A implementação do Decreto-Lei 28/2019 é um marco significativo, que valida juridicamente o processo de digitalizar arquivos fiscais relevantes, como recibos, faturas e notas fiscais. Essa mudança elimina a obrigatoriedade de manter arquivos em papel por 10 anos. Dessa forma, oferece aos escritórios de contabilidade a oportunidade de legalmente se libertarem das volumosas montanhas de documentos físicos que tradicionalmente dominavam seu cotidiano.
Nesse contexto, emergem soluções tecnológicas como o McFile, que desempenham um papel crucial no processo de digitalização de faturas e outros arquivos contábeis. Além de assegurar conformidade legal, essas ferramentas proporcionam eficiência ao simplificar o tratamento e arquivamento dos documentos essenciais para o desempenho eficaz das atividades contábeis.
Neste artigo da Destaque, exploramos os benefícios que essas inovações tecnológicas trazem para os profissionais do setor contábil. Veja!
Esta medida não apenas eliminou a obrigatoriedade de manter arquivos em papel, mas também abriu as portas para a eliminação legal das montanhas de papéis que faziam parte do cotidiano de muitos escritórios. Para auxiliar nesse processo, soluções tecnológicas surgem como aliadas essenciais. Mas, como o McFile e outros sistemas para digitalizar arquivos beneficiam seu escritório? Abaixo, contamos. Confira!
Poupança de tempo: é um dos principais benefícios de digitalizar arquivos fiscais em escritórios de contabilidade. Com o sistema, as tarefas rotineiras, simples, são feitas mais facilmente e de forma rápida. Assim, sua equipe consegue entregar ainda mais valor aos seus clientes. As horas que gasta a organizar, procurar documentos, processar e inserir dados são reduzidas.
Para além de poupar tempo, ganhe eficiência com a automação de processos manuais e com papel. Processos feitos à mão estão sempre suscetíveis a erros. Mas, digitalizar arquivos evitará erros que poderia cometer caso fizesse todo o tratamento e lançamento de forma manual.
Se os documentos passam a estar digitalmente arquivados, num sistema em conformidade com a lei, não há necessidade de continuar a guardar os documentos em papel. Assim, permite eliminar os armários e pastas que precisa para manter o seu arquivo físico. Há a opção de manter um ambiente de trabalho mais livre, amplo e organizado.
E nunca mais perca tempo ao procurar um documento entre montes de pastas. A informação que você precisa passa a estar disponível em dois ou três cliques. Poderá pesquisar pelo nome do cliente, tipo de documento, número de identificação fiscal ou até dos valores da fatura. Além disso, consegue acessar todos os dados onde quer que esteja, por meio de um celular, computador ou tablet.
Já não precisa estar constantemente à espera de que cheguem todas as faturas e recibos em papel. Com a digitalização dos seus processos, o seu cliente consegue carregar diretamente, e em tempo real, todos os seus documentos, de forma que fiquem automaticamente partilhados com o seu contador. Da mesma forma, se precisar compartilhar algum documento com os seus clientes, o mesmo fica disponível para que o encontre. Ainda existe a possibilidade de definir quem pode ver, compartilhando-o apenas com quem quiser.
A encriptação blindada de última geração e os níveis de acesso totalmente parametrizáveis, fazem com que os seus documentos em formato digital estejam exclusivamente disponíveis para quem precisa e deve ter acesso. Os servidores onde a informação se encontra armazenada estão equipados com sistemas de segurança biométricos e debaixo de vigilância 24 horas por dia. Garantimos que todos os seus documentos estão em boas mãos!
A redução da manutenção de um arquivo em papel, os gastos com o próprio papel, com a impressora, tinteiros, clips, pastas, dentre outros, são fatores ecológicos a se considerar. Ao digitalizar arquivos, seu escritório passa a ser amigo do ambiente, e a contribuir diretamente para um Planeta mais verde e saudável. Isso além de ajudar o meio ambiente, ainda pode ser bom aos olhos de seus clientes, melhorando sua imagem e reputação!
A Destaque é seu parceiro confiável para revolucionar a gestão de documentos e acelerar a digitalização de documentos em seu negócio. Não deixe seus arquivos ficarem para trás – otimize seu fluxo de trabalho, economize tempo e contribua para um ambiente mais sustentável!
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