das certificações

Em 13 de janeiro de 2018, conquistamos nossa primeira certificação ISO 9001, um marco muito importante para a Destaque e o reconhecimento de todo o esforço realizado pela equipe.

E, no dia 08 de janeiro de 2021, continuando a nossa jornada de certificações, conseguimos as certificações ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27018, de grande importância para empresas que fornecem sistemas de GED com armazenamento na nuvem.

Auditorias, manutenção e melhoria contínua

Entretanto, aprendemos que conquistar a certificação é apenas o primeiro passo. O verdadeiro desafio está em mantê-la ao longo dos anos, garantindo que os procedimentos sejam efetivamente cumpridos, que os processos sejam monitorados e que a melhoria contínua faça parte da nossa rotina.

Para isso, passamos por auditorias anuais de manutenção, nas quais determinados setores e processos são selecionados pela empresa certificadora para avaliação. Além disso, a cada três anos, passamos pelo processo de recertificação, que ocorrerá no final desse ano de 2026, reafirmando nosso compromisso com os requisitos da norma e a eficácia do nosso Sistema de Gestão da Qualidade.

E é justamente nesse ponto que temos muito orgulho da nossa trajetória. Desde a conquista da certificação, conseguimos mantê-la ativa até hoje, com um histórico de nenhuma não conformidade identificada em nossos processos de auditoria.

Esse resultado não acontece por acaso. Ele é fruto do empenho, da responsabilidade e do comprometimento de toda a nossa equipe, que entende a importância de seguir os procedimentos, manter os registros atualizados e trabalhar de forma organizada e padronizada.

A tecnologia também tem sido uma grande aliada nessa jornada. Com a McFile, conseguimos centralizar nossos procedimentos e documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, facilitando o acesso às informações, o controle documental e, principalmente, a apresentação das evidências durante as auditorias.

Ao longo desses anos, percebemos que a certificação deixou de ser apenas um requisito formal e passou a fazer parte da nossa cultura organizacional.

Mais do que manter um certificado, nosso maior orgulho é manter vivo o compromisso com a qualidade.

E, sem dúvida, nosso histórico de auditorias sem não conformidades representa uma conquista coletiva, construída diariamente por pessoas comprometidas com a excelência dos nossos serviços e com a evolução constante da Destaque.

ISO/IEC 27018: o que mudou em 2025

A versão vigente é a ISO/IEC 27018:2025 (3ª edição), publicada em 26 de agosto de 2025. Ela substituiu e retirou a ISO/IEC 27018:2019 na mesma data.

A norma traz diretrizes de segurança e proteção à privacidade para Operadores de Dados pessoais em nuvem pública. Ela complementa as diretrizes determinadas na ISO/IEC 27001:2022 e utiliza os requisitos da 27002 como base orientativa para sua implementação.

As principais alterações da versão vigente são:

• Alinhamento à ISO/IEC 27002:2022 – é a mudança mais relevante. A 27018 estende os controles da ISO/IEC 27002, assim, na prática, a orientação específica para nuvem passou a estar vinculada aos controles da 27002:2022, o que facilita a integração com um SGSI já certificado na ISO/IEC 27001:2022.
• Inclusão do Anexo B – o Anexo B foi incluído para dar compatibilidade com a edição de 2019. Ele permite relacionar os controles da versão antiga aos da nova, o que ajuda na análise de lacunas e na atualização da documentação.
• Novo título e enquadramento – o título deixou de ser “Código de prática” e passou a ser “Diretrizes” para proteção de dados pessoais em nuvens públicas que atuam como operadoras. O prefixo também mudou para “Segurança da informação, cibersegurança e proteção da privacidade”, seguindo o padrão atual da família 27000.
• Papéis de operador e controlador mais claros – segundo certificadoras, a nova edição distingue com mais precisão os papéis de operador e controlador, com ênfase em monitoramento das atividades e responsabilização. A norma também reconhece que suas orientações podem ser úteis para organizações que atuam como controladoras.

Em função da ISO/IEC não ter certificação acreditada, não foi definido claramente um prazo para transição da versão 2025, assim como ocorre nas normas que definem requisitos como a ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 9001. A 27018 é um documento de diretrizes e normalmente é auditada como extensão de um SGSI ISO/IEC 27001.

