Segurança de Dados na Gestão Documental: Melhores práticas para proteger informações sensíveis e evitar vazamentos de dados.
A gestão documental desempenha um papel crucial em organizações de todos os tamanhos. Ajuda no armazenamento, organização e controle de acesso às informações importantes. No entanto, à medida que mais dados são digitalizados e armazenados eletronicamente, a segurança dessas informações torna-se uma preocupação crescente. Vazamentos podem resultar em danos significativos à reputação, perdas financeiras e até mesmo implicações legais. Então, fica a pergunta: quais práticas devem ser adotadas para garantir a segurança de dados na gestão documental? A Destaque explica!
Neste artigo, ofereceremos recomendações para você proteger informações sensíveis e evitar vazamentos da sua empresa. Quer saber mais? Confira a seguir!
Primeiramente, vamos falar da digitalização. Transformar os documentos físicos em modelos digitais é uma etapa crucial do processo de aumentar a proteção das informações que uma empresa obtém. Seja da área jurídica ou financeira, dentre outras, é importante, uma vez que:
Na Destaque, por exemplo, seguimos a LGPD e o decreto nº 10.278/2020. Assim, garantimos uma validade legal para os documentos.
Além disso, ao converter documentos físicos em formatos digitais, as organizações podem reduzir custos, economizar espaço físico, facilitar o acesso às informações e melhorar a eficiência operacional. Dessa maneira, torna o processo de gerenciamento de documentos algo mais ágil e seguro.
Outra forma de garantir maior segurança de dados na gestão documental é incluindo práticas para moderar o acesso interno a informações. Ou seja, só pessoas autorizadas podem visualizar determinados documentos, e precisam passar por algumas etapas para isso. Dessa forma, você assegura proteção contra invasões.
O ideal é adotar um sistema de controle que restrinja o acesso apenas aos funcionários autorizados. Além disso, a autenticação de múltiplos fatores (MFA) pode adicionar mais uma camada de segurança.
Mantenha-se atualizado sobre as regulamentações de privacidade de dados! Com o constante surgimento de novas leis, como a LGPD no Brasil, as organizações precisam garantir que suas práticas de gestão de dados estejam alinhadas. Por isso, é essencial que na gestão de documentos sejam implementadas medidas de segurança adequadas, o cumprimento de requisitos de notificação e a obtenção de consentimento para o processamento de informações.
Manter-se atualizado sobre essas atualizações não apenas ajuda a evitar penalidades legais, mas também demonstra um compromisso com a proteção da privacidade e segurança dos dados dos clientes.
Ademais, a utilização de backups, bem como armazenamento da nuvem, são essenciais para quem deseja garantir a segurança de dados na gestão documental. Fazendo backups regulares, você assegura que nenhum documento ou informação sensível seja perdida. Assim, evita problemas legais.
Você pode fazê-lo tanto na nuvem quanto em aparelhos físicos, específicos para isso. Porém, atenção: é interessante que você faça backup nos dois, pois, esses equipamentos podem ser danificados. Para evitar perdas, então, opte por guardar essas informações também no meio digital.
E você já pensou em contar com um sistema especializado para te ajudar na regularidade dos seus processos de armazenamento? Um software de gestão de documentos pode ser essencial para a sua empresa! Essa solução permite que você armazene e organize arquivos e informações, ao mesmo tempo que garante um controle de acesso de qualidade. Garanta uma organização otimizada e protegida!
Com o sistema, apenas pessoas autorizadas podem visualizar e modificar os documentos, bem como garante maior nível de segurança em relação a invasões de hackers, dentre outros benefícios. Se você busca meios de garantir a segurança de dados na sua organização, essa é a melhor solução!
Você já conhece a Destaque? Somos uma empresa especializada na gestão de documentos. Desde 1998, atuamos com profissionais qualificados e soluções eficientes para nossos clientes. Desejamos entregar soluções inteligentes e seguras para a organização de documentos físicos e digitais. Somos a primeira empresa de gestão e guarda documental certificada ISO 27001.
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