O trabalho de digitalização de documentos consiste na conversão de documentos físicos, como papéis, fotografias ou outros meios impressos, em formato digital. Isso envolve a captura de imagens ou informações contidas nos documentos por meio de dispositivos eletrônicos. O objetivo principal da digitalização de documentos é tornar as informações mais acessíveis, gerenciáveis e armazenáveis em formato eletrônico. Além disso, os serviços de digitalização de documentos podem ser úteis ainda para outras coisas. No artigo, a Destaque apresenta alguns motivos para você contratar o serviço. Leia e veja como ele pode beneficiar você e sua empresa!
Ao contratar serviços de digitalização de documentos você acaba reduzindo a necessidade de armazenar grandes quantidades de documentos físicos. Ou seja, libera espaço de escritório que pode ser usado de maneira mais eficiente. Além disso, a longo prazo, a digitalização também pode reduzir os custos associados ao armazenamento físico, impressão e manutenção de documentos em papel.
Ao digitalizar, os documentos podem ser facilmente pesquisados e acessados por meio de sistemas de gerenciamento de documentos. Isso também permite uma recuperação rápida e eficiente das informações. Outro ponto de atenção é que a produtividade também pode ser aumentada justamente por causa desse acesso rápido. Ou seja, os funcionários não precisam perder tempo procurando documentos físicos, melhorando ainda a eficiência em processos. A automação de fluxos de trabalho e processos de negócios pode ser facilitada por meio de documentos digitais, agilizando operações internas.
Documentos digitais podem ser facilmente copiados e armazenados em locais de backup seguros. Eles reduzem o risco de perda de informações devido a desastres naturais, incêndios ou falhas de hardware. E o principal é que há garantia de confidencialidade de acordo com a adequação à LGPD. A Lei Geral de Proteção de Dados garante a segurança e privacidade de dados pessoais contidos nos documentos.
Serviços de digitalização de documentos podem oferecer controle de acesso e trilhas de auditoria. Isso garante que apenas as pessoas autorizadas possam visualizar e modificar os documentos. Também é importante ressaltar a conformidade regulatória. Alguns setores têm requisitos rigorosos de conformidade e retenção de registros. A digitalização pode ajudar a cumprir esses requisitos de maneira mais eficiente sem deixar a segurança de lado.
Sabemos que muitas vezes os documentos físicos podem se deteriorar com o tempo. Em muitos casos os serviços de digitalização de documentos fica mais difícil por causa desse fator. Mas, os documentos digitalizados podem ser preservados indefinidamente, mantendo a integridade das informações.
Ao digitalizar um documento, recomendamos que seja armazenado no McFile, sistema de Gerenciamento de Documentos em nuvem. Isso facilita o compartilhamento, busca, recuperação e distribuição das informações contidas nos documentos. Essa ação ainda contribui para maior sustentabilidade da empresa. A digitalização reduz o uso de papel e, consequentemente, ajuda na preservação do meio ambiente.
Por fim, os serviços de digitalização de documentos ajudam no compartilhamento. Eles podem ser facilmente acessados por equipes remotas, permitindo a colaboração eficaz, independentemente da localização geográfica. O mesmo vale para pessoas com deficiência visual ou outras necessidades especiais. A digitalização permite maior acessibilidade já que os documentos podem ser convertidos em formatos acessíveis essas pessoas.
Agora que você já sabe os principais motivos para contratar os serviços de digitalização de documentos, pense nas necessidades específicas da sua empresa e fale com a Destaque, empresa Certificada ISO 27001, 27018, 9001! Seja para o arquivamento, gerenciamento de registros, automação de processos ou compartilhamento de informações, nossa equipe está pronta para ajudar. Entre em contato e conheça todas as nossas soluções!
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