Qual o impacto do decreto 10.278 na digitalização de documentos?

Você sabia que existe um Decreto que determina todas as normas para digitalização adequada de documentos? Ele foi criado justamente para que os documentos digitais tenham o mesmo valor legal, de um documento físico. Assim, esse pode ser descartado mantendo apenas a versão digital. No artigo, a Destaque vai explicar mais sobre o tema. No texto, esclarecemos como esse decreto 10.278 influencia na digitalização de documentos. Leia e entenda!

Como o decreto 10.278 influencia na digitalização de documentos? 

Todos os decretos relacionados à digitalização de documentos são emitidos para estabelecer diretrizes legais e regulatórias. No geral, eles falam sobre como os documentos físicos podem ser convertidos em formatos digitais e como esses documentos digitais devem ser tratados em termos de autenticidade, validade legal, armazenamento e acesso.

A seguir, separamos os principais pontos onde o decreto 10.278 pode influenciar na digitalização de documentos:

Autenticidade e integridade 

O decreto pode estabelecer padrões para garantir que os documentos digitalizados sejam autênticos e não tenham sido alterados. Isso pode envolver o uso de tecnologias como assinaturas digitais ou carimbos de tempo. Em outras palavras, podemos dizer que todos os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar sua integridade. Além disso, se o documento envolver entidades públicas, deve ser  assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

Validade legal

O decreto determina que os digitalizados têm o mesmo valor legal que os documentos físicos. Isso é fundamental para a aceitar em processos judiciais, contratos e outras transações legais.

Manutenção e acesso

O decreto afirma que os documentos digitalizados devem ser armazenados, protegidos contra perda ou corrupção, e como o acesso a esses documentos será gerenciado ao longo do tempo. Mas, que qualquer documento sem valor histórico deve ser preservado.

Requisitos técnicos

O decreto 10.278 também estabelece requisitos técnicos para a digitalização, como resolução mínima, formato de arquivo, métodos de compactação e armazenamento seguro. Textos impressos, com ilustrações em cores e textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores, por exemplo, devem ter resolução mínima de 300dpi. Já plantas e mapas devem ter 600dpi no mínimo. 

Setores específicos

Alguns setores específicos têm suas particularidades na digitalização. Ambas as partes que estiverem lidando com um documento digitalizado e quiserem ter certeza de quem o criou e, principalmente, que ele não foi alterado, pode usar um método que concordarem juntos ou que a pessoa que receber o documento aceitar. Isso tudo é válido, desde que todos estejam de acordo. Setores como saúde, educação ou governo, também têm suas particularidades.

E como é a digitalização de documentos da Destaque?

A digitalização de documentos que fazemos aqui na Destaque já está adequada a todos os pontos necessários: PDF/A, quantidade de DPI, assinatura digital, inserção de metadados. Nossa equipe faz a digitalização e converte registros físicos em formatos digitais. Isso ajuda a aumentar a acessibilidade, a colaboração, bem como melhora o nível de segurança. Sem contar na facilidade de deixar os acessos mais práticos. 

E o sistema McFile também pode ser usado por prestadores de serviço de digitalização para que eles entreguem o documento da maneira adequada para seus clientes. Esse sistema oferece gestão eficiente de diversos arquivos eletrônicos. Ele possui os recursos de uma rede social corporativa deixando o acesso simples e intuitivo. Além de ser completo, o McFile permite centralizar e otimizar a gestão documental, permitindo acesso fácil e rápido a informações importantes. Ele se adapta às necessidades da sua organização. Permite, assim, maior flexibilidade de acesso a qualquer hora e lugar. Ou seja, deixa o ambiente de trabalho mais integrado e produtivo.

Principais benefícios da digitalização de documentos da Destaque

• economia de tempo e espaço;
• proteção das informações confidenciais;
• simplificação dos fluxos de trabalho;
• aplicações das leis vigentes;
• agilidade à localização de informações cruciais;
• acervo digital integrado às ferramentas de trabalho já existentes;
• maior produtividade da equipe;
• acesso por computadores ou dispositivos móveis;
• redução da dependência do papel (mais sustentabilidade);
• certificação, adicionando a ISO 9001, ISO 27001 e 27018.

Fale com a Destaque!

Agora que você já sabe como o decreto 10.278 influencia e como é o nosso trabalho de digitalização de documentos, fale com a Destaque! Nossa empresa oferece diversos serviços e soluções eficientes e inovadoras para organizar, digitalizar e armazenar informações de forma segura. 

Nosso objetivo é deixar o seu dia a dia mais fácil e por isso, simplificamos processos, aumentamos a produtividade e garantimos o acesso rápido a dados importantes. Acabe com a papelada e tenha mais sucesso.

Caso ainda tenha alguma dúvida, entre em contato com a nossa equipe!