Destaque explica: será que documentos digitalizados tem valor legal?
Data de Publicação: 13 de dezembro de 2024
Cada vez mais, o armazenamento de documentos, arquivos e informações importantes está sendo on-line, na nuvem. E, se você trabalha em escritório, deve ter notado isso. Nesse processo, é comum surgirem dúvidas, como a validade jurídica. Será que documentos digitalizados tem valor legal perante a lei? A seguir, vamos esclarecer essa questão para você. Continue lendo e confira!
Afinal, documentos digitalizados tem valor legal?
Em 2020, foi publicado o Decreto nº 10.278. Este estabelece os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os arquivos digitais produzam os mesmos efeitos legais dos originais. Ou seja, a partir deste Decreto, entende-se que quaisquer documentos, mesmo após digitalizados, tem a mesma validade. Sim, documentos digitalizados tem valor legal!
Em um formato mais seguro, as versões digitais dos documentos são equivalentes ao originais, a nível de informação e efetividade jurídica.
Vale reforçar que este Decreto tem vigência em casos de documentos físicos digitalizados produzidos:
- por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
- por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas físicas para comprovação perante (i) pessoas jurídicas de direito público interno; ou (ii) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas físicas.
No entanto, não é aplicável para documentos produzidos originalmente em formato digital. Da mesma forma, não é utilizado para atestar a validade de documentos que fazem referência a operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, arquivos em microfilme, audiovisuais e documentos de identificação.
Mas, para garantir que os documentos digitalizados tenham valor legal, existem algumas regras que devem ser seguidas.
Regras para a digitalização de documentos
No processo de digitalização e manutenção desse documento digital, é essencial garantir alguns cuidados e parâmetros para garantir a legalidade e evitar quaisquer incoerências.
Os documentos digitalizados devem ser protegidos contra alterações, destruição e acessos não autorizados, sendo preservados até o fim dos prazos legais para possíveis questionamentos administrativos ou judiciais. Além disso, deverão ser indexados os dados para facilitar sua localização e gerenciamento.
Na digitalização de documentos físicos, é essencial que os procedimentos e tecnologias utilizados sigam alguns critérios fundamentais. Dentre estes, estão:
- o documento digitalizado deve manter o conteúdo fiel ao original, sem alterações;
- os processos de digitalização devem permitir rastreamento e auditorias por autoridades competentes;
- deve ter boa resolução, para que possa ser lido com clareza;
- é preciso garantir que o documento digitalizado esteja protegido contra acessos não autorizados.
Como a destaque pode ajudar você?
Além da validade legal, a digitalização facilita o acesso rápido e seguro aos documentos. Ademais, reduz custos com armazenamento físico e permite uma gestão de documentos mais prática. Assim, onde a consulta de documentos for constante, como no caso de escritórios, tem-se maior agilidade, além da redução de riscos de perda de informações.
A Destaque oferece uma digitalização segura e eficaz, garantindo que todos os documentos sejam protegidos. Com processos certificados, garantimos a validade jurídica de seus documentos digitalizados.
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