LGPD: como tecnologias para gestão de documentos são influenciadas? Título SEO: Como a LGPD influencia tecnologias para gestão de documentos?

Sharing is caring!

A implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)  transformou radicalmente a rotina corporativa, exigindo o uso de tecnologias para gestão de documentos para garantir a segurança das informações. Desde a vigência da norma, empresas de diversos setores precisam assegurar que o tratamento de dados pessoais, sejam eles físicos ou digitais, ocorra de forma transparente e protegida. Portanto, a organização documental deixou de ser apenas uma questão de logística interna para se tornar um pilar fundamental da conformidade jurídica e da proteção contra sanções administrativas no cenário nacional.

Nesse contexto, a modernização dos processos de arquivamento e recuperação de dados não é mais um diferencial, mas uma necessidade de sobrevivência para o mercado B2B e B2C.

O impacto da LGPD no controle de informações corporativas

Primeiramente, é necessário compreender que a LGPD estabelece regras rígidas sobre todo o ciclo de vida dos dados tratados pelas instituições. Isso significa que, desde a coleta inicial até o descarte final, a empresa deve ter total rastreabilidade sobre quem acessou o arquivo e por qual motivo. Nesse sentido, a gestão documental eficiente permite que as organizações identifiquem rapidamente onde estão os dados sensíveis, facilitando o atendimento a requisições dos titulares e da Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Além disso, a lei exige que o armazenamento seja feito de maneira a evitar acessos não autorizados ou destruição acidental de provas e registros. Para os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, que lidam com volumes massivos de processos e dados sensíveis de terceiros, essa organização é vital para a continuidade do negócio.

Em contrapartida, empresas que mantêm arquivos desorganizados ou sem controle de acesso  físico e digital correm riscos elevados de vazamentos involuntários: o que pode resultar em multas pesadas e danos irreparáveis à reputação da marca perante seus clientes e investidores.

A governança de dados como estratégia de negócio

Além disso, a governança de dados tornou-se uma ferramenta estratégica para otimizar a tomada de decisão. Quando uma empresa investe na organização de seu acervo, ela reduz o tempo gasto na busca por documentos críticos. Portanto, a conformidade com a LGPD acaba gerando um efeito colateral positivo: a eficiência operacional. Muitas vezes, o excesso de burocracia em empresas brasileiras decorre justamente da falta de um fluxo documental claro, em que contratos, prontuários e notas fiscais ficam dispersos em diferentes departamentos.

Consequentemente, a centralização desses ativos em um sistema robusto permite que a gestão tenha uma visão holística dos riscos. Se um colaborador sai da empresa, por exemplo, o sistema deve ser capaz de revogar acessos instantaneamente. Nesse sentido, as tecnologias para gestão de documentos atuam como guardiãs da propriedade intelectual e da privacidade, criando barreiras digitais contra ataques cibernéticos e acessos indevidos por parte de pessoas não autorizadas dentro da própria estrutura organizacional.

Principais tecnologias para gestão de documentos e segurança

Para se adequar a essa nova realidade, o investimento em soluções tecnológicas modernas tornou-se indispensável para os negócios de qualquer porte. Atualmente, as ferramentas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)  figuram como uma das principais tecnologias para gestão de documentos, pois permitem a centralização de arquivos em ambientes criptografados e altamente auditáveis. Além disso, essas plataformas oferecem funcionalidades específicas que auxiliam no dia a dia operacional e no cumprimento da lei:

• controle de permissões por níveis de hierarquia de usuários de forma granular;
• trilhas de auditoria para monitorar acessos, edições e downloads em tempo real;
• indexação inteligente para localização imediata de qualquer arquivo através de metadados;
• backups automáticos e redundantes que garantem a integridade total dos dados arquivados;
• fluxos de trabalho (workflows) que automatizam a aprovação e a revisão de documentos críticos.

Por outro lado, a digitalização de documentos físicos também desempenha um papel estratégico na conformidade legal. Ao converter o papel em formato digital com validade jurídica, a empresa reduz a circulação desnecessária de documentos físicos e otimiza o espaço em suas dependências. Portanto, o uso estratégico dessas tecnologias para gestão de documentos garante que o compartilhamento de informações ocorra apenas entre partes autorizadas, respeitando rigorosamente os princípios de necessidade e finalidade previstos na legislação vigente.

O papel da nuvem e da criptografia na proteção de ativos

Adicionalmente, o armazenamento em nuvem (cloud computing) revolucionou a forma como as empresas brasileiras gerenciam seus arquivos. Diferente dos servidores locais, que estão sujeitos a falhas físicas ou furtos, a nuvem oferece camadas de proteção que incluem criptografia de ponta a ponta. Nesse sentido, mesmo que um dado seja interceptado, ele estará ilegível para quem não possui a chave de acesso. Por isso, a migração para o digital é vista como um passo essencial para quem busca estar em dia com as normas da ANPD.

