6 dicas de como otimizar processos com digitalização de documentos

A digitalização de documentos é mais do que uma tendência: ela é uma necessidade para empresas que desejam agilidade, economia e segurança em seus processos. Mas como tornar esse processo realmente eficiente e estratégico? A seguir, separamos algumas dicas para otimizar processos com digitalização de documentos e obter os melhores resultados possíveis.

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Veja como otimizar processos com digitalização de documentos!

1) Planeje antes de digitalizar

Antes de começar a digitalizar tudo, é fundamental mapear quais documentos são prioritários, quais processos exigem maior agilidade e onde estão os maiores gargalos. E outra, se existem documentos que já não precisam mais ser mantidos pela empresa. Analise quais precisam ser, ainda, retidos e quais podem ser descartados.

Um bom planejamento evita retrabalho e garante que os recursos sejam bem utilizados.

2) Estabeleça padrões de digitalização

Outro passo, para permitir realmente otimizar processos com digitalização de documentos, é definir critérios claros para evitar confusões. Isto é, definir o formato de arquivo padrão, definir a resolução ideal e padronizar os nomes dos arquivos com informações úteis. Por exemplo, como data, tipo de documento e número identificador.

Além disso, é recomendável definir categorias de documentos e regras de indexação, criando uma estrutura lógica para arquivamento. Isso facilita a integração com sistemas de gestão documental (GED) e melhora a experiência dos colaboradores no uso do seu acervo digital.

Dessa forma, facilita a localização e o uso posterior dos documentos. Essa padronização é essencial para manter a organização e a eficiência no acesso à informação.

3) Invista em equipamentos e softwares adequados

Para digitalizações em volume ou com alta qualidade, contar  com soluções de qualidade é determinante para o sucesso da digitalização. Empresas que lidam com grande volume de documentos ou que exigem alta qualidade de imagem precisam de scanners profissionais, que oferecem rapidez e melhor definição.

Além disso, softwares de gestão documental são indispensáveis para organizar e dar sentido a todo esse conteúdo digital. Eles permitem a indexação automática de arquivos, a categorização por metadados, a aplicação de filtros inteligentes de busca e o controle de versões. Tudo isso otimiza o acesso às informações, facilita a colaboração entre equipes e garante maior segurança dos dados.

Ou seja, ao otimizar processos com digitalização de documentos, você também otimiza o fluxo de trabalho.

4) Use sistemas de indexação e busca inteligente

Uma das maiores vantagens da digitalização é a possibilidade de encontrar rapidamente qualquer arquivo. Para isso, é importante adotar um sistema de indexação eficiente e com recursos de busca inteligente, que agilizam o dia a dia da equipe.

A indexação consiste em atribuir metadados aos documentos digitalizados, como tipo, data, autor, número de protocolo ou qualquer outro critério relevante para a rotina da empresa. Isso cria uma estrutura lógica e acessível que facilita a organização e o armazenamento.

Já a busca inteligente, presente em muitos softwares de gestão documental, permite encontrar arquivos usando palavras-chave e filtros avançados. Esses recursos economizam tempo, reduzem o risco de perda de informações e tornam o fluxo de trabalho mais ágil. 

5) Treine a equipe envolvida

Processos digitais exigem capacitação. Não basta investir em tecnologia se os colaboradores não souberem utilizá-la de forma correta e estratégica. Por isso, é fundamental oferecer treinamentos sobre como digitalizar, organizar, nomear e acessar os documentos digitais, além de orientações sobre boas práticas de segurança da informação.

Quando a equipe entende o fluxo de trabalho e a importância da padronização, os erros diminuem, a produtividade aumenta e o sistema funciona de forma mais integrada. 

6) Monitore e melhore continuamente

Após implantar a digitalização, acompanhe os resultados. Verifique se os processos estão mais rápidos, se há menos erros e se a equipe está se adaptando bem. Use esses dados para promover melhorias contínuas.

Ou seja, a adoção da digitalização de documentos é um passo estratégico para empresas que desejam otimizar processos com digitalização de documentos, reduzir custos e se adaptar às exigências do mundo digital. Com planejamento, tecnologia e uma equipe bem treinada, é possível transformar a forma como sua empresa lida com a informação.

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