Você procura analisar constantemente se o acesso aos documentos e a organização deles estão comprometendo o desenvolvimento de sua empresa? Essa é uma pesquisa bastante significativa e que faz a diferença no dia a dia do seu negócio.
Manter a ordem documental é uma grande tarefa para muitas corporações, desse modo, incorporar uma consultoria é uma maneira de agilizar a acessibilidade aos documentos e, ainda, garantir a guarda e segurança dos mesmos.
Além do mais, não seria ótimo conseguir otimizar o tempo de trabalho da sua equipe e assegurar uma melhor sistematização?
Com a consultoria documental, muitos erros derivados de uma má gestão podem ser evitados. Dessa forma, diante da evolução tecnológica, os serviços de gerenciamento e consultorias surgiram para a otimização dos mais diversos processos.
Assim, os papéis que são muito utilizados para anotar e guardar informações sobre clientes, compras de serviços e etc, diminuem em uma larga escala devido ao armazenamento eletrônico.
Essa atitude, consequentemente, tem sido uma estratégia que fará com que a empresa siga para um lado mais sustentável aderido por muitos outros negócios atualmente, fazendo com que possua um diferencial e seja destaque em relação à concorrência.
Posto isto, se seu escritório trabalha com documentos confidenciais e que necessitam de uma maior segurança, a consultoria documental é o primeiro passo para ter de vez o controle de toda a papelada! Sabendo disso, a Destaque preparou esse material contendo maiores informações sobre o assunto. Confira!
“Afinal, o que é consultoria documental?”
É uma competência de analisar e orientar, de maneira detalhada, o fluxo de registros da empresa e identificar os recursos e as ferramentas tecnológicas mais apropriadas às suas práticas diárias.
Assim, com o grande volume de informações geradas nos dias de hoje, é impossível organizar de forma manual todos os documentos, principalmente quando o procedimento é feito por alguém que não tem conhecimento sobre o assunto.
Desse jeito, os consultores de gestão documental possuem como objetivo, organizar cada arquivo de modo personalizado, avaliando a melhor estrutura para seu respectivo empreendimento ou instituição, além de armazená-los corretamente.
Inclusive, há ferramentas que possibilitam a digitalização de todos os documentos de uma associação, visto que é uma tática eficiente para manter o acervo organizado.
“E como funciona a consultoria de gerenciamento de documentos?”
A digitalização e administração parece fácil, contudo, não podemos esquecer que existem papéis e arquivos antigos que, muitas vezes, são difíceis de serem recuperados.
Entretanto, se uma empresa oferece o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), será possível recuperar a documentação antiga e evitar futuros erros, como a perda indevida de arquivos importantes.
Em vista disso, uma consultoria proporcionará uma análise dos conteúdos que serão arquivados, a fim de descobrir um bom critério de armazenamento e garantir uma gestão de qualidade.
Portanto, ao contratar um serviço de gerenciamento de documentos eletrônicos, os papéis serão todos armazenados online pela nuvem e em um software específico que gerará uma maior segurança em qualquer arquivo.
Mas, além disso, para uma consultoria documental eficaz, é necessário alguns procedimentos que precisam ser feitos de uma forma técnica e mecanizada. Dentre eles, podemos citar:
- Pesquisa organizacional: em sua etapa inicial, é realizado uma pesquisa aprofundada sobre os processos atuais da organização para definir uma linha de base e depois assim, medir o desempenho, no qual o objetivo é chegar ao centro de onde se encontram os processos documentais.
- Análise de processos de negócios: em seguida, é combinada as descobertas da análise acima com as tendências atuais dos processos de negócios para otimizá-los. Essas práticas recomendadas são vindas dos profissionais que possuem grande conhecimento no setor.
- Depois da finalização da análise e sugestões de processos, é comunicado à empresa que contratou serviço sobre o que será realizado para gerenciar os documentos de maneira correta.
- O que pode envolver a implementação de softwares, novas tecnologias ou apenas um processo geral que inclui métodos internos para o gerenciamento.
Benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos
Ao entender as necessidades que uma consultoria de documentos e o gerenciamento de arquivos promove para um negócio, entenda seus benefícios:
- Serviços de armazenamento dos arquivos na nuvem.
- Redução de espaço no ambiente de trabalho, evitando armários, caixas e pastas.
- Otimização na pesquisa e recuperação dos documentos.
- Segurança e confidencialidade dos arquivos.
- Backup de dados e recuperação dos documentos.
“Como escolher a consultoria ideal?”