Além disso, a escalabilidade das ferramentas em nuvem permite que empresas em crescimento, como indústrias e varejistas, aumentem sua capacidade de armazenamento sem a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura de TI. Dessa forma, as tecnologias para gestão de documentos tornam-se acessíveis também para pequenas e médias empresas que precisam demonstrar conformidade. Em contrapartida, manter servidores obsoletos e sem manutenção pode ser considerado uma negligência grave perante os órgãos fiscalizadores da LGPD.

Digitalização com validade jurídica e descarte seguro

Outro ponto fundamental na influência da LGPD é o descarte de documentos. Muitas empresas falham ao acumular papéis que já cumpriram seu prazo de guarda legal, aumentando desnecessariamente a superfície de risco. Nesse sentido, as tecnologias para gestão de documentos ajudam a monitorar as tabelas de temporalidade, alertando os gestores sobre o momento exato em que um registro pode e deve ser destruído. Portanto, o descarte seguro, seja ele físico (via fragmentação) ou digital (via exclusão definitiva), é uma etapa crítica para evitar que dados antigos sejam usados indevidamente.

Além disso, o processo de digitalização deve seguir padrões técnicos que garantam a autenticidade do arquivo digital. No Brasil, o uso de certificados digitais no padrão ICP-Brasil confere validade jurídica aos documentos escaneados, permitindo, em muitos casos, o descarte do original em papel. 

Consequentemente, a empresa ganha em espaço físico e em agilidade de consulta, mantendo-se protegida contra questionamentos judiciais ou fiscalizações trabalhistas e tributárias.

Setores beneficiados pela gestão documental tecnológica

Embora todas as empresas devam se adequar, alguns setores sentem o impacto da LGPD de forma mais intensa devido à natureza dos dados que manipulam. No setor de saúde, por exemplo, o tratamento de dados sensíveis sobre prontuários e exames exige um rigor extremo. Nesse sentido, o uso de tecnologias para gestão de documentos é obrigatório para evitar o vazamento de informações íntimas dos pacientes. Da mesma forma, no setor de mineração e indústria, a proteção de projetos técnicos e contratos de fornecedores é essencial para manter a competitividade no mercado internacional.

Além disso, o varejo lida diariamente com dados de consumo e cadastros de clientes, o que exige um controle rígido sobre as bases de marketing. Sem o uso de sistemas modernos, fica praticamente impossível gerenciar os consentimentos dos usuários de forma organizada. Portanto, a adoção de boas práticas de gestão documental reflete um compromisso ético da empresa com seu público, gerando confiança e fidelidade a longo prazo.

Fluxo de vida do documento sob a ótica da LGPD

Para visualizar como as ferramentas atuam, imagine o ciclo de vida de um contrato. Primeiramente, ele é gerado e assinado digitalmente, o que já garante a autenticidade. Em seguida, o arquivo é armazenado em uma plataforma de GED com acesso restrito. Durante sua vigência, qualquer consulta é registrada em log. Por fim, ao atingir o prazo de guarda legal, o sistema notifica a necessidade de descarte. Portanto, as tecnologias para gestão de documentos automatizam o que antes era feito de forma manual e passível de erros humanos.

A integração entre o físico e o digital na Destaque

Nesse contexto complexo de transformação digital e compliance, contar com uma parceria especializada faz toda a diferença para o sucesso da operação. A Destaque oferece soluções completas de gestão documental física e digital, atendendo desde a guarda de arquivos no Rio de Janeiro até a implementação de sistemas de gestão para empresas em todo o território nacional. Além disso, nossa equipe está preparada para auxiliar setores variados a alcançarem a máxima eficiência operacional com total segurança jurídica e tecnológica, unindo a tradição do arquivo físico à inovação do digital.

Entender as nuances da lei e aplicar as ferramentas corretas é o caminho para evitar crises. A tecnologia deve servir como uma camada de proteção robusta para o seu negócio e para os dados de seus clientes, garantindo que cada informação esteja sob total controle da sua organização.

Se você deseja adequar seus processos internos, reduzir custos com armazenamento e implementar as melhores tecnologias para gestão de documentos do mercado, peça um orçamento com a nossa equipe de especialistas. Estamos prontos para ajuar sua empresa a estar 100% em conformidade com a LGPD. A Destaque oferece a McFile, software de gestão de documentos. 

Entre em contato conosco e saiba mais!

Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.