Segurança e preservação de documentos importantes através da digitalização

Empresas de todos os setores lidam diariamente com documentos importantes, como contratos, registros contábeis, arquivos de clientes e documentos legais. A preservação de documento é essencial não apenas para fins legais e regulatórios, mas também para garantir a continuidade dos processos internos. Tradicionalmente, essa preservação exigia espaços físicos dedicados, equipes para organização e manutenção, e uma série de cuidados para evitar perdas, danos ou extravios.

Porém, com o avanço da tecnologia, a digitalização de documentos surgiu como uma solução eficiente e segura. Neste artigo da Destaque, exploramos como esse processo pode transformar a gestão documental. Trazendo vantagens como redução de esforço, aumento da segurança da informação e otimização do tempo e dos recursos da empresa. Continue lendo e confira!

Os desafios da preservação de documentos físicos

Preservar documentos em papel exige um conjunto de medidas preventivas que envolvem:

• armazenamento em local seco, fresco e protegido contra luz solar direta;
• controle de pragas, mofo e umidade;
• cuidados no manuseio para evitar rasuras, dobras ou rasgos;
• monitoramento de acesso para prevenir extravios e acessos indevidos;
• proteção contra desastres como incêndios ou enchentes.

Essas medidas, além de onerosas, demandam tempo e dedicação constantes. Em muitas organizações, pequenos erros operacionais resultam em perdas irreparáveis, principalmente quando não há backups físicos ou digitais.

A digitalização como solução estratégica

Digitalizar documentos é o processo de transformar arquivos físicos em arquivos digitais. Esse procedimento pode envolver apenas a digitalização da imagem do documento, ou uma digitalização com reconhecimento de caracteres (OCR), que permite busca e edição do conteúdo.

As principais vantagens são:

Redução de espaço físico

Com os documentos digitalizados, é possível eliminar arquivos volumosos que ocupam salas inteiras.

Acesso rápido e remoto

Os documentos digitalizados podem ser acessados de qualquer lugar, com as permissões corretas.

Segurança da informação

Com backups, criptografia e sistemas de controle de acesso, o risco de perda ou acesso não autorizado é drasticamente reduzido.

Maior preservação de documento

Mesmo que o papel se deteriore, a versão digital do documento continuará intacta.

Como a digitalização reduz o esforço de preservação de documento?

A digitalização reduz consideravelmente a necessidade de manutenção constante dos arquivos. Em vez de inspecionar fisicamente pilhas de documentos, perdendo um tempo precioso de trabalho, os profissionais podem contar com sistemas automatizados para organização e busca otimizada. Isso diminui o trabalho operacional e libera equipes para atividades mais estratégicas.

Outro ponto é a agilidade nos processos internos. Com os documentos digitalizados, departamentos como financeiro, jurídico ou recursos humanos podem localizar arquivos em segundos, sem depender de buscas manuais. Isso reduz erros e acelera o atendimento a auditorias, clientes e órgãos reguladores.

Mais segurança para documentos sensíveis

A segurança é uma das maiores preocupações das empresas, especialmente quando lidam com dados sensíveis. Documentos em papel podem ser facilmente fotografados, extraviados ou acessados sem autorização.

Já com a digitalização, é possível implementar:

• controle de acessos por perfil de usuário;
• registro de logins de acesso e edições;
• criptografia de arquivos confidenciais;
• manutenção de backup em nuvem;
• softwares de GED (Gestão Eletrônica de Documentos).

Essas camadas de proteção garantem que apenas pessoas autorizadas possam acessar os documentos, e que as informações estejam sempre preservadas.

Integração com outros sistemas e produtividade

A digitalização também permite a integração com sistemas internos da empresa e externos. Isso torna o documento não apenas um arquivo guardado, mas uma ferramenta viva no processo de trabalho.

Um contrato digitalizado, por exemplo, pode ser vinculado ao cadastro do cliente, gerando automações como alertas para renovação, relatórios de vencimentos e envio automático de cópias por e-mail. Além disso, essa integração permite gerar insights a partir dos dados contidos nos documentos, otimizando a tomada de decisão.

Quando digitalizar e como começar?

Está pensando em digitalizar os documentos para melhorar a preservação de documento? Idealmente, todos os documentos que precisam ser armazenados por longos períodos devem passar por esse processo, como contratos, documentação contábil e fiscal; fichas de colaboradores e documentos de clientes.

O primeiro passo é contar com uma empresa especializada em digitalização, que possa garantir qualidade de imagem, segurança da informação e conformidade com a LGPD. Também é importante definir um plano de classificação dos arquivos e estabelecer protocolos de indexação para facilitar buscas futuras.

Conte com a Destaque!

A digitalização de documentos é muito mais do que uma tendência: é uma necessidade para empresas que desejam garantir a segurança e a longevidade de suas informações.

Quer contar com a digitalização em sua empresa? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas. Conte com a Destaque!

Contamos com as certificações ISO 9001, ISO 27001 e 27018.