Por isso, o prazo prático é definido por cada organismo certificador, em geral na próxima auditoria de manutenção ou recertificação.

ISO 9001: o que mudou em 2026

Foi publicada a nova versão da ISO 9001:2026 em 16 de setembro de 2026.

A norma foi revisada com intuito de deixar mais claros requisitos já existentes, como a identificação de oportunidades e maior detalhamento sobre gestão de mudanças, além de incluir novos requisitos, como comportamento ético e cultura da qualidade.

A ISO 9001 é uma norma de referência para as demais normas da família que seguem sua estrutura de forma harmonizada, facilitando a certificação de um sistema de gestão integrado.

Em maio de 2026 foi publicada a nova revisão da ISO 9000:2026 que determina as diretrizes para a norma 9001:2026 e em 13/10/2026 foi emitida a NBR ISO 9001:2026, versão brasileira da IEC/ISO 9001:2026.

As principais alterações foram:

• Cultura da qualidade e comportamento ético – é a mudança mais comentada. Cultura da qualidade e ética passam a ser responsabilidade da liderança (cláusula 5.1.1), assim, a alta direção precisa demonstrar esse compromisso na prática, com treinamento, comunicação aberta e o apoio da Alta Direção, incluindo seu comportamento. Ademais, os requisitos de conscientização dos colaboradores também passam a incluir os dois temas.
• Maior foco em oportunidades – anteriormente o requisito 6.1 determinava critérios para identificação de riscos e oportunidades. Na nova versão, a cláusula foi dividida em subitens com intuito de fortalecer a cultura de oportunidades, além de deixar clara a necessidade de identificação e tratamento através de plano de ação.
• Gestão de mudanças mais detalhadas – O planejamento de mudanças no SGQ (cláusula 6.3) ganhou três novas alíneas: como as mudanças serão comunicadas; como serão monitoradas e avaliadas quanto à eficácia; e, como os resultados serão analisados. Na prática, a norma deixa explícita a lógica do PDCA (Plan, Do, Check and Act) para gerenciar mudanças.
• Mudança climática incorporada ao texto – a emenda de fevereiro de 2024, que pedia avaliar se a mudança climática é relevante para o contexto da organização e partes interessadas, agora faz parte do texto base, deixando, assim, de ser um adendo e passando a integrar o texto como um requisito.
• Termos e definições da própria norma – a cláusula 3 passa a trazer os 20 termos da Estrutura harmonizada e um conjunto de termos da qualidade vindos da ISO 9000:2026. A ISO 9000 continua sendo a referência normativa para os demais termos.
• Anexo A ampliado – o Anexo A de orientação deixa de ser resumido e traz maior detalhamento de como atender aos requisitos e como aplicar terminologia.

Apesar da publicação da norma, existem algumas etapas para o processo de transição, entre eles, a acreditação dos organismos de certificação na nova versão, aprovação da acreditação, adequações dos organismos como o treinamento de sua equipe e materiais de auditorias. Essas etapas têm previsão de término até 30/09/2027, podendo ocorrer antes de acordo com cada certificadora/organismo acreditador.

As empresas que já são certificadas na versão 2015 têm um prazo até 30/09/2029 para realizar a transição através de auditorias de manutenção, transição ou recertificação, o que já está sendo planejado pela Destaque. A partir dessa data, as certificações na norma antiga deixarão de ter validade.

Nosso compromisso com a qualidade e a segurança

A guarda, a digitalização e a gestão eletrônica de documentos exigem responsabilidade em todas as etapas: do tratamento dos documentos físicos à proteção das informações em ambientes digitalizados.

As certificações ISO 9001, ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27018 reforçam a importância de processos estruturados, controles de segurança e atenção permanente à evolução das práticas de gestão.

Para os nossos clientes, esse compromisso faz parte da construção de uma relação baseada em confiança, transparência e busca contínua por melhorias.

Mais do que guardar documentos, a Destaque trabalha para contribuir com a organização, a disponibilidade e a proteção das informações que fazem parte da história e das operações de nossos clientes.

Quer cuidar dos documentos da sua empresa com esse mesmo nível de segurança?

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