Como funciona a gestão de documentos armazenados por soluções de guarda

Sua empresa gera uma grande quantidade de documentos e o acúmulo de papéis causa desafios diários na busca por informações? A gestão de documentos armazenados é a solução ideal para organizar o acervo, garantindo segurança e otimizando o fluxo de trabalho. Mas, você sabe como funciona a gestão de documentos armazenados com guarda documental? Aqui, a gente explica os benefícios.

Neste artigo, a Destaque esclarece o processo completo de um serviço de guarda documental, mostrando como a organização de arquivos pode transformar a produtividade do seu negócio. Acompanhe a leitura!

O que é a gestão documental e por que ela é indispensável?

A gestão de documentos vai muito além de empilhar caixas em um depósito. Ela é um conjunto de procedimentos e operações técnicas que controlam o ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até o descarte. A gestão documental eficaz é uma prática essencial para qualquer empresa que busque eficiência, segurança e conformidade. Sem um sistema bem definido, as organizações enfrentam problemas como a perda de informações, dificuldade em cumprir prazos legais. Além disso, há a perda de tempo precioso de colaboradores que precisam buscar arquivos em meio a um acervo desorganizado.

Uma gestão de documentos armazenados de forma estratégica é a base para a segurança jurídica e operacional do seu negócio. Ela assegura que os documentos estejam sempre acessíveis quando necessário, protegidos contra danos e fraudes, e que o ciclo de vida de cada arquivo seja respeitado. Assim, evita riscos legais e custos desnecessários com armazenamento. Em um cenário onde a informação é um dos ativos mais valiosos de uma empresa, a gestão documental se torna uma ferramenta estratégica para o sucesso.

As etapas: como funciona a gestão de documentos armazenados com guarda?

O processo de gestão de documentos armazenados por meio de uma solução de guarda, como a oferecida pela Destaque, é uma operação completa e especializada, desenhada para trazer ordem e inteligência a qualquer tipo de acervo. Veja como funcionam as etapas:

1. Coleta, transporte e catalogação

O processo começa com a coleta dos documentos na sede da sua empresa, realizada por uma equipe especializada. Em seguida, os arquivos são transportados para um centro de armazenamento seguro. No local, é feita uma catalogação minuciosa. Cada documento e caixa recebe um código de barras exclusivo, criando um inventário eletrônico detalhado que permite saber, em tempo real, onde cada item está. Esse inventário serve como a espinha dorsal de todo o sistema de gestão.

2. Digitalização para acesso rápido

Uma das etapas que complementam a guarda física é a digitalização. Os documentos são escaneados em alta resolução, e o arquivo digital é indexado com palavras-chave relevantes. Essa etapa permite que a empresa tenha uma cópia digital para consulta, sem a necessidade de manusear o documento original. A digitalização facilita a busca por um arquivo em segundos e protege o acervo contra a deterioração natural ou o risco de perdas.

3. Armazenamento físico e digital seguro

Outro passo de como funciona a gestão de documentos armazenados é com a guarda de documentos propriamente dita. Utiliza-se de espaços físicos projetados para a máxima proteção. Esses centros de armazenamento contam com rígidos protocolos de segurança, como:

• controle de acesso rigoroso com identificação e rastreamento de visitantes;
• monitoramento 24 horas por dia, 7 dias por semana, com câmeras de segurança;
• sistemas de combate a incêndio e controle de umidade.

No ambiente digital, a segurança também é prioridade. Os arquivos digitalizados são protegidos com backups e sistemas de criptografia, garantindo a confidencialidade das informações e a sua disponibilidade mesmo em caso de falha de hardware.

4. Acesso controlado

O acesso ao documento original é feito de forma física e controlada. Por meio de uma plataforma, sua equipe pode solicitar o documento físico, que é preparado e entregue de acordo com a necessidade. O acesso ao arquivo digital para consulta também é gerenciado por um sistema de login e senha. Esse acesso é controlado, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou manusear as informações, mantendo a confidencialidade e a segurança.

5. Descarte planejado e seguro

A gestão documental também prevê o descarte de arquivos que já cumpriram seu tempo de guarda legal, de acordo com a tabela de temporalidade da empresa. Esse processo é realizado de forma segura e certificada, por meio da fragmentação de documentos, garantindo que as informações sigilosas sejam destruídas de maneira irreversível. O descarte planejado libera espaço, reduz custos de armazenamento e mantém o acervo sempre atualizado e relevante.

Benefícios de um serviço de guarda para sua empresa

Não sabe como funciona a gestão de documentos armazenados e quer contratar um serviço de guarda? Sistemas como o da Destaque oferecem vantagens estratégicas que impactam diretamente a operação do seu negócio:

Otimização de espaço e redução de custos

A principal vantagem perceptível é a liberação de espaço físico na sua empresa. Salas e armários que antes serviam como arquivos podem ser convertidos em áreas de trabalho ou colaboração. Além disso, a terceirização elimina gastos com segurança, infraestrutura e a mão de obra necessária para gerir o acervo, gerando uma economia significativa.

Segurança e conformidade legal

O armazenamento especializado garante a proteção dos seus documentos contra roubos, perdas, incêndios e inundações. Em um contexto de leis rigorosas de proteção de dados, como a LGPD, o serviço de guarda oferece a segurança necessária para que sua empresa esteja em conformidade, com um sistema de controle de acesso e rastreabilidade que protege informações sigilosas.

Conte conosco!

A Destaque oferece uma solução completa para a gestão e a guarda de documentos, garantindo que o seu acervo esteja sempre seguro, organizado e acessível.

Entendeu como funciona a gestão de documentos armazenados com serviço de guarda documental? Quer saber como a gestão de documentos pode otimizar os processos da sua empresa? Fale com a Destaque e solicite uma consultoria para encontrar a melhor solução para o seu acervo!

Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.