Uma empresa geralmente tem uma grande quantidade de documentos importantes, que são emitidos diariamente. Por isso, mantê-la organizada é um fator fundamental para que esta não perca produtividade e competitividade.
Você já deve estar se perguntando: “Que funcionário nunca ficou horas procurando um papel importante?”. Além do desgaste físico que isso causa, o tempo também é um fator importante a ser considerado.
Além das questões ligadas a produtividade e a qualidade no trabalho, manter os documentos organizados é fundamental para não perder prazos, não pagar multas e manter a empresa competente. Por isso, saber como organizar os documentos de cada área empresarial facilitam muito o cotidiano do trabalho, pois fazem com que seus funcionários ganhem muito mais tempo para se dedicarem a tarefas mais importantes.
No post de hoje separamos algumas dicas na hora de separar e organizar os documentos para cada área, confira:
- Na área de finanças serão tratados os papéis contábeis (balanços, demonstração do resultado, demonstração da mutação do patrimônio líquido, demonstração dos fluxos de caixa, etc.).
- Na área de Recursos Humanos, ficarão armazenados centenas de currículos e demais documentos relacionados a recrutamento, seleção, contratação, etc.
- No departamento de marketing, os documentos podem ser de vários tipos, desde pesquisas de mercado até a comunicação com o cliente, estratégias, etc.
- No departamento comercial, esses documentos correspondem a objetivos de negócios, oportunidades de negócios, relatórios, etc.
- Na área de compras, os documentos podem ser muito diversos, desde notas fiscais e pedidos, até dados relativos a clientes, produtos, serviços e estoques da empresa.
- Na área de logística e distribuição, os papéis são tratados em vendedores, fornecedores, fabricantes, distribuidores, clientes, atendimento pós-venda, etc.
Como podemos ver as empresas podem armazenar uma quantidade de documentos muito grande no seu dia a dia. O rápido acesso e disponibilidade dos dados é garantia do bom funcionamento e da imagem da empresa. Imagine por um momento que um cliente vem até você porque precisa consultar o dia em que o pedido X foi feito, ou uma fatura, ou qualquer outro documento. Quanto tempo você investe na busca deles?
A maioria das decisões de negócios é baseada nas informações que armazenamos. Tome conta disso!
O que a gestão de documentos pode fazer pelas diferentes áreas de negócio?
Os diferentes departamentos irão melhorar seu acesso à informação, o que afetará a melhoria dos objetivos do gestor por vários motivos:
- Maior eficiência na busca e recuperação de documentos e arquivos resultará em maior produtividade.
- Os espaços onde a informação é preservada serão reduzidos e, portanto, os custos também serão economizados.
- Por ter todos os documentos em um único repositório com as mesmas regras de classificação, descrição, criação, você também economiza tempo.
- A implementação de um gerenciador de documentos reduz custos e aumenta a qualidade, o que tem impacto na melhoria do ROI.
- Muitas vezes, a mesma tarefa pode ser realizada de diferentes maneiras por diferentes áreas, pessoas, etc., o que torna impossível mensurá-la com eficácia.
- Graças ao gerenciamento de documentos, os procedimentos podem ser unificados.
Novas tecnologias aumentam a preservação e a preservação a longo prazo de documentos eletrônicos. - As tecnologias também nos permitem conectar a qualquer hora e lugar, o que tem impacto na melhoria contínua e na mobilidade reduzida.
Um software de gerenciamento de documentos irá facilitar todos os seus processos necessários. A Destaque Gestão Documental, comercializa o McFile – um GED completo com recursos de rede social corporativa que torna possível a gestão dos seus arquivos eletrônicos, e-mails, arquivos físicos e bibliotecas de qualquer lugar e qualquer hora. Nosso sistema reduz o tempo que você perde na busca de documentação, evita a perda de papéis importantes, a desordem de documentos e imagem de baixa qualidade, melhora o acesso e aumenta a produtividade.
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