Sinais de que sua empresa precisa modernizar a gestão de documentos

A rotina administrativa da sua empresa ainda depende de pilhas de papel, buscas manuais e arquivos físicos? Se a resposta for sim, é provável que já esteja na hora de modernizar a gestão de documentos. Afinal, processos ultrapassados não apenas comprometem a produtividade, como também aumentam o risco de perda de informações, bem como possível falta de conformidade com algumas normas legais, como a LGPD.

Mas como saber se a sua empresa precisa mesmo de uma transformação nesse sentido? Será que a sua empresa precisa se modernizar a gestão de documentos? Continue lendo o artigo da Destaque e confira os principais indícios e entenda como isso pode transformar o dia a dia da sua equipe!

Entenda se sua empresa precisa modernizar a gestão de documentos!

1) Perda de tempo procurando arquivos

Um dos primeiros sinais de que a empresa precisa modernizar a gestão documental é o tempo perdido com a simples tarefa de localizar um documento. Quando os colaboradores precisam vasculhar gavetas, pastas físicas, enviar e-mails ou aguardar a resposta de terceiros para encontrar um arquivo, algo está errado.

Essa falta de centralização e organização atrasa o fluxo de trabalho, compromete prazos e gera insatisfação da equipe e dos clientes.

Ao investir em uma gestão de documentos moderna, com o uso de um sistema digital, os arquivos ficam disponíveis em um ambiente seguro e acessível com poucos cliques. Isso significa mais agilidade, produtividade e controle.

2) Uso excessivo de papel e armazenamento físico

Ainda é comum encontrar empresas que acumulam pilhas de papel e investem em armários ou salas inteiras só para armazenar documentos impressos. Empresas que ainda se encontram nessa situação, estão expostas a uma série de desvantagens, tais como:

• altos custos com papel, impressão e manutenção de espaço;
• ocupação desnecessária de espaço físico;
• riscos de perda por extravio, incêndio ou deterioração;
• impacto ambiental negativo, que pode afetar a imagem da empresa.

A solução? Digitalizar o acervo e modernizar a gestão de documentos. Esse é um passo essencial para reduzir esses custos e tornar a empresa mais ágil e atualizada. Com a digitalização de documentos, todo o material fica protegido, seguro e disponível de forma rápida e organizada.

3) Falta de controle sobre o acesso à informação

Sem um sistema de gestão documental, não há como saber quem acessou, alterou ou compartilhou determinado documento. Isso representa um enorme risco, principalmente quando se trata de dados sensíveis, como contratos, dados financeiros e informações de clientes.

Ao modernizar a gestão de documentos, sua empresa ganha controle total, sendo possível:

• definir níveis de permissão;
• registrar o histórico de alterações;
• garantir que apenas as pessoas autorizadas visualizem ou modifiquem os arquivos.

Esse controle é essencial para a segurança da informação e conformidade com a LGPD. 

4) Processos internos lentos e burocráticos

Quando os fluxos de aprovação e tramitação de documentos dependem de etapas manuais, tudo se torna mais demorado e sujeito a falhas. A papelada passa de mesa em mesa, gerando atrasos e retrabalho. A modernização permite automatizar esses fluxos, notificando responsáveis, controlando prazos e agilizando decisões.

Ao modernizar os processos, você consegue:

• digitalizar todos os documentos;
• configurar alertas e lembretes;
• eliminar o retrabalho e os gargalos operacionais.

Resultado: mais produtividade e menos gargalos operacionais.

5) Desorganização, retrabalho e inconsistência de dados

Um dos sinais mais comuns, e muitas vezes ignorados, de que a empresa precisa modernizar a gestão de documentos é a presença constante de arquivos duplicados, bem como a existência de diferentes versões de um mesmo arquivo circulando entre os setores. Esse tipo de situação geralmente ocorre quando não há uma padronização clara ou um sistema centralizado para armazenamento e atualização das informações. Como consequência, surgem dúvidas entre os colaboradores sobre qual é o documento mais recente ou correto a ser utilizado, o que leva a retrabalhos, atrasos em processos e a possibilidade da tomadas de decisão baseadas em dados incompletos ou imprecisos.

Além disso, essa inconsistência compromete a confiabilidade das informações, gera insegurança na equipe e pode prejudicar a imagem da empresa diante de clientes e parceiros.

6) Dificuldade para atender auditorias, fiscalizações e normas legais

Se, ao ser auditada, a empresa encontra dificuldades para localizar rapidamente contratos, notas fiscais, comprovantes ou outros documentos importantes, isso representa um forte sinal de alerta sobre a fragilidade do seu sistema de organização interna. Expõe a organização a riscos legais e penalidades por descumprimento de prazos ou exigências regulatórias. Além disso, essa dificuldade demonstra falta de controle e rastreabilidade.

Contar com um sistema moderno de gestão documental, nesse contexto, faz toda a diferença: ele permite a digitalização e indexação inteligente dos arquivos, facilita o arquivamento seguro, garante a recuperação rápida das informações e assegura o cumprimento de normas legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), promovendo mais transparência, segurança e agilidade nos processos internos.

7) Dificuldade de integração entre setores e sistemas

Outro sinal claro de que a gestão de documentos precisa ser modernizada é a falta de integração entre os diferentes setores da empresa e os sistemas utilizados por cada um deles. Quando departamentos como financeiro, jurídico, RH ou comercial trabalham com plataformas isoladas ou processos manuais desconectados, a troca de informações se torna lenta, sujeita a erros e duplicidade de dados. Isso não apenas compromete a eficiência operacional, como também afeta a tomada de decisões estratégicas, já que os dados não são compartilhados em tempo real.

Uma solução moderna de gestão documental permite centralizar e integrar as informações. Dessa forma, facilita o acesso de diferentes áreas, promovendo colaboração entre equipes e garantindo que todos estejam trabalhando com os mesmos dados atualizados. Assim, os processos fluem melhor, os prazos são mais bem gerenciados e a empresa ganha em agilidade e competitividade no mercado.

Sua empresa apresenta algum desses sinais? É hora de agir!

Ignorar os sinais pode custar tempo, dinheiro e segurança. A Destaque oferece soluções completas para ajudar sua empresa a modernizar a gestão de documentos, com serviços de digitalização, guarda física e digital, e um software de gestão documental completo que traz mais agilidade, segurança e organização para o seu dia a dia. Nós ajudamos você a transformar a maneira como sua empresa lida com informações.

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