Para selecionar uma empresa que ofereça um serviço de consultoria documental dentro dos padrões desejados, isso requer certo nível de informação para que a rotina de trabalho não sofra danos. Sendo assim, é importante escolher uma instituição que realize a gestão dos documentos de forma confiável, segura e eficiente. Além também, que coloque em prática as soluções necessárias para o bom desenvolvimento dos trabalhos da sua organização. Por isso, uma empresa ideal deve oferecer alguns suportes, como:
Soluções
- Guarda de documentos físicos e digitais;
- Digitalização que atenda ao Decreto Federal nº 10.278;
- Terceirização de processos: eficiência da gestão de processo com BPO;
- Organização do acervo com metodologia atualizadas;
- Distribuição segura de ponta a ponta.
Produtos digitais
- Admissão digital, para transformar o seu RH;
- Assinatura eletrônica com validade jurídica;
- Captura descentralizada, de forma organizada e com menos uso de papel;
- Verificação de documentos no onboarding 100% digital.
Processos
- FIDC;
- Gestão de RH.
Uma característica importante que identifica muito bem as melhores empresas que prestam serviços de gestão de documentos com excelência aos seus clientes, é a Certificação ISO. Outro fato que é válido analisar, é o custo-benefício que a empresa oferece. Realizar um bom negócio também trata-se de contratar um serviço que possa oferecer um plano acessível. Por isso, escolha uma empresa que tenha diversos tipos de planos e escolha a que melhor se adeque a sua instituição.
Portanto, é indispensável saber escolher com exatidão uma empresa de consultoria documental para prestar serviços à sua empresa. A escolha correta pode trazer diversos benefícios, como acesso facilitado a informações importantes, segurança reforçada, otimização do espaço e tantas outras vantagens que vão motivar a sua equipe a ter mais produtividade diariamente.
Erros que podem ser evitados com a consultoria documental
Como visto até então, a consultoria documental é um procedimento bastante estratégico e que pode auxiliar sua empresa das mais variadas formas, o que inclui: otimizar os custos e reduzir o tempo investido no gerenciamento de informações. E, para conseguir isso, deve haver um tratamento seletivo e ordenado com uma capacidade de análise alta o suficiente para fornecer resultados rápidos e precisos.
Além de possibilitar esses resultados, a consultoria documental também é extremamente eficiente para evitar a perda de informações. Algo muito recorrente, mas claro, em negócios que não se preocupam com a correta gestão de seus documentos.
A razão dessa perda de dados pode se dar por vários motivos, entre os principais, estão a falta de classificação e a duplicação de processos.
Em relação a classificação, quando o material não é catalogado, o seu acesso e gerenciamento são dificultados, e então, pela falta de interpretação e organização dos dados nos documentos, eles perdem seu valor e podem gerar prejuízos futuramente.
Outro problema muito comum, é haver a duplicação de processos devido ao gerenciamento inadequado. E, quando os processos começam a se repetir, fica em evidência a ausência da consultoria documental. Nesta situação, muitos períodos de trabalho são perdidos com os métodos já realizados anteriormente, fazendo com que a etapa de limpeza de dados seja de extrema importância. Quando esses dados são gerenciados de forma eficaz, é possível realizar o trabalho até mesmo remotamente, gerando um acesso muito mais imediato e independente às informações.
Por fim, outra consequência bastante grave com a inexistência de uma consultoria, é que cada departamento administre seu próprio sistema de informação, fazendo com que trabalhem em paralelo entre si. Por isso, esse é um erro de comunicação que deve ser evitado, através de um sistema global que gera mais segurança e agilidade nos diferentes processos.
Conheça a Destaque!
“E se minha empresa não fez até hoje uma consultoria documental?” Fique calmo, ainda há tempo de corrigirmos!
A consultoria documental da Destaque analisa e define estruturas de informação da sua empresa, e, se identificado ausência destes, mostramos os diferentes problemas e situações que podem surgir que colocariam a sua empresa em desvantagem.
Para evitar essas situações, a Destaque elabora critérios organizacionais orientados para o registro de arquivo, com estruturas de séries e tipologias documentais, onde adicionalmente se estipula o ciclo de vida de cada documento, sendo este essencial para que o ciclo de informação seja fácil de lidar.
Ainda não está convencido em contratar nossa empresa? Nossa certificação ISO 9001:2015 aliada a 20 anos no ramo de gestão documental asseguram a qualidade nos processos de arquivação, catalogação, digitalização, consultoria e recuperação de documentos.
Que tal fazer uma consultoria e ver o que podemos melhorar na sua empresa? Entre em contato conosco e saiba mais!
